I. Yếu tố tạo nên hiệu quả làm việc nhóm

Nhóm làm việc hiệu quả phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau, có yếu tố chủ quan (Yếu tố bên trong), có yếu tố khách quan (Yếu tố bên ngoài).

1. Yếu tố nội tại

Là yếu tố có tính chủ quan, bao gồm trình độ và sự hợp tác của các thành viên trong nhóm, sự tuân thủ những quy chế làm việc nhóm của các thành viên, khả năng điều hành của trưởng nhóm, mục tiêu của nhóm, điểm mạnh và điểm yếu của nhóm…

• Năng lực các thành viên

• Sự hợp tác của các thành viên

• Mục tiêu và các quy chế nhóm

2. Yếu tố ngoại tại

Bao gồm bối cảnh làm việc, môi trường và điều kiện làm việc, quy mô nhóm, sự đánh giá của tổ chức đối với kết quả làm việc của nhóm, những thuận lợi và khó khăn từ yếu tố khách quan đối với công việc của nhóm…

• Bối cảnh làm việc

• Quy mô nhóm

• Đánh giá của tổ chức

II. Các yếu tố cản trở hiệu quả làm việc nhóm

1. Yếu tố tâm lý của các thành viên trong nhóm

– Sự thỏa mãn: Những thành viên có sự thỏa mãn thường có biểu hiện:

• Tự ý thức cao về bản thân;

• Cho rằng những ý kiến mình đưa ra là đúng;

• Không để ý đến những ý kiến của người khác.

– Sự từ chối: Biểu hiện của những người này là:

• Ngại đưa ra ý kiến;

• Ngại giao tiếp;

• Tự ti mặc cảm về bản thân.

– Sự do dự với những biểu hiện cụ thể:

• Dễ bị chi phối vì ngoại cảnh;

• Hoài nghi về ý kiến của chính mình và của những người khác;

• Quá thận trọng trước những ý kiến khác;

• Thiếu dứt khoát trong sự lựa chọn và quyết định, thường phải có sự tác động mạnh.

– Sự thay đổi: Là những người có biểu hiện sau:

• Quyết đoán với quan điểm đã được nhóm đồng thuận;

• Nhận ra thiếu sót trong quan điểm của mình và chấp nhận thay đổi;

• Thích tiếp cận cái mới.

Trong 4 yếu tố trên, ba trạng thái đầu nếu không nhanh chóng chuyển sang trạng thái thứ tư chắc chắn hoạt động nhóm sẽ không đạt được như mong muốn.

2. Việc xác định mục tiêu nhóm thiếu rõ ràng

• Mục tiêu là cái đích cuối cùng mà nhóm hướng tới để thực hiện công việc.

• Nhóm làm việc mà không có mục tiêu rõ ràng sẽ dẫn đến sự mơ hồ, cảm tính trong giải quyết vấn đề.

• Theo đó khó có sự đồng thuận của nhóm, hiệu quả làm việc nhóm hoặc không đạt, hoặc đạt được nhưng không cao.

Mục tiêu của nhóm cần được xây dựng theo 5 tiêu chí

• Rõ ràng, cụ thể

• Có định lượng

• Thực tế

• Có khả năng thực thi

• Có hạn định về thời gian

3. Quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ, sự phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo

• Điều này cũng sẽ là rào cản ảnh hưởng xấu đến kết quả làm việc của nhóm.

• Khi quy chế làm việc nhóm không chặt chẽ sẽ dễ xuất hiện tình trạng lộn xộn trong quá trình làm việc.

• Không đảm bảo quy chuẩn theo những nguyên tắc bắt buộc của quá trình làm việc nhóm, dễ biến buổi làm việc nhóm trở thành hình thức, qua quýt, tầm phào.

• Bên cạnh đó việc phối hợp giữa các thành viên lỏng lẻo sẽ khiến kết quả làm việc của nhóm không đạt được kết quả là quyết định và sự thống nhất của tập thể.

• Trong thực tế nhiều khi kết quả cuối cùng rất có thể là do sự chi phối của một hoặc một vài cá nhân có tầm ảnh hưởng lớn trong nhóm.