Dành một phút lập kế hoạch sẽ tiết kiệm được mười phút thực hiện.

Tiết kiệm thời gian

Dành một phút để lập kế hoạch cho các mục tiêu, hoạt động và thời gian của bạn trước sẽ tiết kiệm cho bạn mười phút công việc phải thực hiện. Lập kế hoạch trước một cách cẩn thận sẽ mang lại cho bạn 10 lần, một ngàn phần trăm sự đầu tư sức lực về cảm xúc, thể chất và tinh thần. Bạn chỉ mất từ 10 đến 12 phút để lập kế hoạch cho một ngày. Sự đầu tư này sẽ tiết kiệm cho bạn 100 đến 120 phút thực hiện, tương đương với hai giờ một ngày, hay 25% tăng về sản lượng hay khả năng thực hiện.

Sử dụng công cụ lập kế hoạch

Chìa khóa đối với năng suất cá nhân là sử dụng một công cụ lập kế hoạch thời gian tốt. Hầu như bất kỳ công cụ lập kế hoạch nào cũng có tác dụng nếu bạn đặt ra kỷ luật cho bản thân sử dụng nó như cốt lõi của hệ thống quản lý thời gian. Ngày nay, PalmPilots và máy trợ lý cá nhân dùng kỹ thuật số (PDA), kết hợp với máy tính cá nhân, có thể cho phép bạn lập kế hoạch thời gian với hiệu năng lớn hơn bất cứ thời điểm nào trong quá khứ.

Bắt đầu với danh sách chính

Bắt đầu bằng một danh sách chính như nền móng của kế hoạch thời gian của bạn. Viết ra mọi thứ mà bạn có thể nghĩ đến mà bạn sẽ cần làm trong tương lai không xác định. Khi các ý tưởng, mục tiêu và trách nhiệm phát sinh, viết chúng vào danh sách chính của bạn. Đừng tin vào trí nhớ của bạn.

Lập kế hoạch hàng tháng, hàng tuần và hàng ngày

Lập kế hoạch mỗi tháng trước bằng cách chuyển các mục từ danh sách chính vào danh sách tháng. Điều này được làm tốt nhất vào tuần cuối cùng của mỗi tháng. Lập kế hoạch trước cho mỗi tuần bằng cách chuyển các mục từ danh sách tháng vào danh sách tuần. Điều này được làm tốt nhất vào cuối tuần trước. Lập kế hoạch mỗi ngày trước bằng cách chuyển các mục từ danh sách tuần vào danh sách ngày và thêm những việc cần làm cho ngày hôm đó. Điều này được làm tốt nhất vào đêm hôm trước.

Lập kế hoạch chi tiết

Lập kế hoạch cho mọi dự án, cuộc họp và mục tiêu một cách chi tiết trước khi bắt đầu. Chính hành động lập kế hoạch sẽ giúp bạn suy nghĩ tốt hơn và chính xác hơn về mọi việc bạn làm. Bạn càng suy nghĩ nhiều và lập kế hoạch cho một việc, trên giấy, bạn càng thực hiện được việc đó nhanh hơn và hiệu quả hơn khi bắt đầu.

Tăng hiệu quả và khả năng

Việc lập kế hoạch thường xuyên đảm bảo rằng bạn dành nhiều thời gian hơn cho các hoạt động có giá trị cao hơn. Điều này làm tăng hiệu quả và khả năng của bạn trong mọi việc bạn làm. Có lẽ nguyên tắc quan trọng nhất trong tất cả là bạn hãy “nghĩ trên giấy!” Làm việc theo danh sách. Luôn viết ra những nhiệm vụ và các hoạt động của bạn trước khi bắt đầu. Sử dụng danh sách này như kế hoạch chi tiết của bạn.

Áp dụng Luật lập kế hoạch ngay bây giờ

Lập danh sách chi tiết

Hãy tạo ra một danh sách chi tiết gồm tất cả những việc bạn cần làm trong tương lai gần. Điều này giúp bạn có cái nhìn tổng quan và dễ dàng quản lý công việc hơn.

Phân tích và ưu tiên

Phân tích danh sách của bạn một cách cẩn thận và đặt những ưu tiên lên các mục trước khi bắt đầu. Đừng để sự cám dỗ dẫn bạn đến việc giải quyết những việc nhỏ trước. Hãy tập trung vào những hoạt động có tác động lớn nhất và ảnh hưởng lớn nhất đối với cuộc sống của bạn.

Kỷ luật và thực hiện

Đặt ra kỷ luật cho mình để chỉ thực hiện những hoạt động quan trọng nhất. Thực hiện chúng một cách nhanh chóng và xuất sắc. Khi bạn đã xây dựng được thói quen lập kế hoạch và sắp xếp các ưu tiên, mức căng thẳng của bạn sẽ giảm xuống, sản lượng của bạn sẽ tăng lên, và sự nghiệp của bạn sẽ được chắp cánh.