Một số bí quyết làm việc với Excel cực kỳ hữu ích nhưng ít người biết, có thể giúp bạn làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn:

1. Sử dụng tính năng Flash Fill (Tự động điền dữ liệu)

Flash Fill là một tính năng rất hay mà nhiều người chưa biết đến. Khi bạn bắt đầu nhập dữ liệu theo mẫu (ví dụ: tách tên và họ từ một cột đầy đủ tên), Excel sẽ tự động nhận dạng và gợi ý cách điền các ô còn lại. Để sử dụng, chỉ cần bắt đầu nhập dữ liệu ở cột bên cạnh và nhấn Ctrl + E để Excel tự động hoàn thành phần còn lại.

2. Ctrl + T - Tạo bảng (Table)

Khi bạn làm việc với một bảng dữ liệu lớn, bạn có thể sử dụng tính năng tạo bảng để dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin. Bấm Ctrl + T để chuyển dữ liệu của bạn thành bảng. Khi đó, bạn có thể sử dụng các tính năng như lọc dữ liệu, sắp xếp, và công thức có thể áp dụng cho cả cột mà không cần phải làm lại từng ô.

3. Alt + E + S + V - Dán đặc biệt

Khi bạn sao chép dữ liệu từ một ô hoặc dãy ô, có thể bạn chỉ muốn sao chép giá trị mà không cần các định dạng hoặc công thức. Dùng tổ hợp phím Alt + E + S + V (hoặc Ctrl + Alt + V trong một số phiên bản) để mở hộp thoại "Dán đặc biệt" và chọn chỉ sao chép giá trị mà không có công thức hay định dạng.

4. Sử dụng "Go To Special" (Đi đến đặc biệt)

Một trong những tính năng mạnh mẽ ít người sử dụng trong Excel là Go To Special. Bạn có thể sử dụng tổ hợp phím F5, sau đó nhấn "Special", và chọn các tùy chọn như tìm ô trống, ô có công thức, ô có giá trị... Điều này giúp bạn dễ dàng làm việc với những dữ liệu phức tạp.

5. Sử dụng tính năng CONCATENATE hoặc "&" để ghép chuỗi

Nếu bạn cần ghép dữ liệu từ nhiều ô lại với nhau (ví dụ: ghép họ và tên), bạn có thể sử dụng công thức CONCATENATE hoặc dấu &. Ví dụ: =A1 & " " & B1 sẽ ghép nội dung của ô A1 và B1 với một khoảng trống giữa chúng.

6. Sử dụng tính năng "Conditional Formatting" để nổi bật dữ liệu quan trọng

Excel cung cấp công cụ định dạng có điều kiện (Conditional Formatting) để bạn dễ dàng nhận diện các giá trị quan trọng như số liệu vượt ngưỡng, dữ liệu trùng lặp, hoặc các điều kiện đặc biệt. Bạn có thể áp dụng màu sắc, biểu đồ, hoặc biểu tượng để dễ dàng theo dõi dữ liệu.

7. Sử dụng các phím tắt làm việc nhanh với công thức

• F2: Chỉnh sửa ô đã chọn.

• Ctrl + Shift + L: Kích hoạt hoặc tắt bộ lọc (Filter).

• Ctrl + Arrow keys: Di chuyển đến đầu hoặc cuối dãy dữ liệu.

• Ctrl + Shift + Arrow keys: Chọn tất cả dữ liệu từ ô hiện tại đến đầu/cuối của dãy.

8. Chèn hàm SUM, AVERAGE, COUNT nhanh chóng

Bạn không cần phải gõ công thức phức tạp cho các phép toán như tính tổng, trung bình hay đếm ô. Chỉ cần bôi đen dãy ô bạn muốn tính toán, và dùng Alt + "=" để Excel tự động chèn hàm SUM. Để tính AVERAGE, COUNT hoặc các hàm khác, bạn chỉ cần chọn dãy dữ liệu và công thức sẽ xuất hiện.

9. Sử dụng Tính Năng Power Query (Get & Transform)

Power Query là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn kết nối, làm sạch và chuyển đổi dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Bạn có thể sử dụng tính năng này để nhập dữ liệu từ các file khác nhau, cơ sở dữ liệu, hoặc thậm chí từ web mà không cần phải làm thủ công quá nhiều.

10. Lập kế hoạch tự động với Solver

Excel có tính năng Solver, một công cụ tối ưu hóa giúp giải quyết các bài toán phức tạp. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Solver để tìm ra số lượng tối ưu của các yếu tố trong một vấn đề với các ràng buộc nhất định (như tối đa hóa lợi nhuận hoặc giảm chi phí).