Ưu tiên luôn là một trong những chủ đề trung tâm khi nói đến quản lý thời gian và là kỹ năng quan trọng không thể thiếu đối với bất kỳ chuyên gia nào. Tuy nhiên, điều khiến tôi luôn bất ngờ là sự khó khăn mà nhiều người tài năng, thông minh vẫn gặp phải khi phải đối mặt với việc ưu tiên công việc. Mới đây, tôi đã dành thời gian suy nghĩ về lý do tại sao vấn đề này lại phổ biến đến vậy, và câu trả lời mà tôi khám phá ra thực sự khiến tôi ngạc nhiên hơn nữa.

Thực tế, vấn đề không phải là mọi người không biết cách ưu tiên, mà là họ mong đợi phải có một phương pháp ""tuyệt đối hoàn hảo"" để quyết định điều gì là quan trọng nhất. Họ đã làm quen với những công cụ phổ biến nhất như Ma trận Eisenhower, nhưng vẫn cảm thấy chúng chưa đủ rõ ràng hoặc cụ thể. Họ muốn có một công thức chính xác để xác định 100% những công việc nào cần phải làm và theo thứ tự như thế nào. Nhưng đáng tiếc, không có công thức nào như vậy.

Ưu tiên công việc luôn đòi hỏi sự phán xét và sự quyết định chủ quan. Chính vì vậy, nó trở thành một yếu tố đầy thử thách. Ngay cả những phương pháp phổ biến nhất cũng yêu cầu bạn phải đưa ra các quyết định dựa trên các yếu tố như tầm quan trọng, độ phức tạp, mức độ khẩn cấp, tác động, và nỗ lực cần thiết. Những yếu tố này không phải là sự thật khách quan, mà chúng được đánh giá từ góc nhìn và tiêu chí của mỗi cá nhân. Cách bạn đánh giá mức độ quan trọng của một nhiệm vụ có thể hoàn toàn khác biệt so với cách người khác nhìn nhận, và chính sự khác biệt này khiến việc ưu tiên trở thành một bài toán khó.

Ưu tiên không chỉ đơn giản là việc xác định cái gì phải làm trước. Đó là một quá trình phức tạp đòi hỏi bạn phải có cái nhìn rộng hơn, có thể nhìn nhận tất cả những yếu tố đang tranh giành sự chú ý của bạn và hiểu rõ những gì có thể ảnh hưởng đến những công việc mà bạn đang thực hiện. Đó là lý do tại sao tôi luôn khuyến khích các chuyên gia thực hiện việc ưu tiên công việc như một bài tập hợp tác, đặc biệt là với người giám sát hoặc quản lý trực tiếp của bạn. Việc kết hợp quan điểm của bạn và quan điểm của họ sẽ giúp bạn có một cái nhìn toàn diện hơn và đưa ra quyết định ưu tiên hiệu quả hơn.

Cuối cùng, mục tiêu lớn nhất của việc ưu tiên không phải là tìm ra cái gì cần làm mà là phân biệt được ""những gì phải làm"" với ""những gì có thể làm"" và ""những gì nên làm"". Bạn cần phải quyết định rõ ràng những công việc nào bạn nên nói ""có"", công việc nào bạn nên nói ""không"" và những công việc nào có thể được hoãn lại hoặc đợi một thời điểm thích hợp hơn. Chỉ khi bạn có được cái nhìn toàn cảnh về công việc và những tác động của nó, bạn mới có thể đưa ra quyết định ưu tiên một cách thông minh và sáng suốt.

Nếu tôi có thể đưa ra lời khuyên nào cho các chuyên gia về việc ưu tiên công việc, đó sẽ là: Đừng kỳ vọng vào một câu trả lời dễ dàng và đừng cố gắng làm mọi thứ một mình. (Vâng, tôi biết đó là hai lời khuyên, nhưng chúng thực sự rất quan trọng!) Câu trả lời cho việc ưu tiên công việc hiếm khi là một công thức hoàn hảo. Hầu hết chúng ta đều có quá nhiều công việc ""quan trọng và khẩn cấp"" để quản lý. Thực tế, bạn sẽ không bao giờ có một câu trả lời chắc chắn 100% về việc ưu tiên công việc. Điều quan trọng là bạn phải chấp nhận những rủi ro đã được cân nhắc kỹ lưỡng và phải đưa ra quyết định dựa trên lý thuyết phản biện tốt nhất mà bạn có. Hãy để người khác kiểm tra lại quyết định của bạn và luôn sẵn sàng học hỏi từ những sai lầm.

Ưu tiên công việc thực sự là một nghệ thuật, và như mọi nghệ thuật khác, nó không thể hoàn hảo ngay từ lần đầu. Bạn sẽ không ngừng học hỏi và cải thiện qua từng trải nghiệm. Mỗi lần mắc sai lầm thực tế sẽ giúp bạn thông minh hơn và đúc rút ra bài học để làm tốt hơn trong tương lai. Mặc dù bạn có thể cảm thấy thất vọng và áp lực trong những khoảnh khắc mắc lỗi, nhưng hãy nhớ rằng những sai lầm đó là cơ hội để bạn học hỏi và trưởng thành hơn. Chỉ cần kiên nhẫn và tiếp tục rèn luyện kỹ năng này, bạn sẽ ngày càng làm việc hiệu quả hơn và nhanh chóng nhận ra đâu là cách tốt nhất để ưu tiên trong công việc của mình.