Quản lý một nhân viên có hiệu suất làm việc thấp và thường xuyên đưa ra lý do bào chữa quả thực là một thử thách không nhỏ đối với bất kỳ nhà quản lý nào. Tuy nhiên, thay vì phản ứng tiêu cực hay nổi giận, bạn cần phải xử lý tình huống này một cách bình tĩnh, kiên nhẫn và có kế hoạch. Khi bạn cảm thấy không còn tin tưởng vào nhân viên, điều quan trọng là bạn cần đánh giá tình huống một cách hệ thống, thay vì phản ứng tức thời. Việc quản lý vi mô (micromanagement) không phải là giải pháp hiệu quả mà có thể chỉ làm gia tăng khối lượng công việc của bạn và khiến nhân viên thiếu sự độc lập, tự chịu trách nhiệm hơn. Vậy bạn cần phải làm gì để giải quyết tình huống này một cách hiệu quả mà vẫn giữ được sự công bằng và không làm giảm động lực làm việc của nhóm?

Giải pháp chính là chuyển từ việc chỉ tin tưởng vào nhân viên sang tin tưởng vào quy trình làm việc.

Xác định nguyên nhân gây ra hiệu suất kém

Đầu tiên, bạn cần phải hiểu rõ lý do tại sao nhân viên lại không đạt được kết quả tốt trong công việc. Có thể họ không hiểu rõ kỳ vọng của bạn hoặc đơn giản là thiếu các kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, một nguyên nhân phổ biến nữa là thiếu động lực làm việc. Để nhân viên có thể thành công, họ không chỉ cần biết họ phải làm gì mà còn cần hiểu rõ cách thức thực hiện công việc và có động lực mạnh mẽ để hoàn thành nhiệm vụ đó. Do đó, công việc của bạn là tạo ra một quy trình giúp củng cố ba yếu tố quan trọng: kiến thức, năng lực và động lực của nhân viên.

Nếu một nhân viên liên tục thất bại trong công việc, có thể một hoặc nhiều yếu tố trên đang thiếu hụt. Chính vì vậy, bạn cần phải xây dựng một quy trình hỗ trợ họ từ khi nhận nhiệm vụ cho đến khi hoàn thành công việc. Quy trình này không chỉ giúp nhân viên hoàn thành công việc mà còn giúp bạn quản lý và theo dõi tiến độ công việc hiệu quả hơn, tránh được những lý do bào chữa không đáng có.

1. Đưa ra mục tiêu rõ ràng và cụ thể

Một trong những lý do khiến hiệu suất của nhân viên thấp là họ không hiểu rõ bạn kỳ vọng gì từ họ. Các nhà quản lý đôi khi có xu hướng chỉ đơn giản đưa ra nhiệm vụ mà không giải thích rõ ràng về mục tiêu và tiêu chuẩn công việc, dẫn đến sự mơ hồ và khó khăn trong việc thực hiện công việc. Để tránh tình huống này, bạn cần phải bắt đầu bằng việc làm rõ mục đích và kỳ vọng đối với công việc. Mục tiêu cần phải cụ thể và đo lường được để nhân viên không còn bất kỳ lý do nào để viện cớ.

Khi bạn đã thiết lập được mục tiêu rõ ràng, hãy mô tả chi tiết các tiêu chuẩn công việc, bao gồm những gì là chấp nhận được và không chấp nhận được. Việc làm rõ mục tiêu và tiêu chuẩn sẽ giúp nhân viên nhận ra những yêu cầu công việc một cách rõ ràng và dễ dàng nhận diện nếu họ không hoàn thành công việc đúng mức.

2. Điều chỉnh phương pháp tiếp cận và cung cấp đào tạo

Một nguyên nhân khác khiến nhân viên không đạt hiệu suất cao có thể là do thiếu kỹ năng hoặc thiếu tự tin khi thực hiện công việc. Nếu bạn nhận thấy nhân viên thiếu năng lực hoặc không thể tự thực hiện công việc đúng cách, quy trình của bạn cần phải bao gồm việc phát triển các kỹ năng cần thiết cho họ.

Khi đó, bạn cần xác định rõ các bước cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ. Một phương pháp hiệu quả là yêu cầu nhân viên chia sẻ kế hoạch thực hiện công việc của họ. Điều này giúp bạn nhận diện được những lỗ hổng trong quy trình và có thể đưa ra những điều chỉnh phù hợp. Ngoài ra, nếu vấn đề liên quan đến kỹ năng mềm như giao tiếp hoặc làm việc nhóm, bạn cần giúp nhân viên nhận diện và cải thiện các vấn đề này. Việc chỉ ra các bên liên quan, tầm quan trọng của từng người trong dự án và các mối quan hệ cần xây dựng sẽ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về vai trò và sự kết nối trong công việc.

Nếu nhân viên gặp khó khăn trong việc ra quyết định, bạn có thể giúp họ thiết lập những tiêu chí rõ ràng để đánh giá quyết định của mình, giúp họ giảm lo lắng và tránh đưa ra những lý do bào chữa liên quan đến việc thiếu khả năng quyết đoán.

3. Củng cố động lực và làm rõ hậu quả

Thiếu động lực là một lý do quan trọng dẫn đến hiệu suất kém. Nếu nhân viên không có đủ động lực để hoàn thành công việc, bạn cần làm rõ những hậu quả sẽ xảy ra nếu họ không thực hiện nhiệm vụ đúng mức. Việc tạo ra sự cân bằng giữa việc khuyến khích và đe dọa sẽ giúp bạn quản lý động lực của nhân viên một cách hiệu quả hơn.

Hãy sử dụng phương pháp "củ cà rốt" và "cây gậy" để làm rõ những phần thưởng và hậu quả tương ứng với việc hoàn thành hoặc không hoàn thành công việc. Ví dụ, nếu nhân viên hoàn thành công việc tốt, họ có thể nhận được cơ hội thăng tiến hoặc những lợi ích tài chính. Ngược lại, nếu họ không hoàn thành công việc đúng yêu cầu, sẽ có những hậu quả tiêu cực như không đạt được mục tiêu cá nhân, không được khen thưởng hay thậm chí bị phạt.

Ngoài ra, bạn cũng nên chuẩn bị một kế hoạch B để hỗ trợ nhân viên khi họ gặp khó khăn. Điều này không chỉ giúp nhân viên hiểu rằng họ cần phải kiên trì và chịu trách nhiệm, mà còn tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự phát triển liên tục.

4. Cung cấp sự hỗ trợ và phản hồi liên tục

Để giúp nhân viên cải thiện hiệu suất, việc cung cấp sự hỗ trợ và phản hồi kịp thời là vô cùng quan trọng. Thay vì chỉ đưa ra chỉ thị một lần rồi bỏ qua, bạn nên tạo cơ hội để trao đổi và phản hồi thường xuyên, giúp nhân viên nhận diện sai sót và cải thiện công việc một cách nhanh chóng.

Các cuộc trò chuyện phản hồi cần diễn ra trong một môi trường cởi mở, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi chia sẻ vấn đề mà họ gặp phải mà không sợ bị phán xét hay cô lập. Điều này sẽ giúp họ cảm thấy được hỗ trợ và động viên trong quá trình cải thiện bản thân. Ngoài ra, khi bạn thường xuyên theo dõi và phản hồi kịp thời, bạn cũng sẽ có cơ hội điều chỉnh tiến độ công việc, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng hạn.

Kết luận

Quản lý một nhân viên có hiệu suất kém và thường xuyên đưa ra lý do bào chữa không phải là điều dễ dàng, nhưng thay vì tức giận hay mong đợi một sự thay đổi kỳ diệu, bạn nên áp dụng một quy trình rõ ràng và có hệ thống để hỗ trợ nhân viên. Bằng cách xác định đúng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và giúp họ phát triển kỹ năng, kiến thức và động lực, bạn có thể cải thiện hiệu suất của họ một cách bền vững. Đồng thời, việc giao tiếp kỳ vọng một cách rõ ràng, cung cấp sự hỗ trợ kịp thời và phản hồi liên tục sẽ giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả, không chỉ giúp nhân viên đạt được mục tiêu mà còn nâng cao chất lượng công việc lâu dài.