Đôi khi một ngày trôi qua quá nhanh, bạn thấy mình quay cuồng trong công việc, nhưng đến cuối ngày thì chưa việc gì thực sự xong. Thực ra, làm chủ 8 tiếng công sở không phải là hoàn thành được nhiều việc hơn, mà là đưa ra những lựa chọn khôn ngoan để bạn có đủ thời gian và không gian để làm những gì đã đặt ra.

Điều quan trọng là bạn quyết định sẽ làm chủ giờ giấc của mình. Ngay từ hôm nay, lúc này, và duy trì phong độ hàng tuần. Quyết tâm sẽ tạo một khởi đầu tốt. Tuy nhiên, quyết tâm thôi không đủ. Kể cả kế hoạch tốt nhất thế giới cũng không có giá trị gì nếu bạn để quá nhiều vấn đề tầm thường gây xao lãng và ôm vào mình quá nhiều việc.

Dưới đây là 8 mẹo giúp bạn quản lý thời gian hiệu quả hơn:

1. Cắt giảm đầu mục to-do list

To-do list của bạn dài bao nhiêu? Có đến 10, 20 hay thậm chí nhiều hơn nữa? Dù việc hoàn thành các công việc hàng ngày là rất quan trọng, bạn chỉ có từng ấy giờ làm trong một ngày. Thay vì tạo ra một to-do list mà cứ nghĩ đến là toát mồ hôi, hãy rà soát lại để mỗi ngày chỉ có 3-5 nhiệm vụ cần hoàn thành. Sắp xếp thứ tự ưu tiên: việc nào vừa cấp bách vừa quan trọng? Việc nào có thể hoãn sang ngày khác?

2. Đánh giá đúng mức các nhiệm vụ có vẻ to tát

Việc phóng đại những nhiệm vụ bình thường tạo cho bạn một cái cớ dễ chịu nếu làm không kịp. Đáng tiếc là thời gian để phàn nàn đôi khi còn nhiều hơn thời gian thực để hoàn thành! Hãy dừng lại, hít thở sâu và đánh giá cẩn thận tình hình. Dựa trên những kinh nghiệm đã có, bạn sẽ mất bao lâu để hoàn thành nhiệm vụ? Trung thực với bản thân sẽ giúp bạn bớt nản chí.

3. Tổ chức lại bản thân

Công cuộc đi tìm những tài liệu thất lạc không chỉ chán nản và đau đầu, mà còn phí hoài thời gian, sức lực lẫn tinh thần. Bạn càng có tổ chức, bạn càng dễ dàng tìm thấy các phương tiện và tài nguyên của mình. Kiểm tra được nguồn lực giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch để hoàn thành dự án.

4. Phân bổ công việc

Bạn có thấy mình đang việc cật lực trong khi thực tế là bạn có thể phân công một phần cho người khác? Ngay khi bạn giao lại những nhiệm vụ đó cho người khác, bạn sẽ có thêm thời gian để gỡ rối những dự án và nhiệm vụ tồn đọng từ rất lâu rồi.

5. Đảm bảo các thiết bị được cập nhật

Năng suất của bạn bị chậm lại một cách không cần thiết vì những công cụ lỗi thời. Hãy làm việc ngay với bộ phận kỹ thuật để rà soát lại: thiết bị nào của bạn có thể thay mới, vệ sinh lại hoặc nâng cấp?

6. Học kỹ năng mới

Việc tính toán chi phí sẽ nhanh hơn nếu bạn thành thạo Excel. Viết báo cáo cũng nhanh hơn khi bạn biết gõ 10 ngón. Đừng ngại học kỹ năng mới để nâng cao trình độ và hiệu suất. Nếu không biết bắt đầu từ đâu, hãy nghĩ đến những việc bạn thường làm mà cảm thấy nản. Đó chính là các kỹ năng cần cải thiện.

7. Nói “Không” với các buổi họp không cần thiết

Thời gian dành cho các cuộc họp và tụ tập thực sự có thể lấn hết số giờ làm việc. Hãy tạo thói quen đánh giá từng cuộc họp hoặc buổi tụ họp mà bạn được mời: việc tham gia có bắt buộc không? Nếu sự hiện diện của bạn thực sự không cần thiết, nên từ chối một cách lịch sự.

8. Sắp xếp nhiệm vụ trong lịch

Bạn đã nghe về kỹ năng quản lý thời gian tên là time-boxing chưa? Quy trình rất đơn giản: dự kiến một khoảng thời gian nhất định để hoàn thành một đầu việc và hoàn thành đầu việc đó trong đúng khoảng thời gian đã định. Hãy thử “time-boxing” 1 - 2 nhiệm vụ ngay hôm nay. Cảm giác hoàn thành công việc sẽ khiến bạn thấy sảng khoái và có động lực vì làm việc đúng kế hoạch.

Những mẹo này giúp bạn trở thành người chủ động giải quyết công việc, chứ không phải nô lệ của các deadline. Đừng bỏ lỡ cơ hội này để thay đổi bản thân!