Ngày nay, hầu hết các công ty đều yêu cầu nhân viên thực hiện các chỉ tiêu công việc với một kế hoạch cụ thể theo từng thời gian từ tháng đến năm. Để đáp ứng những yêu cầu này, mỗi cá nhân cần phải xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc chi tiết và rõ ràng, từ đó tránh rơi vào tình trạng bị động trong công việc. Việc tự lập kế hoạch không chỉ giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả mà còn giúp bạn dễ dàng hoàn thành các mục tiêu công việc đã đề ra.

Trước tiên, khi bắt đầu một công việc, chúng ta cần xác định những mục tiêu tổng thể mà công ty yêu cầu và từ đó phân chia các mục tiêu nhỏ hơn, cụ thể cho từng tháng. Mỗi tháng, bạn cần phải có một kế hoạch hành động rõ ràng, bao gồm danh sách các công việc cần phải thực hiện và thời gian dự kiến hoàn thành. Việc này giúp bạn có thể theo dõi tiến độ công việc của mình và đảm bảo rằng mọi nhiệm vụ đều được hoàn thành đúng thời gian. Khi chia nhỏ kế hoạch theo từng ngày, bạn cũng cần lập một danh sách công việc hàng ngày. Trong danh sách này, hãy chú ý đánh dấu những công việc quan trọng và cần phải ưu tiên hoàn thành trước, tránh tình trạng làm việc một cách không có kế hoạch, làm việc theo kiểu "có việc thì làm", điều này dễ dẫn đến việc không hoàn thành đúng hạn và cảm giác bị áp lực trong công việc.

Một lợi ích quan trọng khác của việc lập kế hoạch là bạn sẽ dễ dàng nhận ra những công việc cần phải điều chỉnh về thời gian hoàn thành. Trong quá trình làm việc, không tránh khỏi việc phát sinh các công việc mới, và có thể các công việc đó sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu của bạn. Việc lập kế hoạch sẽ giúp bạn nhìn nhận được những thay đổi này và điều chỉnh hợp lý, tránh bị cuốn vào công việc một cách không kiểm soát. Theo nhiều chuyên gia, những người có khả năng quản trị thời gian và lập kế hoạch làm việc hiệu quả là những người ít phải làm việc ngoài giờ và có thể hoàn thành công việc trong thời gian quy định.

Nhiều nhân viên thường có quan niệm rằng, việc làm ngoài giờ đồng nghĩa với việc họ thể hiện tinh thần làm việc tích cực và năng nổ. Tuy nhiên, đây là một quan niệm sai lầm. Việc làm thêm giờ chỉ thực sự cần thiết khi có những công việc đột xuất, cần phải hoàn thành gấp trong thời gian ngắn. Nếu không phải trường hợp đặc biệt, nhân viên nên biết cách quản lý thời gian và hoàn thành công việc trong 8 tiếng mỗi ngày. Trong thực tế, một nhân viên được đánh giá cao không chỉ vì số giờ làm việc mà còn vì khả năng quản lý thời gian và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn.

Đối với những nhà quản lý nhân sự, nếu phát hiện thấy nhân viên thường xuyên phải làm việc ngoài giờ, điều này cần phải được xem xét kỹ lưỡng. Có thể có hai nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng này: Thứ nhất, năng suất làm việc của nhân viên không cao hoặc họ thiếu kỹ năng quản lý thời gian. Thứ hai, công việc của nhân viên đó quá tải, vượt quá khả năng đảm nhận của một người. Trong trường hợp này, nhà quản lý cần đánh giá lại lượng công việc và xem xét liệu có cần tăng thêm số lượng nhân viên để giảm tải công việc cho những người đang gặp khó khăn.

Nếu công việc của một cá nhân vượt quá khả năng, hiệu quả công việc sẽ bị giảm sút và dễ dẫn đến tình trạng căng thẳng, stress. Chính vì vậy, việc xem xét lại cơ cấu nhân sự trong bộ phận là rất quan trọng. Một người phải đảm nhận công việc của hai hoặc ba người sẽ không thể hoàn thành tốt công việc và sẽ ảnh hưởng đến chất lượng công việc chung của toàn bộ đội ngũ. Do đó, cần có sự điều chỉnh kịp thời để đảm bảo mỗi nhân viên có thể làm việc hiệu quả trong khuôn khổ công việc của mình, giúp nâng cao hiệu suất và duy trì sự ổn định trong công ty.