Bước 1: Xác định mục tiêu cần đạt trong tuần

Trước khi lập kế hoạch, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu quan trọng trong tuần. Mục tiêu tuần thường là những bước nhỏ hơn giúp hoàn thành các mục tiêu lớn của tháng. Vì vậy, doanh nghiệp cần chia nhỏ mục tiêu tháng và lên kế hoạch cho từng giai đoạn cụ thể trong tuần.

Từ đó, từng phòng ban sẽ có định hướng rõ ràng và sắp xếp công việc sao cho hợp lý.

Bước 2: Xác định các nhiệm vụ cần thực hiện

Dựa trên mục tiêu đã đặt ra, doanh nghiệp cần xác định danh sách công việc cụ thể để hoàn thành trong tuần. Mỗi nhiệm vụ nên được liên kết chặt chẽ với mục tiêu để đảm bảo tính nhất quán.

Một cách hiệu quả là phân chia công việc theo từng ngày trong tuần và đặt hạn chót cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp nhân viên dễ dàng theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc đúng thời hạn. Đồng thời, việc kiểm tra định kỳ cũng rất quan trọng để đảm bảo không xảy ra sai sót ngay từ những công việc nhỏ nhất.

Bước 3: Sắp xếp công việc theo mức độ ưu tiên

Tiếp theo, doanh nghiệp cần sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự quan trọng. Hiện nay, nhiều tổ chức áp dụng các phương pháp như ma trận Eisenhower để phân loại mức độ ưu tiên.

Ma trận Eisenhower chia công việc thành bốn nhóm chính:

• Quan trọng & Khẩn cấp: Cần hoàn thành ngay lập tức

• Quan trọng nhưng không Khẩn cấp: Lên kế hoạch xử lý

• Khẩn cấp nhưng không Quan trọng: Có thể giao cho người khác thực hiện

• Không Quan trọng & Không Khẩn cấp: Loại bỏ hoặc hoãn lại

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể tham khảo các phương pháp khác như:

• ABCDE: Nhóm công việc theo mức độ ưu tiên

• MIT (Most Important Task): Hoàn thành công việc quan trọng nhất trước tiên

• MoSCoW: Phân loại nhiệm vụ theo mức độ cần thiết (Must Have, Should Have, Could Have, Won’t Have)

Bước 4: Thiết lập thời hạn hoàn thành công việc

Sau khi sắp xếp thứ tự ưu tiên, doanh nghiệp cần đặt thời gian hoàn thành cụ thể cho từng nhiệm vụ. Những công việc quan trọng cần có thời hạn rõ ràng để đảm bảo tiến độ.

Thời gian hoàn thành phải được cân nhắc dựa trên tính chất công việc, nguồn lực hiện có và mức độ phức tạp để tối ưu hiệu suất làm việc.

Bước 5: Xây dựng lịch trình công việc cho cả tuần

Một lịch trình làm việc chi tiết giúp quản lý công việc hiệu quả hơn. Khi lập timeline, doanh nghiệp có thể phân chia công việc theo các yếu tố sau:

• Mức độ ưu tiên

• Thời gian thực hiện

• Hạn chót

• Nhân sự phụ trách

• Nội dung công việc cụ thể

• Ghi chú bổ sung

Bước 6: Tạo checklist công việc theo từng ngày

Để theo dõi và kiểm tra tiến độ, doanh nghiệp nên tạo checklist công việc hàng ngày. Checklist giúp xác định nhiệm vụ nào đã hoàn thành, nhiệm vụ nào còn dang dở, từ đó có hướng điều chỉnh phù hợp.

Ngoài ra, doanh nghiệp nên phân công nhân sự phụ trách việc theo dõi và đánh giá checklist để đảm bảo mọi việc diễn ra đúng kế hoạch.

Bước 7: Đánh giá và điều chỉnh kế hoạch

Bất kỳ kế hoạch nào cũng cần được theo dõi và đánh giá để tối ưu hóa. Việc đánh giá hiệu suất làm việc nên được thực hiện sau 2-3 ngày để kịp thời điều chỉnh nếu cần.

Mục tiêu của đánh giá là đảm bảo kế hoạch được thực hiện hiệu quả, tránh mất quá nhiều thời gian cho việc điều chỉnh sau này.

Các phương pháp lập kế hoạch tuần hiệu quả cho nhân viên

Doanh nghiệp có thể áp dụng nhiều phương pháp khác nhau để xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả trong tuần, bao gồm:

1. Lập kế hoạch bằng Excel

Excel là công cụ phổ biến giúp doanh nghiệp tạo bảng theo dõi công việc một cách nhanh chóng. Nhờ các chức năng tính toán, lọc dữ liệu và chia sẻ file, Excel giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý công việc theo tuần.

Một số nền tảng hỗ trợ tốt việc lập kế hoạch trên Excel như: Google Sheet, Microsoft Excel Online,…

2. Sử dụng sổ tay kế hoạch

Ghi chép kế hoạch trong sổ tay là một phương pháp truyền thống nhưng vẫn rất hiệu quả. Việc viết ra mục tiêu và công việc giúp nhân viên suy nghĩ thấu đáo hơn và tăng cảm hứng làm việc.

Ngoài ra, hiện nay có nhiều loại sổ kế hoạch được thiết kế tối ưu để hỗ trợ ghi chép khoa học hơn.

3. Áp dụng phần mềm quản lý công việc

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phần mềm quản lý công việc để lập kế hoạch, phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ.

Các phần mềm này giúp tổ chức công việc khoa học, dễ dàng điều chỉnh kế hoạch khi cần và đảm bảo bảo mật thông tin nội bộ. Một số công cụ còn hỗ trợ tự động cập nhật báo cáo hiệu suất, giúp quản lý theo dõi tiến độ nhanh chóng.