1. Dân văn phòng là gì?

Dân văn phòng hay nhân viên văn phòng là những người làm việc trong lĩnh vực hành chính. Đây là một nhóm công nhân viên thường thực hiện công việc hành chính, quản lý, và các nhiệm vụ liên quan đến công việc trong một văn phòng trung tâm hoặc môi trường làm việc tương tự.

Công việc của dân văn phòng có thể rất đa dạng và phụ thuộc vào lĩnh vực và vị trí cụ thể trong từng công ty, công sở, doanh nghiệp. Nhân viên văn phòng là một bộ phận chắc hẳn không thể thiếu được cho sự hoạt động của một tổ chức nào đó.

2. 10 điều dân văn phòng nên tránh để có buổi sáng làm việc hiệu quả

Để có một buổi sáng làm việc hiệu quả, dân văn phòng nên tránh những thói quen sau đây để buổi sáng làm việc trở nên hiệu quả hơn.

2.1 Đến muộn

Đến muộn có thể nói là sai lầm thường gặp phải nhất của dân công sở, những lý do thì có thể vô vàn, từ con quấy, tắc đường cho tới bị… cún tha mất giày. Thế nhưng, thời gian có mặt tại văn phòng là thước đo quan trọng trong quá trình đánh giá nhân viên của lãnh đạo.

2.2 Không chào hỏi các đồng nghiệp

Mặc dù đây là tác phong cơ bản tại bất kỳ đâu, thế nhưng một bộ phận không nhỏ giới văn phòng đã “quên” rằng họ cần chào hỏi đồng nghiệp của mình, nếu tốt hơn cả hãy chúc đồng nghiệp có được một ngày làm việc hiệu quả. Tất nhiên, bạn cần làm điều này cẩn thận không những để tăng sự gắn kết giữa bản thân với đồng nghiệp mà nó còn tạo nên bầu không khí ấm cúng trong môi trường làm việc.

Nếu như bạn là quản lý và bạn không chào cấp dưới của mình khi tới văn phòng, sẽ chẳng có ai nể phục bạn. Tất nhiên, khi không có được sự nể phục, đừng mong chờ đội ngũ nhân sự sẽ sẵn sàng lăn xả trong mọi tình huống công việc được bạn giao phó.

2.3 Uống cafe quá sớm

Nghe có vẻ thật nực cười nhưng bộ đôi công sở và cafe đã đi vào tiềm thức của bất kỳ ai, mọi người luôn muốn uống một tách cafe trước khi làm việc để tỉnh táo và tập trung hơn. Tất nhiên, điều này hoàn toàn chính xác thế nhưng thời điểm uống một cốc cafe lại rất quan trọng.

Một nghiên cứu cho hay cơ thể con người tiết ra hóc môn giúp tái tạo năng lượng, hóc môn này hoạt động mạnh nhất vào thời điểm từ 8 giờ sáng cho tới 9 giờ sáng. Đây sẽ là bình năng lượng giúp bạn duy trì các hoạt động của mình trong ngày.

2.4 Trả lời tất cả các email khi vừa tới văn phòng

Ngay khi vừa tới văn phòng, bạn mở hòm thư và trả lời tất cả các email được gửi từ tối hôm trước. Mặc dù vậy, điều này không thật sự hiệu quả.

Việc trả lời toàn bộ email vào buổi sáng cũng làm cho bạn trở thành tâm điểm cho những đầu việc sắp tới. Trả lời theo thứ tự sẽ giúp bạn phân tách công việc trong ngày, tránh quá tải cũng như đạt hiệu quả cùng sự tập trung cao độ. Thứ tự ưu tiên trả lời email sẽ là email của sếp, các email có nội dung quan trọng và sau đó là những email còn lại.

2.5 Làm việc ngay mà không có kế hoạch

Bạn có thể tự đặt giờ cho những đầu việc của mình trên điện thoại và nếu như bạn làm xong một đầu việc sớm hơn, bạn có thể sử dụng khoảng thời gian rảnh rỗi này để làm những công việc khác như đọc báo chẳng hạn.

Lưu ý rằng bạn nên hẹn giờ cả cho những buổi họp và cần tính trước để tránh tình trạng đứt quãng khi làm việc. Giả dụ như bạn đang thống kê sổ sách, dự tính cho mình 2 giờ để hoàn thiện và khi vừa làm được 30 phút thì cuộc họp tới. Sau khi họp, quá trình làm việc ban đầu sẽ bị đứt quãng dẫn tới việc tốn thêm thời gian xem xét lại những gì đã làm.

2.6 Việc dễ làm trước

Đi làm không giống với việc giải một đề thi khi bạn ưu tiên làm những câu dễ trước và để lại câu khó. Quá trình làm việc kéo dài trong 8 giờ hoặc nhiều hơn khiến cơ thể sớm mệt mỏi, chính vì thế thay vì làm những đầu việc đơn giản trước, hãy dành toàn bộ năng lượng cho những công việc khó nhằn nhất ngày.

Một khi đã hoàn thành xong những đầu việc khó, phần năng lượng còn lại đủ để vận hành não bộ hoàn thiện những đầu việc nhẹ nợ hơn.

2.7 Làm quá nhiều việc cùng lúc

Vào mỗi buổi sáng, khi hóc môn sản sinh năng lượng hoạt động, bạn có cảm giác mình như là siêu nhân với năng lượng vĩnh cửu và sẵn sàng làm nhiều đầu việc cùng lúc. Mặc dù vậy, giống với đầu mục 6, thay vì làm quá nhiều việc cùng lúc, hãy tập trung vào những đầu việc khó nhất để tối ưu hóa năng lượng bản thân sau đó thực hiện những công việc dễ hơn.

Có thể làm nhiều việc cùng lúc sẽ khiến bạn oai hơn trong mắt đồng nghiệp, thế nhưng đừng quên hiệu quả công việc mới là thước đo đánh giá chứ không phải là vài phút hào nhoáng của bản thân.

2.8 Bận tâm tới những suy nghĩ tiêu cực

Bước chân trái ra ngoài cửa, vừa ra ngoài đã giẫm phải túi rác hay ra đường bị va quệt giao thông? Hãy bỏ ngay những suy nghĩ đó khỏi đầu khi tới văn phòng vì một khi bạn còn bận tâm đến nó, nó sẽ còn tiêu tốn thời gian của bạn. Chưa kể tới việc bạn sẽ muốn giải tỏa và kể chúng với đồng nghiệp để rồi đến cuối ngày tất cả mọi người chẳng làm được gì.

Thay vào đó, bạn có thể xếp những suy nghĩ tiêu cực vào một ngăn riêng trong não bộ sau đó chia sẻ hoặc nghĩ về chúng trong giờ nghỉ trưa hay sau khi kết thúc giờ làm. Hãy để một ngày làm việc nghiêm túc và tập trung nhất có thể.

2.9 Chuyện họp và hành

Nghe có vẻ ngược đời khi mà khoảng thời gian bắt đầu một ngày làm việc thường được sử dụng cho những cuộc họp, tất nhiên về lý thuyết đây là điều đúng khi mà đó là khoảng thời gian ít vướng bận nhất của toàn bộ đội ngũ nhân sự.

Nếu bạn là quản lý, hãy để những buổi họp vào cuối ngày, khi lịch đã lên, vắng mặt là điều không thể chấp nhận. Buổi họp cuối ngày sẽ giúp không ai phí phạm năng lượng để đạt hiệu quả tốt hơn cho những đầu việc phức tạp.

2.10 Làm việc không theo lịch

Khi tới văn phòng, bạn thấy bàn làm việc của mình thật bừa bộn, thế nhưng bạn vẫn cần uống một cốc cafe hay đi lấy tài liệu mà sáng nào bạn cũng làm. Phải làm gì trong trường hợp này?

Theo Charles Duhigg, tác giả cuốn “Sức mạnh của thói quen” thì những công việc phát sinh nên để sau và hãy hoàn thiện các hoạt động mỗi ngày trước tiên. Giả sử bạn quen với việc đến văn phòng, đánh giày, đánh răng, đọc báo, uống cafe… thì hãy thực hiện nó trước, bạn có thể dọn dẹp chiếc bàn bày bừa của mình sau.

3. Cách khắc phục và tối ưu hóa buổi sáng hiệu quả

Để khắc phục và tối ưu hóa buổi sáng làm việc hiệu quả, bạn có thể áp dụng các biện pháp sau đây:

• Lập kế hoạch: Bắt đầu mỗi buổi sáng bằng việc lập kế hoạch cho ngày làm việc. Xác định nhiệm vụ quan trọng và ưu tiên cần hoàn thành. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc cố định và tránh lãng phí thời gian.

• Thiết lập mục tiêu: Đặt ra mục tiêu cụ thể cho buổi sáng. Mục tiêu này có thể là việc hoàn thành một phần công việc quan trọng hoặc đạt được tiến độ cụ thể trong dự án. Việc có mục tiêu sẽ giúp bạn có động lực làm việc.

• Làm thể dục: Tập thể dục buổi sáng giúp tăng cường năng lượng và tinh thần tỉnh táo. Điều này có thể là bài tập nhẹ, yoga, hoặc đi bộ. Dành ít nhất 15-30 phút mỗi ngày cho hoạt động thể dục.

• Tĩnh tâm: Thiền hoặc tĩnh tâm trong vài phút có thể giúp bạn thư giãn tinh thần và chuẩn bị tâm trạng làm việc. Hãy tập trung vào hơi thở và loại bỏ căng thẳng.

• Ăn bữa sáng cân đối: Bữa sáng là bữa ăn quan trọng để cung cấp năng lượng. Hãy ăn bữa sáng cân đối với các thành phần như các loại hạt, trái cây, và thực phẩm giàu chất xơ.

• Hạn chế sử dụng điện thoại và mạng xã hội: Tránh mở điện thoại di động hoặc truy cập mạng xã hội ngay sau khi thức dậy. Điều này giúp bạn tập trung vào công việc đầu tiên thay vì bị phân tâm.

• Tạo không gian làm việc sạch sẽ: Đảm bảo nơi làm việc của bạn gọn gàng và sạch sẽ. Một không gian làm việc sáng sủa và thoải mái có thể giúp tăng cường tập trung.

• Áp dụng kỹ thuật quản lý thời gian: Sử dụng kỹ thuật quản lý thời gian như Pomodoro để làm việc trong khoảng thời gian ngắn và có thời gian nghỉ ngắn để làm tươi tắn tinh thần.

• Lập lịch hợp lý: Lập lịch công việc sao cho hiệu quả. Đặt thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng vào buổi sáng khi năng lượng và tập trung cao nhất.

• Chăm sóc bản thân: Đảm bảo bạn đủ giấc ngủ và cân nhắc việc thực hiện các hoạt động thể dục và thư giãn để duy trì sức khỏe tốt.