1. Truy lĩnh là gì? Lương truy lĩnh là gì?

Truy lĩnh là hành động nhận lại một khoản tiền đáng lẽ phải được nhận trước đó nhưng vì một số lý do mà chưa được thanh toán đúng thời điểm. Trong lĩnh vực kế toán và nhân sự, truy lĩnh thường liên quan đến việc bổ sung các khoản lương hoặc phụ cấp còn thiếu của nhân viên do các yếu tố như điều chỉnh chính sách, sai sót trong tính toán, hoặc chậm trễ trong việc cập nhật lương mới.

Lương truy lĩnh là khoản tiền chênh lệch giữa mức lương thực nhận và mức lương đúng theo quy định trong giai đoạn trước đó. Tình huống này xảy ra khi có sự thay đổi về lương cơ sở, phụ cấp, hoặc quy chế lương mới, nhưng chưa kịp điều chỉnh ngay trong tháng. Khi tính toán lại, doanh nghiệp cần thanh toán thêm khoản chênh lệch này cho nhân viên, gọi là lương truy lĩnh.

2. Những nguyên nhân dẫn tới truy lĩnh lương

Truy lĩnh lương phát sinh từ nhiều lý do khác nhau, trong đó có thể kể đến:

Thay đổi chế độ lương thưởng: Tổ chức điều chỉnh chính sách lương để phù hợp với thị trường lao động hoặc để giữ chân nhân tài, dẫn đến việc áp dụng các mức lương mới hoặc phụ cấp bổ sung.

Quyết định tăng lương: Quyết định nâng lương của nhân viên được đưa ra muộn hoặc chưa áp dụng kịp thời vào kỳ lương hiện tại.

Sai sót trong tính toán: Kế toán viên có thể mắc sai lầm trong quá trình tính lương, dẫn đến chênh lệch giữa mức lương thực nhận và mức lương đúng theo quy định.

Chính sách từ cơ quan Nhà nước: Việc điều chỉnh mức lương cơ sở hoặc các chế độ lương thưởng theo quy định của Nhà nước nhưng chưa được cập nhật kịp thời vào hệ thống tính lương.

3. Điều kiện để nhận lương truy lĩnh

Người lao động cần đáp ứng một số điều kiện nhất định để được nhận lương truy lĩnh, bao gồm:

Đối tượng áp dụng: Là cán bộ, công nhân viên, người lao động tại các tổ chức, doanh nghiệp hoặc người hưởng lương hưu, trợ cấp từ Nhà nước.

Thời gian giữ bậc lương: Đảm bảo thời gian giữ bậc lương theo quy định hoặc chức danh.

Kết quả đánh giá: Hoàn thành các nhiệm vụ được giao, đáp ứng tiêu chuẩn xét duyệt nâng lương hoặc truy lĩnh lương.

Không vi phạm kỷ luật: Trong thời gian xét duyệt, người lao động không được vi phạm các quy định nội bộ dẫn đến hình thức kỷ luật như khiển trách, giáng chức, hoặc cách chức.

4. Quy trình xét duyệt truy lĩnh lương trong doanh nghiệp

4.1. Truy lĩnh do nâng lương cá nhân

Khi nhân viên được xét duyệt nâng lương cá nhân, quy trình thường diễn ra như sau:

Thông báo kế hoạch nâng lương: Phòng nhân sự gửi thông báo tới các phòng ban để chuẩn bị danh sách đề xuất nâng lương.

Lập danh sách đề xuất: Các phòng ban đề xuất nhân viên được nâng lương kèm theo thành tích và lý do cụ thể.

Kiểm tra và xác nhận: Phòng nhân sự rà soát danh sách, đảm bảo tính chính xác và phù hợp với chính sách của tổ chức.

Gửi lên lãnh đạo phê duyệt: Danh sách được trình lên ban lãnh đạo để xem xét và phê duyệt.

Thực hiện tính toán: Phòng kế toán cập nhật mức lương mới, tính số tháng cần truy lĩnh và xác định số tiền cụ thể.

Ký duyệt và thanh toán: Bảng lương truy lĩnh được phê duyệt và chuyển đến phòng tài chính để thanh toán cho nhân viên.

4.2. Truy lĩnh do thay đổi lương cơ sở

Trong trường hợp thay đổi lương cơ sở, quy trình xét duyệt lương truy lĩnh diễn ra như sau:

Cập nhật và thông báo: Phòng nhân sự thông báo về mức lương cơ sở mới và thời điểm áp dụng.

Tính toán chênh lệch: Kế toán xác định mức chênh lệch lương giữa lương cơ sở cũ và mới trong các tháng trước đó.

Lập bảng tính chi tiết: Xác định chính xác số tiền truy lĩnh của từng nhân viên dựa trên thời gian làm việc và mức lương mới.

Phê duyệt và thanh toán: Chuyển bảng tính tới cấp trên phê duyệt và thanh toán khoản lương truy lĩnh.

5. Quy trình xét duyệt lương truy lĩnh cho người hưởng lương hưu, trợ cấp

Người nhận lương hưu hoặc trợ cấp từ Nhà nước cũng có thể được xét truy lĩnh khi có thay đổi về chính sách lương hưu. Quy trình bao gồm:

Đề xuất điều chỉnh: Ban cán sự Bộ Nội vụ đề xuất phương án điều chỉnh lương hưu hoặc trợ cấp.

Phê duyệt: Bộ Chính trị hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt mức điều chỉnh mới.

Xác định thời điểm và mức truy lĩnh: Tính toán số tiền chênh lệch cần thanh toán dựa trên quy định mới và thời gian áp dụng.

Thanh toán: Người hưởng lương hưu, trợ cấp sẽ nhận khoản tiền truy lĩnh cùng với lương hoặc trợ cấp hàng tháng.

6. Cách tính toán lương truy lĩnh phổ biến

Phương pháp 1: Công cụ tính toán cơ bản

Excel hoặc Google Sheets: Kế toán sử dụng các hàm tính toán trong Excel hoặc Google Sheets để tính toán số tiền lương truy lĩnh. Phương pháp này phù hợp với doanh nghiệp nhỏ hoặc danh sách nhân viên không quá phức tạp.

Phương pháp 2: Phần mềm tính lương hiện đại

Phần mềm chuyên dụng: Với doanh nghiệp lớn, sử dụng phần mềm quản lý nhân sự hoặc kế toán hiện đại (như phần mềm MISA) giúp tự động tính toán lương truy lĩnh chính xác, tiết kiệm thời gian và công sức.

Lương truy lĩnh là quyền lợi chính đáng của người lao động, đảm bảo tính công bằng trong chính sách lương thưởng và duy trì sự hài lòng của nhân viên. Vì vậy, việc hiểu rõ quy trình xét duyệt, cách tính toán và các điều kiện liên quan là cần thiết để bảo vệ quyền lợi của chính bạn.