Một chương trình cố vấn được xây dựng bài bản không chỉ mang lại cơ hội học hỏi cho tất cả các bên tham gia mà còn góp phần tạo ra môi trường làm việc hợp tác và sáng tạo. Hơn nữa, các tổ chức có thể tận dụng nguồn lực và các kết nối sẵn có để xây dựng chương trình này. Thực tế, nhiều công ty hàng đầu trên thế giới đã áp dụng các chương trình cố vấn như một chiến lược để thu hút, giữ chân nhân tài, nâng cao mức độ gắn kết của nhân viên và tối ưu hóa hiệu suất tổ chức. Khi người cố vấn chia sẻ kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm với người được cố vấn, cả hai bên sẽ cùng nhau phát triển, từ đó nâng cao động lực và cống hiến cho tổ chức. Dù không có một mô hình cố định nào áp dụng cho tất cả các tổ chức, nhưng vẫn có những hướng dẫn cơ bản có thể giúp bạn thiết lập một chương trình cố vấn thành công.

1. Xác định mục tiêu của chương trình cố vấn

Trước tiên, bạn cần phải làm rõ mục tiêu mà tổ chức mong muốn đạt được thông qua chương trình cố vấn. Mỗi chương trình có thể có mục tiêu khác nhau, tùy thuộc vào nhu cầu và chiến lược của tổ chức. Một số chương trình có thể tập trung vào việc xây dựng sự tự tin cho nhân viên mới thông qua việc giúp họ hiểu rõ hơn về vai trò công việc và giới thiệu họ với văn hóa của tổ chức. Những chương trình khác có thể nhắm đến việc phát triển nhân viên hiện tại, hỗ trợ họ trong việc học hỏi thêm và tạo ra các cơ hội thăng tiến rõ ràng. Các chương trình cố vấn cũng có thể được sử dụng để thu hút các tân binh đa dạng hơn hoặc để phát triển các nhà lãnh đạo tương lai từ trong nội bộ tổ chức.

Ví dụ thực tế: Nhóm Women in Wealth LIFT tại Morgan Stanley đã triển khai chương trình cố vấn FAME (Female Active Mentoring and Engagement) khi nhân viên chuyển sang làm việc từ xa trong bối cảnh đại dịch COVID-19. LIFT nhận thấy rằng việc thiếu các cơ hội học hỏi và kết nối trực tiếp đã tác động tiêu cực đến sự phát triển của phụ nữ trong bộ phận quản lý tài sản. Với chương trình FAME, nhóm đã tạo ra một cơ hội để phụ nữ duy trì các kết nối quan trọng, giúp họ phát triển sự nghiệp dù làm việc từ xa.

2. Tạo khuôn khổ cho sự thành công

Sau khi xác định mục tiêu, bước tiếp theo là xây dựng cấu trúc cho chương trình cố vấn. Cấu trúc này phải phù hợp với văn hóa và quy mô của tổ chức. Ví dụ, nếu tổ chức của bạn có cấu trúc tổ chức rõ ràng, bạn có thể lựa chọn mô hình cố vấn một-một với quy trình đăng ký chính thức và yêu cầu về thời gian tham gia. Mối quan hệ này có thể kéo dài từ sáu tháng đến hai năm tùy theo mục tiêu và sẵn sàng của cả người cố vấn và người được cố vấn.

Nếu tổ chức của bạn có bầu không khí mở và linh hoạt hơn, có thể lựa chọn các mô hình cố vấn nhóm hoặc cố vấn ngược (người được cố vấn có thể trở thành người hướng dẫn cho người cố vấn). Cũng cần xác định rõ các yếu tố như cách thức đăng ký tham gia chương trình, phương thức tổ chức (trực tiếp hay trực tuyến) và mức độ kinh nghiệm của người cố vấn.

Ví dụ: FAME tại Morgan Stanley không chỉ hỗ trợ cố vấn trực tiếp mà còn tổ chức các sự kiện nhóm ảo, như các buổi chia sẻ kinh nghiệm và ý tưởng, giúp tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên. Một trong những buổi chia sẻ này, Rachel Wilson – Trưởng bộ phận An ninh mạng – đã chia sẻ về tầm quan trọng của việc cố vấn trong việc gắn kết các mục tiêu cá nhân với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.

3. Chọn và kết nối người tham gia

Bước tiếp theo là lựa chọn những người cố vấn tiềm năng và ghép họ với những người được cố vấn phù hợp. Điều quan trọng là chương trình cố vấn cần có sự đa dạng, không chỉ về nền tảng và kỹ năng mà còn về phong cách làm việc của các tham gia viên. Một chương trình cố vấn toàn diện giúp các nhân viên có thể học hỏi từ nhiều góc độ khác nhau, nâng cao sự tự tin và phát triển kỹ năng giao tiếp.

Để đảm bảo sự thành công của chương trình, bạn có thể yêu cầu các bên tham gia điền vào một bảng thông tin để xác định mong đợi của họ từ mối quan hệ cố vấn. Điều này giúp người cố vấn và người được cố vấn có thể hiểu rõ về vai trò của nhau ngay từ đầu. Bên cạnh đó, tổ chức có thể cung cấp một buổi đào tạo ngắn gọn để mọi người hiểu rõ về trách nhiệm của mình trong chương trình. Ví dụ, người cố vấn sẽ tập trung vào việc hướng dẫn và hỗ trợ phát triển người được cố vấn, thay vì làm thay họ công việc của mình.

Ví dụ: Tại chương trình FAME, mỗi cặp cố vấn và người được cố vấn ký một thỏa thuận để cam kết thực hiện mối quan hệ đôi bên cùng có lợi. Người cố vấn sẽ tập trung vào sự phát triển của người được cố vấn, còn người được cố vấn sẽ chia sẻ những quan điểm và ý tưởng mới có thể mang lại giá trị cho tổ chức.

4. Thiết lập các kỳ vọng và theo dõi tiến độ

Một yếu tố quan trọng trong sự thành công của chương trình cố vấn là việc thiết lập các kỳ vọng rõ ràng và theo dõi tiến độ của các cặp cố vấn. Bạn có thể yêu cầu mỗi cặp cố vấn thiết lập các mục tiêu cụ thể và thống nhất về chương trình họp. Tốt nhất là mỗi cặp cố vấn cần gặp nhau ít nhất một lần mỗi tháng để đánh giá sự tiến bộ và xác định các mục tiêu cần đạt được trong thời gian tới.

Bên cạnh đó, để đảm bảo chất lượng của chương trình, bạn nên thu thập phản hồi thường xuyên từ các tham gia viên để đánh giá sự thành công của chương trình và xác định các điểm cần cải thiện.

Ví dụ: Tại Morgan Stanley, Ủy ban FAME yêu cầu các cặp cố vấn và người được cố vấn thiết lập một lịch trình họp định kỳ, với ít nhất một cuộc họp mỗi tháng. Đồng thời, họ yêu cầu các cặp này phác thảo các mục tiêu mà họ kỳ vọng đạt được trong vòng một năm để đo lường sự tiến triển và kết quả của chương trình.

Kết luận

Một chương trình cố vấn được thiết lập một cách khoa học không chỉ giúp phát triển cá nhân mà còn thúc đẩy sự gắn kết và hợp tác trong tổ chức. Để chương trình thành công, cần có sự cam kết từ cả người cố vấn và người được cố vấn, đồng thời có một cơ cấu rõ ràng, phù hợp với văn hóa và mục tiêu của tổ chức. Khi các nhân viên được phát triển và hỗ trợ đúng cách, họ sẽ trở thành những người đóng góp tích cực và phát triển mạnh mẽ trong công việc, giúp tổ chức đạt được thành công lâu dài.