1. KHÔNG CÓ TIÊU ĐỀ HOẶC TIÊU ĐỀ KHÔNG RÕ RÀNG

Việc gửi email mà không có tiêu đề chẳng khác nào viết một lá thư nhưng lại quên đề tên người nhận và nội dung chính. Tiêu đề là phần đầu tiên mà người nhận sẽ nhìn thấy, giúp họ hiểu ngay email này nói về điều gì. Một email không có tiêu đề hoặc tiêu đề mơ hồ dễ bị bỏ qua, gây khó khăn trong việc theo dõi hoặc tìm lại sau này.

🔹 Cách khắc phục:

•  Luôn đặt tiêu đề cho email.

•  Tiêu đề phải ngắn gọn, rõ ràng và phản ánh nội dung email.

•  Nếu email có nội dung khẩn cấp, có thể thêm “Gấp” hoặc “Quan trọng” vào tiêu đề để thu hút sự chú ý.

2. NỘI DUNG EMAIL QUÁ DÀI DÒNG, KHÓ HIỂU

Một email dài lê thê với nhiều thông tin không quan trọng sẽ làm mất thời gian của người nhận. Hầu hết cấp trên, đồng nghiệp hay đối tác đều bận rộn, họ thường chỉ đọc lướt email để nắm ý chính thay vì phân tích từng câu chữ. Nếu nội dung không được trình bày rõ ràng, họ có thể bỏ sót thông tin quan trọng.

🔹 Cách khắc phục:

•  Viết ngắn gọn, súc tích nhưng đầy đủ ý.

•  Sử dụng câu văn rõ ràng, tránh vòng vo, lan man.

•  Nếu cần liệt kê nội dung quan trọng, hãy dùng danh sách gạch đầu dòng để giúp người đọc dễ theo dõi.

•  Bố cục email nên có 3 phần chính:

  - Lời chào & giới thiệu ngắn gọn lý do gửi email.

  - Nội dung chính (viết rõ ràng, có thể chia thành từng đoạn hoặc danh sách).

  - Lời kết và đề xuất hành động (VD: “Anh/chị vui lòng phản hồi trước ngày...”).

3. SỬ DỤNG TỪ VIẾT TẮT HOẶC XEN LẪN VĂN NÓI

Email là hình thức giao tiếp bằng văn bản mang tính chuyên nghiệp, do đó việc sử dụng quá nhiều từ viết tắt hoặc ngôn ngữ đời thường sẽ khiến email thiếu nghiêm túc, thậm chí gây hiểu nhầm. Không phải ai cũng hiểu các từ viết tắt bạn dùng, đặc biệt khi làm việc với đối tác hoặc khách hàng.

🔹 Cách khắc phục:

•  Hạn chế sử dụng từ viết tắt trừ khi đó là những cụm từ phổ biến trong ngành.

•  Không sử dụng tiếng lóng hoặc cách diễn đạt quá thân mật trong email công việc.

•  Chọn lọc từ ngữ cẩn thận, đảm bảo câu văn rõ ràng, dễ hiểu nhưng vẫn lịch sự và tự nhiên.

4. QUÊN ĐÍNH KÈM TỆP HOẶC KHÔNG GIẢI THÍCH VỀ TỆP ĐÍNH KÈM

Rất nhiều email yêu cầu gửi kèm file tài liệu, nhưng nhiều người lại mắc lỗi quên đính kèm hoặc không đề cập đến file trong nội dung email, khiến người nhận phải nhắc lại, làm chậm tiến độ công việc.

🔹 Cách khắc phục:

•  Trước khi gửi email, kiểm tra lại xem đã đính kèm file chưa.

•  Nếu có tệp đính kèm, hãy giải thích rõ ràng nội dung của file trong email để người nhận nắm được.

•  Nếu có nhiều file, đặt tên file rõ ràng và có thể liệt kê trong email để tránh nhầm lẫn.

Anh/chị vui lòng kiểm tra và phản hồi giúp em nhé. Cảm ơn anh/chị!"

5. QUÁ LẠM DỤNG VIỆC GỬI EMAIL THAY VÌ GIAO TIẾP TRỰC TIẾP

Email là một công cụ hữu ích, nhưng không phải lúc nào cũng là lựa chọn tốt nhất. Nếu vấn đề có thể giải quyết nhanh chóng qua cuộc gọi hoặc trao đổi trực tiếp, hãy ưu tiên những phương thức này để tiết kiệm thời gian.

🔹 Cách khắc phục:

•  Đánh giá tình huống trước khi gửi email: Nếu cần phản hồi ngay, có thể gọi điện hoặc nhắn tin.

•  Không gửi email chỉ để hỏi những câu hỏi đơn giản có thể giải quyết qua chat hoặc cuộc gọi.

•  Giữ tần suất gửi email hợp lý, tránh spam email liên tục gây phiền toái cho người nhận.