1. Quá tải trong công việc là gì?

Quá tải trong công việc xảy ra khi một cá nhân phải đảm nhận khối lượng công việc vượt quá khả năng xử lý trong khoảng thời gian cho phép.

Nếu tình trạng này kéo dài, nhân viên có thể rơi vào trạng thái mệt mỏi, kiệt sức và dễ dẫn đến căng thẳng, thậm chí là trầm cảm.

Nhiều nhà quản lý hiện nay mắc sai lầm trong việc lập kế hoạch cá nhân hoặc kế hoạch nhóm mà không cân nhắc kỹ năng và năng lực của từng nhân viên. Điều này có thể khiến nhân viên bị quá tải, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc.

Để tìm ra giải pháp hiệu quả, hãy cùng xem xét các dấu hiệu nhận biết cũng như nguyên nhân gây ra tình trạng này.

2. 7 dấu hiệu nhận biết nhân viên đang bị quá tải trong công việc

2.1 Thường xuyên trễ deadline

Việc liên tục không hoàn thành công việc đúng hạn là một trong những dấu hiệu rõ ràng nhất cho thấy nhân viên đang bị quá tải.

Nhiều nhà quản lý có thể nghĩ rằng họ đã giao khối lượng công việc hợp lý, nhưng thực tế, họ chỉ đánh giá dựa trên quan điểm cá nhân mà không tính đến năng lực thực tế của nhân viên. Để giải quyết vấn đề này, người quản lý cần đặt mình vào vị trí của nhân viên, hiểu rõ khả năng của họ và giao nhiệm vụ phù hợp.

2.2 Hiệu suất công việc giảm sút

Khi công việc quá tải, chất lượng công việc thường bị ảnh hưởng. Nhân viên có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách đối phó thay vì tập trung vào hiệu quả.

Ví dụ: Một nhiệm vụ bình thường có thể hoàn thành trong 4 giờ với chất lượng tốt nhất, nhưng nếu bị ép hoàn thành trong 2 giờ, nhân viên sẽ khó duy trì sự cẩn thận và tâm huyết. Kết quả là KPI giảm sút, động lực làm việc cũng bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

2.3 Luôn cảm thấy mệt mỏi

Khối lượng công việc quá lớn khiến nhân viên luôn trong trạng thái căng thẳng, mệt mỏi cả về tinh thần lẫn thể chất.

Tăng ca liên tục, ngủ không đủ giấc, ăn uống thất thường là những biểu hiện rõ ràng của sự kiệt sức do quá tải công việc.

2.4 Tăng ca thường xuyên

Những nhân viên vốn có thói quen làm việc đúng giờ nhưng đột nhiên phải OT (làm thêm giờ) thường xuyên có thể đang gặp áp lực lớn từ công việc.

Theo nghiên cứu của ResearchGate, làm việc quá thời gian liên tục có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến sức khỏe tinh thần và thể chất của nhân viên, giảm hiệu quả làm việc về lâu dài.

2.5 Làm nhiều việc cùng lúc nhưng không hiệu quả

Khi khối lượng công việc quá tải, nhân viên thường có xu hướng cố gắng xử lý nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Tuy nhiên, việc “đa nhiệm” trong trường hợp này thường phản tác dụng, khiến họ mất tập trung, làm việc kém hiệu quả và vẫn không thể hoàn thành đúng thời hạn.

2.6 Dễ cáu gắt, khó chịu

Nhân viên bị quá tải thường dễ mất kiểm soát cảm xúc, hay cáu gắt, khó chịu với đồng nghiệp và cấp trên.

Nếu không có biện pháp khắc phục, điều này có thể dẫn đến xung đột trong môi trường làm việc, ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần làm việc của cả đội nhóm.

2.7 Thiếu tập trung khi làm việc

Áp lực công việc cao có thể khiến trí nhớ và sự tập trung của nhân viên suy giảm. Họ dễ mắc lỗi, chậm chạp trong công việc và khó hoàn thành nhiệm vụ một cách trơn tru.

3. Nguyên nhân khiến nhân viên bị quá tải trong công việc

3.1 Yêu cầu công việc quá cao

Nhiều doanh nghiệp đặt ra tiêu chuẩn làm việc quá khắt khe, yêu cầu nhân viên phải đạt kết quả nhanh chóng mà không tính đến giới hạn sức chịu đựng của họ.

3.2 Thiếu nhân sự

Khi công ty không đủ nhân lực nhưng vẫn giao cùng khối lượng công việc, nhân viên hiện tại buộc phải gánh thêm phần việc của đồng nghiệp, dẫn đến quá tải.

3.3 Thay đổi công nghệ, quy trình làm việc

Việc liên tục cập nhật công nghệ mới hoặc thay đổi quy trình làm việc khiến nhân viên phải học hỏi và thích nghi nhanh chóng. Nếu không có sự hỗ trợ kịp thời, họ dễ cảm thấy bị áp lực.

3.4 Kỹ năng quản lý thời gian kém

Không biết cách sắp xếp công việc hợp lý có thể khiến nhân viên bị cuốn vào những việc không quan trọng, dẫn đến tình trạng “chạy deadline” liên tục.

3.5 Tính cầu toàn, áp lực từ bản thân

Những người có xu hướng cầu toàn thường đặt ra tiêu chuẩn quá cao cho bản thân, dẫn đến căng thẳng khi không đạt được mục tiêu.

3.6 Không biết cách từ chối hoặc phân chia công việc không hợp lý

Việc nhận quá nhiều nhiệm vụ mà không biết cách từ chối hoặc nhờ sự hỗ trợ từ đồng nghiệp cũng có thể khiến nhân viên rơi vào tình trạng quá tải.

4. Cách vượt qua tình trạng quá tải trong công việc

• Đặt ranh giới rõ ràng Hạn chế kiểm tra email, tin nhắn công việc ngoài giờ làm việc.

• Hoàn thành nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên Tập trung làm từng việc một, tránh ôm đồm nhiều công việc cùng lúc.

• Thẳng thắn trao đổi với quản lý Nếu cảm thấy quá tải, hãy trao đổi để tìm giải pháp giảm bớt khối lượng công việc.

• Dành thời gian cho bản thân Nghỉ ngơi, du lịch, tập thể dục hoặc thư giãn để nạp lại năng lượng.

5. Nhà quản lý nên làm gì khi nhân viên bị quá tải?

• Xác định nguyên nhân gây quá tải để khắc phục kịp thời

• Lắng nghe và hỗ trợ nhân viên thay vì trách móc

• Quan tâm đến sức khỏe và tinh thần của nhân viên

• Thường xuyên đánh giá khối lượng công việc để phân bổ hợp lý

• Xây dựng văn hóa làm việc kỷ luật nhưng linh hoạt

• Đào tạo, nâng cao kỹ năng chuyên môn cho nhân viên

• Tạo môi trường làm việc hỗ trợ, khuyến khích sự phát triển cá nhân.