Chọn Làm Gì Trước Khi Việc Nào Cũng Thấy Quan Trọng

Phương Pháp 1: Sử Dụng Ma Trận Ưu Tiên

Mô hình ma trận này được Stephen Covey giới thiệu trong cuốn “7 thói quen của bạn trẻ thành đạt.” Dựa trên mức độ quan trọng và khẩn cấp:

• Việc Quan Trọng: Nhiệm vụ đem lại giá trị lớn trong ngắn và dài hạn.

• Việc Khẩn Cấp: Nhiệm vụ phải hoàn thành ngay, thường do áp lực deadline.

Ma Trận Ưu Tiên

• Ô số 1 - Khẩn cấp và Quan trọng: Tập trung giải quyết ngay.

• Ô số 2 - Không khẩn cấp và Quan trọng: Lên kế hoạch cho các ngày tiếp theo.

• Ô số 3 - Khẩn cấp và Không quan trọng: Áp dụng quy tắc 2 phút.

• Ô số 4 - Không khẩn cấp và Không quan trọng: Loại bỏ.

Phương Pháp 2: Đánh Số Thứ Tự Ưu Tiên Cho Từng Đầu Việc

Khi các nhiệm vụ đều khẩn cấp và quan trọng, hãy đánh số thứ tự:

• Ví dụ:

1. Trả lời email của giáo viên.

2. Chuẩn bị cho bài thuyết trình ngày mai.

3. Hoàn thành bộ hồ sơ xin việc.

Sử dụng các phần mềm như Trello, MeisterTask để quản lý đầu việc.

Phương Pháp 3: Cập Nhật Danh Sách Ưu Tiên Từng Ngày

Lập kế hoạch theo từng ngày và sắp xếp công việc vào khoảng thời gian cụ thể:

• Ví dụ: Sắp xếp thời gian họp nhóm, gặp đối tác, và hoàn thành các nhiệm vụ khác.

Phương Pháp 4: Chỉ Tập Trung Vào 3 Việc Quan Trọng Nhất

Chọn 1 đến 3 đầu việc quan trọng nhất phải hoàn thành trong ngày:

• Nguyên tắc:

o Luôn hoàn thành 3 đầu việc này trước tiên.

o Ít nhất 1 đầu việc phải phục vụ cho mục tiêu dài hạn.

Phương Pháp 5: Tập Trung Vào Một Việc Duy Nhất

Phù hợp khi có nhiệm vụ lớn cần nhiều thời gian tư duy:

• Chọn một nhiệm vụ và chỉ làm duy nhất việc đó trong cả ngày.

Phương Pháp 6: Tìm Ra 20% Nhiệm Vụ Đem Lại Nhiều Giá Trị

Áp dụng nguyên tắc Pareto:

• Tự hỏi: Nếu chỉ làm 3 việc trong ngày hôm nay, bạn sẽ chọn gì? Sau đó cắt xuống còn hai, và cuối cùng là một.