Lập kế hoạch công việc hàng ngày

Trước khi đi ngủ mỗi ngày, hãy chuẩn bị một danh sách công việc ("to-do list") cho ngày hôm sau. Danh sách này giúp bạn nhớ rõ những việc cần làm và cách phân bổ thời gian hợp lý cho từng công việc. Hoàn thành các công việc trong danh sách sẽ giúp bạn tiến gần hơn đến các mục tiêu cá nhân và công việc.

Sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp

Một trong những cách hiệu quả để quản lý thời gian là phân loại công việc theo độ ưu tiên. Bạn có thể chia các công việc thành ba nhóm:

• Quan trọng và khẩn cấp: Những việc cần làm ngay, như trả lời email quan trọng hoặc hoàn thành báo cáo cho cuộc họp sắp tới.

• Quan trọng, nhưng không khẩn cấp: Những việc có thể thực hiện sau giờ làm việc, ví dụ như đọc sách chuyên ngành hay tập thể dục.

• Không quan trọng, không khẩn cấp: Những việc không ảnh hưởng nhiều đến sự nghiệp, như xem phim hay tìm hiểu về các sản phẩm tiêu dùng.

Thực hiện công việc quan trọng vào buổi sáng

Sáng sớm là thời điểm mà nhiều người cảm thấy năng lượng và sự tập trung ở mức cao nhất. Vì vậy, hãy dành thời gian buổi sáng để hoàn thành các công việc quan trọng như thảo luận nhóm, đàm phán với đối tác, hay lên kế hoạch ngân sách cho các dự án.

Tìm ra “giờ vàng” của bạn

Mỗi người có một khoảng thời gian trong ngày làm việc hiệu quả nhất. Một số người làm việc tốt vào sáng sớm, trong khi người khác lại hiệu quả hơn vào chiều muộn hoặc khi văn phòng yên tĩnh. Hãy thử quan sát và tìm ra khung giờ mà bạn làm việc hiệu quả nhất và sắp xếp công việc cần sự tập trung cao vào thời điểm đó.

Không dành thời gian cho mạng xã hội khi làm việc

Khi làm việc, hãy tắt thông báo từ mạng xã hội để tránh bị phân tâm. Việc kiểm tra các thông báo từ bạn bè hay những nội dung giải trí không có tính cấp bách sẽ chỉ khiến bạn mất tập trung. Hãy chỉ kiểm tra khi bạn có thời gian rảnh.

Lên lịch trả lời email

Trả lời email ngay lập tức sẽ làm gián đoạn công việc quan trọng. Thay vào đó, bạn có thể chỉ kiểm tra và trả lời email vào những khoảng thời gian cố định trong ngày, chẳng hạn như sáng và chiều. Sau mỗi lần kiểm tra, hãy đóng hộp thư và tiếp tục công việc của mình để không bị email làm phiền.

Thực hiện các bài tập thể dục hoặc thiền

Tập thể dục hoặc thiền không chỉ giúp cải thiện sức khỏe mà còn giúp tăng cường khả năng tập trung. Nếu có thể, hãy dành thời gian buổi sáng để rèn luyện. Nếu không, bạn có thể tập vào buổi tối hoặc cuối tuần.

Tìm kiếm nguồn cảm hứng khi không có ý tưởng

Nghiên cứu cho thấy sau 52 phút làm việc tập trung, bạn nên nghỉ ngơi khoảng 17 phút. Dành chút thời gian thư giãn như nghe nhạc, đọc sách, hoặc tìm kiếm video liên quan đến công việc hoặc sở thích để kích thích sự sáng tạo và năng suất.

Giữ góc làm việc gọn gàng

Một không gian làm việc bừa bộn dễ khiến bạn mất tập trung và gây lãng phí thời gian. Dọn dẹp bàn làm việc, loại bỏ những vật dụng không cần thiết và tổ chức lại không gian làm việc sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn và giảm thiểu sự phân tâm.