Tại bất kỳ nơi làm việc nào, luôn có những cá nhân có tính cách cứng rắn, dễ gây xung đột với đồng nghiệp hoặc tạo ra bầu không khí căng thẳng trong nhóm. Những người này không nhất thiết là nhân viên kém cỏi hoặc không có năng lực, nhưng cách họ giao tiếp hoặc phản ứng có thể làm ảnh hưởng đến tinh thần chung. Khi bạn là một nhà quản lý, bạn không có lựa chọn trốn tránh mà phải đối mặt và tìm cách điều hướng những tình huống như vậy một cách khéo léo. Dưới đây là một số chiến lược hiệu quả để giúp bạn xử lý nhân viên có xu hướng làm ""xáo trộn"" môi trường làm việc.

1. Quan Sát, Lắng Nghe và Đặt Câu Hỏi

Trước khi tìm cách giải quyết vấn đề, bước đầu tiên là quan sát và thu thập thông tin. Hãy để ý xem điều gì khiến nhân viên này thường xuyên gây căng thẳng:

Họ có thô lỗ hay thiếu tế nhị khi giao tiếp không?

Họ có xu hướng áp đặt ý kiến cá nhân quá mức?

Họ có cảm thấy bị cô lập hoặc không được lắng nghe?

Họ có đang bực bội vì những yếu tố bên ngoài tầm kiểm soát không?

Việc xác định nguồn gốc vấn đề là rất quan trọng. Đôi khi, những cá nhân này đơn giản chỉ là đang cố gắng bày tỏ quan điểm nhưng không biết cách diễn đạt phù hợp. Nếu bạn có thể tìm ra lý do khiến họ hành xử như vậy, bạn sẽ có cơ hội điều hướng tình huống một cách hiệu quả hơn.

2. Xây Dựng Văn Hóa Phản Hồi Mở Rộng

Để tránh việc một nhân viên cảm thấy bị nhắm đến khi nhận phản hồi tiêu cực, bạn nên tạo ra một môi trường nơi phản hồi được xem là một phần tự nhiên trong văn hóa làm việc. Khi nhân viên quen với việc nhận xét mang tính xây dựng từ đồng nghiệp và cấp trên, họ sẽ ít có xu hướng phản ứng phòng thủ khi được góp ý.

Bạn có thể thực hiện điều này bằng cách:

Tổ chức các buổi họp phản hồi định kỳ, nơi mọi người đều có cơ hội chia sẻ và tiếp thu ý kiến một cách cởi mở.

Xây dựng hệ thống phản hồi 360 độ, nơi tất cả các thành viên đều có thể đóng góp ý kiến cho nhau.

Thực hành đưa ra phản hồi theo cách mang tính xây dựng thay vì chỉ trích cá nhân.

3. Đừng Xử Lý Một Mình – Hãy Tham Khảo Đồng Nghiệp

Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định quan trọng nào, bạn nên tham khảo ý kiến của các đồng nghiệp hoặc cấp trên đáng tin cậy. Một số câu hỏi bạn có thể cân nhắc:

Cảm nhận của tôi về tình huống này có khách quan không?

Các đồng nghiệp khác có chung quan điểm với tôi không?

Có yếu tố cá nhân nào ảnh hưởng đến hành vi của nhân viên này không? (Ví dụ: vấn đề gia đình, sức khỏe, áp lực công việc...)

Việc có thêm quan điểm từ những người xung quanh sẽ giúp bạn có cái nhìn toàn diện hơn và tránh đưa ra quyết định dựa trên cảm xúc nhất thời.

4. Thẳng Thắn Nhưng Khéo Léo Khi Đưa Ra Phản Hồi

Một trong những sai lầm lớn nhất khi đối mặt với một nhân viên có tính cách khó chịu là tránh né hoặc nói vòng vo. Hãy trung thực và rõ ràng, nhưng cũng cần khéo léo để tránh khiến họ cảm thấy bị công kích. Bạn có thể sử dụng cách tiếp cận sau:

Bắt đầu bằng việc công nhận giá trị của họ trong công việc.

Đưa ra phản hồi một cách cụ thể, tập trung vào hành vi thay vì công kích cá nhân.

Đề xuất giải pháp thay vì chỉ trích.

Hỏi họ về quan điểm của họ để mở ra một cuộc trò chuyện hai chiều.

Ví dụ, thay vì nói: ""Anh/chị luôn làm mọi người cảm thấy khó chịu"", bạn có thể nói: ""Tôi nhận thấy cách anh/chị phản ứng trong các cuộc họp đôi khi gây căng thẳng cho nhóm. Tôi muốn hiểu thêm về quan điểm của anh/chị và cùng tìm ra cách giúp mọi người hợp tác tốt hơn.""

5. Biến Họ Thành Một Phần Của Giải Pháp

Thay vì chỉ ra vấn đề và yêu cầu họ thay đổi, bạn có thể mời họ tham gia vào quá trình giải quyết. Hãy hỏi:

""Anh/chị nghĩ làm thế nào để nhóm có thể làm việc hiệu quả hơn?""

""Có điều gì tôi có thể làm để hỗ trợ anh/chị trong việc điều chỉnh phong cách làm việc không?""

""Anh/chị có đề xuất gì để cải thiện giao tiếp trong nhóm không?""

Bằng cách này, bạn không chỉ giúp họ tự nhận thức về ảnh hưởng của mình mà còn tạo điều kiện để họ tham gia vào việc cải thiện môi trường làm việc.

6. Đặt Giới Hạn Khi Cần Thiết

Mặc dù sự thấu hiểu và linh hoạt là quan trọng, nhưng bạn cũng cần đặt ra giới hạn rõ ràng. Nếu hành vi của nhân viên này ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất hoặc tinh thần của nhóm, bạn có thể cần áp dụng các biện pháp cứng rắn hơn:

Đặt kỳ vọng rõ ràng về cách cư xử và giao tiếp trong công việc.

Theo dõi và đánh giá sự thay đổi của họ trong một khoảng thời gian nhất định.

Nếu cần thiết, thực hiện các biện pháp kỷ luật hoặc xem xét việc thay đổi vai trò của họ.

Kết Luận

Việc quản lý một nhân viên có xu hướng gây mâu thuẫn không phải là nhiệm vụ dễ dàng, nhưng với cách tiếp cận phù hợp, bạn có thể biến một tình huống căng thẳng thành cơ hội để cải thiện môi trường làm việc. Hãy lắng nghe, thẳng thắn nhưng khéo léo trong phản hồi, và mời họ tham gia vào quá trình giải quyết vấn đề. Nếu tất cả các biện pháp này không mang lại hiệu quả, bạn có thể cần cân nhắc các giải pháp cứng rắn hơn để đảm bảo sự ổn định cho nhóm.

Dù thế nào đi nữa, điều quan trọng nhất là duy trì sự công bằng, chuyên nghiệp và luôn giữ tâm thế hướng tới giải pháp thay vì chỉ trích cá nhân. Khi bạn làm được điều này, bạn không chỉ giúp cải thiện tinh thần của nhóm mà còn thể hiện kỹ năng lãnh đạo vững vàng của mình.