1. Cấu Trúc Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn

Khi nhận được thư mời phỏng vấn, việc phản hồi lại một cách nhanh chóng, lịch sự và chuyên nghiệp không chỉ thể hiện thái độ nghiêm túc của bạn mà còn giúp tạo ấn tượng tốt ban đầu với nhà tuyển dụng. Dưới đây là bố cục chuẩn bạn nên tuân theo:

a. Mở đầu: Gửi lời chào và cảm ơn

Mở thư bằng lời chào lịch sự như:

“Kính gửi Anh/Chị [Tên người gửi hoặc bộ phận tuyển dụng],”

Thể hiện sự trân trọng và biết ơn cơ hội được mời phỏng vấn:

“Em xin chân thành cảm ơn Anh/Chị đã dành thời gian xem xét hồ sơ và mời em tham dự buổi phỏng vấn.”

b. Nội dung chính:

Xác nhận tham gia phỏng vấn:

Thể hiện rõ rằng bạn đồng ý tham gia và xác nhận sự có mặt đúng giờ.

Ví dụ: “Em xin xác nhận sẽ tham gia buổi phỏng vấn theo lịch hẹn.”

Nhắc lại thông tin chi tiết:

Ghi rõ thời gian, địa điểm (hoặc link phỏng vấn online), và vị trí ứng tuyển để tránh nhầm lẫn:

“Thời gian: 9h00 sáng, Thứ Tư ngày 10/04/2025

Hình thức: Phỏng vấn trực tiếp tại văn phòng công ty, địa chỉ: 123 Nguyễn Văn Cừ, Quận 5, TP.HCM.”

Đặt câu hỏi nếu cần thiết:

Nếu bạn có thắc mắc về trang phục, người phỏng vấn, hoặc giấy tờ cần mang theo, hãy hỏi một cách tế nhị:

“Anh/Chị vui lòng cho em hỏi có cần chuẩn bị hồ sơ giấy hoặc bản mềm để phục vụ buổi phỏng vấn không ạ?”

c. Kết thúc:

Khẳng định cam kết đúng giờ và một lần nữa gửi lời cảm ơn:

“Em cam kết sẽ có mặt đúng giờ và chuẩn bị tốt cho buổi phỏng vấn. Một lần nữa xin chân thành cảm ơn Anh/Chị.”

Ký tên đầy đủ và để lại thông tin liên hệ (email, số điện thoại) nếu cần.

2. Lưu Ý Khi Trả Lời Thư Mời Phỏng Vấn

Dù nội dung có thể ngắn gọn, nhưng một số chi tiết nhỏ nếu được để ý kỹ lưỡng sẽ giúp thư trả lời của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn:

Sử dụng tính năng “Trả lời tất cả” (Reply All)

Đảm bảo tất cả những người liên quan trong chuỗi email (HR, trưởng phòng, trợ lý...) đều nhận được phản hồi của bạn.

Tránh trường hợp gây gián đoạn thông tin nội bộ của nhà tuyển dụng.

Thêm họ tên vào tiêu đề email

Tiêu đề email rõ ràng sẽ giúp HR dễ dàng phân loại ứng viên, ví dụ:

“Xác nhận tham gia phỏng vấn – Nguyễn Văn A – Vị trí Nhân viên Marketing”

Chọn thời gian phù hợp (nếu cần điều chỉnh)

Nếu được chọn thời gian, hãy tránh các khung giờ đầu tuần (thứ Hai) hoặc cuối tuần (thứ Sáu) vì dễ có thay đổi bất ngờ.

Khung giờ giữa tuần (thứ Ba - thứ Năm) và sáng từ 9h - 11h thường được ưu tiên hơn.

Đọc kỹ và hỏi lại nếu cần

Kiểm tra tên công ty, vị trí ứng tuyển, người liên hệ.

Nếu thiếu thông tin như địa điểm, hình thức phỏng vấn, hãy hỏi nhẹ nhàng để thể hiện bạn là người chỉn chu và có tinh thần chủ động.