Cấu Trúc Mô Hình Eisenhower Để Phân Bổ Thời Gian Thực Hiện Nhiệm Vụ

Sự kết hợp giữa Mô hình Eisenhower và phương pháp ABCDE giúp tối ưu thời gian thực hiện nhiệm vụ, chia thành các cấu trúc sau:

1. Quan Trọng Và Cấp Bách (Làm Ngay)

o Các công việc cần được hoàn thành ngay, nếu không sẽ có ảnh hưởng nghiêm trọng.

o Ví dụ: Xử lý khiếu nại của khách hàng quan trọng.

o Đặt các nhiệm vụ này là A, phân thành A1, A2, A3 theo mức độ quan trọng, khẩn cấp.

2. Quan Trọng Nhưng Không Cấp Bách (Lập Kế Hoạch)

o Các nhiệm vụ quan trọng nhưng không cần hoàn thành ngay, nếu không hoàn thành sẽ mang lại các tác động đáng kể.

o Ví dụ: Hoàn thành báo cáo bán hàng trong quý.

o Đặt tên là nhiệm vụ B hoặc C nếu là nhiệm vụ quan trọng nên làm nhưng không gây hậu quả nghiêm trọng.

3. Không Quan Trọng Nhưng Cấp Bách (Ủy Quyền)

o Nhiệm vụ không quá quan trọng nhưng cần hoàn thành ngay.

o Ví dụ: Trả lời email của khách hàng.

o Đặt tên là nhiệm vụ D.

4. Không Quan Trọng Và Không Cấp Bách (Loại Bỏ)

o Hoạt động không mang lại lợi ích đáng kể, gây lãng phí nguồn lực.

o Ví dụ: Đọc tin tức không liên quan đến ngành, lướt mạng xã hội.

o Đặt tên là nhiệm vụ E.

Lưu Ý Khi Lập Kế Hoạch Làm Việc

Brian Tracy đã nói: “Investing 10-12 minutes in planning your day can save up to two hours of your time.” (Đầu tư 10-12 phút vào việc lập kế hoạch trong ngày có thể giúp bạn tiết kiệm tới hai giờ thời gian.)

1. Luôn Ưu Tiên Các Nhiệm Vụ A: Tránh xao nhãng bởi các nhiệm vụ B, C, D và E.

2. Chỉ Làm Nhiệm Vụ B Khi Các Nhiệm Vụ A Đã Hoàn Thành: Tương tự, chỉ làm việc C khi A và B đã hoàn thành.

3. Lên Danh Sách Việc Cần Làm Mỗi Ngày: Tốt nhất là vào đêm trước ngày làm việc.