Một câu hỏi mà các nhà quản lý và tổ chức thường xuyên phải đối mặt trong các cuộc họp trực tuyến là: Làm thế nào để thu được những ý kiến đóng góp thực sự giá trị từ các thành viên trong cuộc họp?

Trong thời đại hiện nay, các cuộc họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Chúng không chỉ mang lại sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian, mà còn giúp tối ưu hóa việc giao tiếp và trao đổi ý tưởng, đặc biệt là khi các thành viên có thể tham gia từ bất kỳ đâu miễn là có kết nối Internet. Khi so với các cuộc họp truyền thống, cuộc họp trực tuyến không chỉ giảm thiểu chi phí đi lại mà còn đi kèm với những tính năng hữu ích như trò chuyện, tính năng hỏi đáp, các phòng nhóm nhỏ, biểu tượng cảm xúc và phông nền ảo, tất cả giúp quá trình tương tác trở nên sinh động và dễ dàng hơn bao giờ hết. Tuy nhiên, mặc dù những công cụ này hỗ trợ rất nhiều, việc đưa ra câu hỏi trong cuộc họp là chuyện đơn giản, nhưng để nhận được những câu trả lời thực sự giá trị và mang tính xây dựng lại là một vấn đề không hề dễ dàng.

Vậy làm thế nào để bạn có thể khai thác được những ý kiến đóng góp chất lượng, đặc biệt từ những người ít khi chủ động phát biểu trong cuộc họp? Để giải quyết vấn đề này, chúng tôi đã tổng hợp một số chiến lược và phương pháp hiệu quả dựa trên kinh nghiệm tổ chức và tham gia nhiều cuộc họp trực tuyến cũng như các lời khuyên từ các chuyên gia trong ngành.

1. Chuẩn bị câu hỏi trước cuộc họp

Để có thể nhận được những ý kiến sâu sắc và đáng giá từ mọi người, điều quan trọng là bạn phải tạo điều kiện để mọi người có thời gian chuẩn bị. Thay vì yêu cầu mọi người đưa ra ý tưởng một cách ngay lập tức trong cuộc họp, hãy gửi email cho tất cả các thành viên tham gia cuộc họp trước ít nhất một ngày với danh sách các câu hỏi bạn sẽ đưa ra trong cuộc họp. Điều này sẽ giúp mọi người có thời gian suy nghĩ, nghiên cứu và chuẩn bị câu trả lời một cách tốt nhất. Cố gắng đưa ra tối đa 5 câu hỏi và đưa chúng vào chương trình cuộc họp để tất cả các thành viên đều biết những chủ đề sẽ được thảo luận.

2. Tạo ra quy định khuyến khích tinh thần đóng góp

Để cuộc họp trực tuyến không trở nên nhàm chán và không hiệu quả, hãy bắt đầu bằng việc thiết lập một môi trường khuyến khích sự đóng góp và trao đổi ý tưởng. Bạn có thể làm điều này bằng cách nêu rõ mục đích của cuộc họp ngay từ đầu. Ví dụ, bạn có thể nói: “Mục đích của cuộc họp hôm nay là thu thập ý tưởng từ các bạn và sẽ tiến hành triển khai những ý tưởng đó trong những cuộc họp tiếp theo.” Đưa ra các quy định về thời gian phát biểu cũng rất quan trọng để đảm bảo không ai chiếm quá nhiều thời gian của cuộc họp. Một quy định như: “Chúng ta sẽ có 1 giờ để thảo luận, vì vậy hãy cố gắng chia sẻ ý tưởng của mình một cách ngắn gọn và hiệu quả” sẽ giúp cuộc họp diễn ra trôi chảy hơn. Bạn cũng nên khuyến khích mọi người bật camera nếu cảm thấy thoải mái, điều này sẽ tạo ra một không khí thảo luận cởi mở và dễ dàng trao đổi hơn.

3. Đặt câu hỏi cụ thể và dễ hiểu

Khi đưa ra câu hỏi trong cuộc họp trực tuyến, đặc biệt là thông qua cửa sổ trò chuyện, điều quan trọng là bạn cần đặt câu hỏi rõ ràng, cụ thể và dễ hiểu. Những câu hỏi mơ hồ như “Bạn nghĩ sao?” hoặc “Bạn có ý kiến gì không?” có thể khiến mọi người không biết phải trả lời như thế nào. Thay vào đó, bạn có thể đặt câu hỏi cụ thể như: “Nếu bạn nghĩ phương án A là tốt, hãy chọn 1. Nếu bạn nghĩ phương án B tốt hơn, chọn 2.” Hoặc: “Mô tả một từ duy nhất bạn nghĩ về sản phẩm A.” Các câu hỏi đơn giản và trực tiếp sẽ giúp mọi người dễ dàng đưa ra phản hồi mà không phải mất thời gian suy nghĩ quá nhiều.

4. Khai thác sâu hơn những ý kiến đã có

Khi bạn nhận được các phản hồi từ mọi người, đừng ngần ngại khai thác sâu hơn các ý tưởng đó. Hãy hỏi thêm các câu hỏi để làm rõ và hiểu hơn về lý do đằng sau sự lựa chọn của họ. Ví dụ, sau khi một người chia sẻ ý tưởng, bạn có thể hỏi: “Steve, tại sao bạn lại chọn phương án 2?” hoặc “Kelly, bạn đã mô tả sản phẩm A là ‘sáng tạo’, bạn có thể giải thích thêm về điều đó không?” Việc khai thác thêm sẽ giúp bạn nhận được những thông tin chi tiết hơn, đồng thời khiến các thành viên trong cuộc họp cảm thấy ý tưởng của họ được tôn trọng và quan tâm.

5. Xác định rõ ràng yêu cầu của bạn

Để tránh tình trạng mọi người không biết nên đóng góp như thế nào, bạn cần phải xác định rõ ràng những gì bạn cần. Thay vì yêu cầu mơ hồ như “Mọi người cứ tự do chia sẻ ý tưởng đi,” bạn có thể yêu cầu một số ý tưởng cụ thể như: “Tôi cần ba ý tưởng về cách cải thiện quy trình làm việc trong bộ phận X.” Điều này giúp mọi người hiểu rõ mục tiêu cuộc họp, từ đó họ sẽ cảm thấy dễ dàng hơn khi đóng góp ý kiến mà không cảm thấy bị áp lực.

6. Tạo không gian không làm người khác cảm thấy xấu hổ

Một trong những yếu tố quan trọng để khuyến khích sự tham gia là đảm bảo rằng không ai cảm thấy bị phê phán hay xấu hổ khi đưa ra ý kiến. Nếu một người chưa phát biểu, thay vì chỉ trích, bạn có thể tạo ra một không gian thoải mái và khuyến khích mọi người tham gia. Thay vì nói “Tại sao không ai có câu hỏi?” hãy hỏi một cách nhẹ nhàng và mời gọi mọi người chia sẻ ý tưởng của mình.

7. Đếm thời gian im lặng

Trong cuộc họp trực tuyến, có thể có lúc mọi người im lặng và không ai trả lời ngay lập tức. Lúc này, thay vì chuyển sang câu hỏi khác ngay lập tức, hãy đợi thêm một chút để cho mọi người có thời gian suy nghĩ. Các chuyên gia khuyến khích đợi ít nhất 5 giây trước khi chuyển sang câu hỏi khác. Điều này giúp những người có ý tưởng nhưng chưa kịp phát biểu có thể đưa ra phản hồi mà không cảm thấy bị bỏ qua.

8. Không biến cuộc họp thành một cuộc phỏng vấn cá nhân

Cuối cùng, bạn cần nhớ rằng cuộc họp trực tuyến không phải là một cuộc phỏng vấn cá nhân. Vì vậy, đừng đặt quá nhiều câu hỏi liên tiếp mà không tạo ra sự kết nối giữa các câu hỏi. Ví dụ, bạn có thể nói: “Câu hỏi tiếp theo liên quan đến ý tưởng mà Jim vừa đề xuất…” Điều này giúp các thành viên trong cuộc họp cảm thấy rằng ý tưởng của họ có sự liên kết với nhau và tạo ra một không gian thảo luận tự nhiên hơn.

Kết luận

Việc thu thập ý tưởng và nhận được những câu trả lời có giá trị trong các cuộc họp trực tuyến không phải là điều dễ dàng. Tuy nhiên, nếu bạn áp dụng những chiến thuật hợp lý và chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ tạo ra một môi trường làm việc cởi mở, nơi mọi người cảm thấy thoải mái để đóng góp và chia sẻ ý tưởng của mình. Đôi khi, chỉ cần một chút điều chỉnh trong cách thức tổ chức và đặt câu hỏi, bạn sẽ nhận được những phản hồi quý giá, giúp cuộc họp trực tuyến trở nên hiệu quả và mang lại kết quả tốt nhất.