Không sếp nào muốn phải xử lý mớ hỗn độn từ một nhân viên thiếu tổ chức: trễ hạn, dự án đình trệ, thông tin sai lệch... Họ thà tuyển một người thiếu kinh nghiệm nhưng có khả năng tổ chức tốt hơn. Vì vậy, bạn cần chứng minh kỹ năng tổ chức và hệ thống hóa công việc của mình ngay trong buổi phỏng vấn.

1. Cam kết về kỹ năng tổ chức

Khi được hỏi: “Bạn có kỹ năng tổ chức công việc không?” hoặc “Làm thế nào để bạn đảm bảo tính tổ chức trong công việc?”, người phỏng vấn đang tìm kiếm sự yên tâm. Hãy xác nhận một cách tự tin, với thái độ tích cực và giữ tốc độ nói bình thường để các từ được thốt ra rành rọt, chắc chắn: “Vâng, tôi có kỹ năng tổ chức và tôi có thể hoàn thành các nhiệm vụ”. Thái độ tự tin của bạn sẽ trấn an người phỏng vấn rằng bạn sẽ kiểm soát được mọi thứ nếu họ thuê bạn.

2. Mô tả cách bạn hệ thống hóa

Một sai lầm khi gặp kiểu câu hỏi này là chỉ trả lời mơ hồ hoặc chung chung. Người phỏng vấn muốn biết chi tiết: Bạn đảm bảo tính tổ chức bằng cách nào? Bạn sử dụng công cụ hoặc phần mềm nào? Bạn làm theo thói quen gì? Bạn giải quyết thứ tự ưu tiên ra sao?

Hãy chia sẻ cụ thể: Bạn có tạo file lịch trình hoặc lên danh sách việc cần làm không? Bạn có dùng các công cụ như Trello để theo dõi nhiệm vụ cá nhân hoặc dự án nhóm không? Bạn có sử dụng Lịch Google để lập kế hoạch cho cả tuần không? Bạn có dành 30 phút đầu tuần hoặc cuối tuần để xem lại lịch trình, khối lượng công việc và đánh giá lại các nhiệm vụ ưu tiên không?

3. Đính kèm quy trình với lý do

Để đạt được kết quả khác biệt, bạn cần lựa chọn công cụ một cách có chủ đích thay vì ngẫu nhiên. Ví dụ, bạn có thể sử dụng Trello hoặc Slack để chia sẻ thông tin cập nhật với cả nhóm vì hai ứng dụng này đảm bảo mọi người đều tiếp cận được thông tin liên quan. Chúng cũng cho phép bạn nhận thông tin về sự cố và lập kế hoạch thay thế dựa trên thời hạn và phạm vi ngân sách đã vạch ra trước đó.

4. Tầm quan trọng của Giao tiếp và Hợp tác

Bạn cũng cần nhận thức rằng bối cảnh và khả năng giao tiếp liên quan mật thiết đến cách bạn tổ chức công việc. Bạn không thể thực hiện tốt các nhiệm vụ nếu không giao tiếp tốt với người khác để đôi bên hiểu rõ nhu cầu và mong đợi của nhau.

Vì vậy, hãy đề cập rằng bạn có các cuộc họp hàng tuần với cấp trên để đảm bảo các nhiệm vụ ưu tiên đang đi đúng hướng. Hoặc bạn duy trì việc cập nhật thông tin cho đồng nghiệp thông qua trao đổi trực tiếp và trực tuyến như thế nào.

5. Đảm bảo câu trả lời rành mạch, có hệ thống

Bạn có thể nói rất nhiều về kỳ vọng sẽ duy trì tổ chức ra sao, nhưng nếu câu trả lời của bạn như một mớ bòng bong, nó sẽ khiến nhà tuyển dụng nghi hoặc. Vậy, sắp xếp tư duy cho câu trả lời cũng nói lên tính tổ chức của bạn.

Mẹo là hãy chia câu trả lời thành các bước: “Đầu tiên, tôi lựa chọn phương pháp… Thứ hai… Thứ ba… Cuối cùng, khi có việc đột xuất hoặc nhiệm vụ khẩn cấp, tôi sẽ…”. Việc vạch ra câu trả lời theo trình tự thực hiện sẽ gây ấn tượng rằng bạn có khả năng sắp xếp công việc ngay tại chỗ.

6. Đừng thể hiện ôm đồm

Bạn có thể cực kỳ tự tin vào kinh nghiệm và kỳ vọng sẽ xây dựng một quy trình hiệu quả khi nhận công việc mới. Nhưng đừng tham lam chia sẻ tất cả tham vọng đó mà không để ý thái độ người phỏng vấn. Hãy đưa ra lần lượt các ý, và tiếp tục trả lời cụ thể hơn, hoặc chia sẻ thêm thông tin khác nếu được nhà tuyển dụng hỏi đến. Hạn chế việc nói lan man, loãng chủ đề. Tốt nhất là: ngắn gọn, nhiệt huyết và đi đúng trọng tâm.

7. Linh hoạt trong tổ chức

Đừng thể hiện là một “nhà tổ chức” cứng nhắc. Trong công việc luôn có những sự cố khiến hệ thống lệch khỏi quy trình ban đầu. Và người có kỹ năng tổ chức sẽ cần có cả khả năng linh hoạt để thích nghi với tình huống. Vị trí ứng tuyển càng cao, việc hiểu rõ tính hệ thống và kỹ năng tổ chức linh hoạt càng quan trọng.