Làm thế nào để trở thành người quản lý với tư cách là nhà khai vấn?

1. Khai vấn (coaching) là gì?

Khai vấn là một phương pháp quản lý giúp đội nhóm phát huy tối đa tiềm năng thông qua lắng nghe, đặt câu hỏi và cảm nhận thay vì chỉ huy và kiểm soát. Một nhà quản lý khai vấn không đơn thuần chỉ ra lỗi sai hay đưa ra chỉ dẫn, mà giúp nhân viên tự tìm ra giải pháp cho vấn đề của họ.

2. Ba kỹ năng cốt lõi của khai vấn

Lắng nghe:

- Lắng nghe không chỉ là nghe âm thanh mà còn là thấu hiểu cả về mặt cảm xúc và tư duy của người khác.

- Khi lắng nghe tốt, bạn đưa ra quyết định đúng hơn, xây dựng mối quan hệ vững chắc hơn và giảm bớt công việc không cần thiết.

Đặt câu hỏi:

- Quản lý thường có xu hướng đưa ra câu trả lời thay vì đặt câu hỏi, nhưng điều đó dễ khiến nhóm bị phụ thuộc.

- Hãy sử dụng câu hỏi mở để khuyến khích nhân viên suy nghĩ và chủ động hơn.

- Ví dụ: "Thách thức thực sự của bạn là gì?", "Bạn muốn đạt được điều gì?"

Cảm nhận:

- Đây là khả năng đọc vị tình huống và đưa ra cách phản hồi phù hợp.

- Biết khi nào nên lắng nghe hay nói, đặt câu hỏi hay đưa ra giải pháp, thúc đẩy hay giảm áp lực.

- Nhận thức được cảm xúc cá nhân, trạng thái của đội nhóm và bối cảnh công ty giúp nhà quản lý có quyết định sáng suốt hơn.

3. Thời điểm và cách sử dụng khai vấn

(1) Cuộc trò chuyện 1:1 thường xuyên

- Người quản lý nên hỏi nhiều hơn nói.

- Để tăng hiệu quả, hãy sử dụng 7 câu hỏi khai vấn từ *The Coaching Habit*:

1. Bạn đang nghĩ gì?

2. Và điều gì nữa?

3. Thách thức thực sự của bạn là gì?

4. Bạn muốn gì?

5. Tôi có thể giúp gì?

6. Bạn sẽ nói không với điều gì?

7. Điều gì hữu ích nhất cho bạn?

(2) Các cuộc trò chuyện phát triển nghề nghiệp

- Đội nhóm thường muốn được nói về mục tiêu sự nghiệp nhưng quản lý lại hiếm khi đặt câu hỏi về điều đó.

- Sử dụng các công cụ như Mô hình phát triển, Bảng chiến lược, Danh sách việc không cần làm,… để hỗ trợ nhân viên định hướng sự nghiệp.

(3) Các cuộc trò chuyện ngắn bất kỳ

- Khi nhân viên hỏi bạn "Tôi nên làm gì?", thay vì đưa ngay lời khuyên, hãy đáp lại bằng:

- "Thách thức thực sự của bạn là gì?"

- "Hãy suy nghĩ về điều đó và nói chuyện với tôi sau nhé."

- Điều này giúp nhân viên tự tìm giải pháp thay vì phụ thuộc vào quản lý.

4. Tại sao nên trở thành một nhà quản lý khai vấn?

(1) Tránh trở thành "nút thắt cổ chai"

- Nếu bạn luôn đưa ra câu trả lời, nhóm sẽ dần phụ thuộc vào bạn, làm bạn kiệt sức và giảm hiệu suất chung.

- Khi hỏi nhiều hơn nói, nhóm có thể tự giải quyết vấn đề, giúp bạn có thời gian cho các công việc quan trọng hơn.

(2) Giúp đội nhóm phát triển và gắn kết hơn

- Nhân viên cảm thấy được trao quyền, có động lực và sáng tạo hơn.

- Họ chủ động tìm ra giải pháp thay vì chờ đợi chỉ đạo.

(3) Thăng tiến sự nghiệp

- Một quản lý giỏi về khai vấn được đánh giá cao, có nhiều cơ hội thăng tiến hơn vì họ xây dựng đội nhóm mạnh mẽ, giảm xung đột và tăng hiệu suất làm việc.

5. Khai vấn trong các phong cách lãnh đạo khác nhau

- Theo Daniel Goleman, có 6 phong cách lãnh đạo. Trong đó, khai vấn ít được sử dụng nhất nhưng lại mang đến tác động mạnh mẽ nhất.

- Lãnh đạo linh hoạt sẽ biết khi nào cần khai vấn và khi nào cần chỉ đạo, giúp tạo ra đội nhóm bền vững và hiệu quả.

Kết luận

Khai vấn không phải là chỉ huy, mà là giúp nhân viên tự tìm giải pháp. Một người quản lý giỏi không phải là người đưa ra câu trả lời hay nhất mà là người đặt câu hỏi tốt nhất. Khi lắng nghe, đặt câu hỏi và cảm nhận đúng lúc, bạn không chỉ giúp đội nhóm phát triển mà còn giúp chính mình có nhiều thời gian hơn và thăng tiến nhanh hơn.