Viết email tưởng chừng là một kỹ năng đơn giản, nhưng thực tế lại có rất nhiều quy tắc cần lưu ý để đảm bảo sự chuyên nghiệp và tạo thiện cảm với người nhận. Một trong những lỗi phổ biến mà nhiều người mắc phải chính là sử dụng lời chào bằng tiếng Anh trong khi toàn bộ nội dung email lại bằng tiếng Việt.

1. Lời chào email cần thống nhất với ngôn ngữ nội dung

Quy tắc quan trọng đầu tiên khi viết email là lời chào mở đầu phải phù hợp với người nhận và thống nhất với ngôn ngữ của email.

Trong văn hóa viết email của người Việt, các lời chào phổ biến nhất thường là:

• “Hi/ Xin chào/ Chào bạn – anh – chị – em” (thân mật, sử dụng cho đồng nghiệp, bạn bè, đối tác có quan hệ gần gũi).

• “Kính gửi/ Thân gửi/ Mến chào” (lịch sự, trang trọng, dùng cho cấp trên, khách hàng, đối tác quan trọng).

Tuy nhiên, vẫn có không ít người mở đầu email bằng cấu trúc:

“Dear + [Tên người nhận],”

rồi sau đó lại viết toàn bộ nội dung email bằng tiếng Việt.

Thực tế, việc kết hợp giữa lời chào tiếng Anh (Dear) và nội dung tiếng Việt không hẳn là sai, cũng không có quy định bắt buộc phải đồng nhất 100%. Tuy nhiên, xét về mặt thẩm mỹ và tính chuyên nghiệp trong giao tiếp, việc trộn lẫn ngôn ngữ như vậy có thể tạo cảm giác thiếu đồng nhất và có phần "sính ngoại". Điều này dễ khiến người nhận cảm thấy email không thực sự chỉn chu.

2. Vì sao nên sử dụng lời chào bằng tiếng Việt?

• Lời chào bằng tiếng Việt giúp email trở nên tự nhiên và dễ tiếp nhận hơn.

• Giữ được sự thống nhất, chuyên nghiệp trong cách viết email.

• Có nhiều cách diễn đạt đa dạng, phù hợp với từng đối tượng, không cần phải phụ thuộc vào tiếng Anh.

Trên thực tế, tiếng Việt có đủ các mẫu câu chào phù hợp cho mọi tình huống, từ trang trọng đến thân mật. Vì vậy, không nhất thiết phải dùng tiếng Anh trong một email hoàn toàn bằng tiếng Việt.

3. Cách viết lời chào tạo thiện cảm và chuyên nghiệp

Tùy vào đối tượng nhận email và mục đích gửi email, bạn có thể áp dụng một số công thức chào hỏi phù hợp như sau:

Trường hợp giao tiếp thân mật (với đồng nghiệp, đối tác gần gũi, khách hàng quen thuộc):

• “Hi [Tên người nhận],”

• “Xin chào [Tên người nhận],”

• “Chào [Tên người nhận],”

Trường hợp giao tiếp lịch sự, trang trọng (với cấp trên, khách hàng quan trọng, đối tác lớn):

• “Kính gửi [Tên người nhận],”

• “Thân gửi [Tên người nhận],”

• “Mến chào [Tên người nhận],”

Lưu ý rằng dấu câu cũng đóng vai trò quan trọng trong lời chào email. Một số người có thói quen kết thúc câu chào bằng dấu chấm câu ("."), nhưng thực tế, dấu phẩy (",") là lựa chọn tối ưu.

Ví dụ:

❌ “Kính gửi Anh Nam.” (Dấu chấm khiến câu chào có vẻ khô cứng và dứt khoát quá mức cần thiết.)

✔ “Kính gửi Anh Nam,” (Dấu phẩy tạo cảm giác mềm mại, tự nhiên và thân thiện hơn.)

4. Những lưu ý giúp bạn viết email chuyên nghiệp hơn

• Luôn xưng hô phù hợp với người nhận: Tránh những từ ngữ quá suồng sã nếu email mang tính chất công việc.

• Sử dụng cách viết rõ ràng, mạch lạc: Tránh viết dài dòng hoặc vòng vo, tập trung vào nội dung chính.

• Kiểm tra lỗi chính tả trước khi gửi: Một email có lỗi chính tả sẽ làm giảm đi tính chuyên nghiệp của người gửi.

• Đảm bảo nội dung email phù hợp với ngữ cảnh: Không dùng ngôn ngữ quá trang trọng khi gửi email cho đồng nghiệp thân thiết, nhưng cũng không quá xuề xòa khi làm việc với khách hàng, đối tác.

5. Kết luận

Viết email không chỉ đơn thuần là gửi một tin nhắn công việc mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp và thái độ của bạn đối với người nhận. Một lời chào phù hợp sẽ giúp email trở nên tự nhiên hơn, dễ đọc hơn và thể hiện sự tôn trọng đối với người nhận.

Hãy lựa chọn lời chào bằng tiếng Việt thay vì "Dear + Tên" nếu nội dung email của bạn hoàn toàn bằng tiếng Việt! Điều này không chỉ giúp email của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn mà còn thể hiện sự tinh tế trong giao tiếp.

Hy vọng bài viết này sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng viết email, từ đó tạo được ấn tượng tốt hơn với đồng nghiệp, cấp trên và đối tác!