Những điều nên và không nên khi giao tiếp qua điện thoại

1. Gọi điện sai thời điểm

Gọi điện vào giờ không thích hợp, như 3h sáng, với việc không quan trọng là thiếu lịch sự và dễ gây khó chịu. Điều này thường xảy ra trong các mối quan hệ thân thiết, nhưng vẫn là sai lầm cần tránh.

Nếu câu chuyện không quan trọng và mang yếu tố cá nhân, tốt nhất không nên làm phiền người khác vào thời điểm không thích hợp. Chỉ gọi khi câu chuyện thực sự nghiêm trọng và cần giải quyết ngay lập tức.

2. Nói to, quát lớn

Một số người khi nói chuyện điện thoại thường nói chuyện lớn, thậm chí là quát mắng lớn tiếng. Điều này thể hiện sự thiếu tôn trọng và tính lịch sự không chỉ đối với người nghe mà còn đối với cả những người xung quanh. Vì vậy, hãy nói với âm lượng vừa phải, chỉ thực sự nhấn mạnh với những vấn đề cần thiết. Trong trường hợp không gian của bạn quá ồn và không thể nói chuyện, hãy cố gắng tránh xa và tìm đến một vị trí yên tĩnh hơn thay vì cố gắng nói to lên bạn cần biết đến văn hoá giao tiếp qua điện thoại để chỉnh sửa.

3. Dùng thuật ngữ, biệt ngữ riêng

Dùng thuật ngữ, biệt ngữ riêng là sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại. Trong mối quan hệ thân thiết, điều này không ảnh hưởng nhiều, nhưng với khách hàng, nó gây khó hiểu và khó chịu. Khách hàng có thể kết thúc cuộc gọi ngay lập tức, dẫn đến thất bại trong giao tiếp.

4. Thể hiện thái độ mang tính tiêu cực

Giao tiếp qua điện thoại cho phép thể hiện thái độ và cảm xúc, nhưng cần kiềm chế. Thái độ vui vẻ quá đà hoặc giận dữ đều không phù hợp. Thái độ vui vẻ quá đà thể hiện thiếu lịch sự và giả tạo, còn giận dữ khiến khách hàng cảm thấy bị thiếu tôn trọng và bất lịch sự. Điều này dẫn đến thất bại trong giao tiếp với khách hàng.

5. Không có xin chào và tạm biệt

- Nếu bạn không bắt đầu cuộc điện thoại bằng một câu xin chào và kết thúc bằng một câu tạm biệt thì bạn đã mắc sai lầm khi giao tiếp qua điện thoại cực kỳ nghiêm trọng. Điều này thể hiện bạn là người thiếu chuyên nghiệp và kỹ năng giao tiếp qua điện thoại còn nhiều thiếu xót.

- Do đó, dù là tiếp nhận cuộc gọi từ người khác, hay gọi điện đi thì hãy bắt đầu bằng một câu xin chào, đơn giản nhất là alo. Sau khi hoàn thành cuộc gọi, hãy biết cách nói lời cảm ơn và tạm biệt. Trang trọng hơn có thể đi kèm một lời chúc để tạo thiện cảm tốt hơn.

6. Luôn thể hiện sự nhiệt tình

- Người nghe sẽ cảm thấy vô cùng khó chịu khi bạn là người gọi điện cho họ nhưng lại thể hiện thái độ thờ ơ, mệt mỏi, chán nản, thậm chí là khinh bỉ. Bởi vậy, hãy luôn xây dựng cho mình một sự nhiệt tình nhất định trong mỗi cuộc gọi điện thoại, tuy nhiên nhiệt tình cũng cần có chừng mực và tránh sự quá đà. Đặc biệt là trong những cuộc gọi chốt sale, tư vấn dành cho khách hàng.

Các tình huống giao tiếp qua điện thoại

Dưới đây là gợi ý một số tình huống giao tiếp qua điện thoại phổ biến:

- Gọi điện để hẹn cuộc hẹn: Nếu bạn muốn có một hẹn cuộc hẹn với ai đó, bạn có thể gọi điện thoại để đề nghị thời gian và địa điểm.

- Gọi điện để xác nhận một cuộc hẹn đã hẹn trước: Nếu bạn đã có một cuộc hẹn và muốn xác nhận lại trước khi đi, bạn có thể gọi điện thoại cho người kia để đảm bảo rằng mọi thứ vẫn diễn ra như kế hoạch.

- Gọi điện để đặt hàng hoặc tìm kiếm thông tin: Nếu bạn muốn đặt hàng từ một cửa hàng hoặc tìm kiếm thông tin về một sản phẩm hoặc dịch vụ nào đó, bạn có thể gọi điện thoại trực tiếp để thực hiện việc đó.

- Gọi điện để yêu cầu hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề: Nếu bạn gặp vấn đề với một sản phẩm hoặc dịch vụ, bạn có thể gọi điện thoại để yêu cầu được hỗ trợ hoặc giải quyết vấn đề đó.

- Gọi điện thoại trong công việc: Nếu bạn đang làm việc trong một công ty hoặc tổ chức, bạn có thể sử dụng điện thoại để liên lạc với đồng nghiệp hoặc các khách hàng.

Lưu ý khi giao tiếp qua điện thoại

Khi giao tiếp qua điện thoại, bạn nên lưu ý những điểm sau đây để đảm bảo giao tiếp hiệu quả và lịch sự:

- Khi nghe điện thoại, bạn nên tập trung và lắng nghe kỹ yêu cầu của người gọi. Nếu bạn không hiểu hoặc nghe không rõ, bạn có thể hỏi lại để đảm bảo hiểu đúng ý của họ.

- Trong một số trường hợp, trả lời điện thoại sớm có thể giúp bạn giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả hơn. Hãy cố gắng trả lời điện thoại ngay khi có thể, hoặc nếu không thể, hãy gọi lại người gọi trong thời gian sớm nhất.

- Nếu bạn cần trình bày một vấn đề hoặc yêu cầu của mình, bạn nên đặt vấn đề một cách lịch sự và rõ ràng để người nghe hiểu rõ ý của bạn.

- Trong quá trình giao tiếp qua điện thoại, tránh ngắt lời người khác, để cho họ kết thúc ý kiến của mình trước khi bạn đưa ra ý kiến của mình.