Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch là khả năng thiết lập chiến lược, phương pháp, quy trình quản lý các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu đã được xác định trước, trong một khoảng thời gian nhất định. Kỹ năng này đặc biệt cần thiết trong việc vạch ra một lộ trình rõ ràng, trực quan, có thể ngắn hạn hay dài hạn, trước khi bắt tay vào thực thi.

8 Bước lập kế hoạch công việc chi tiết, hiệu quả

Bước 1: Chia nhỏ kế hoạch theo ngày/ tuần/ quý/ năm

Một kế hoạch tổng thể bao gồm nhiều nhiệm vụ chồng chéo nhau. Do đó cần chia nhỏ các đầu việc và phân bổ thời gian theo ngày/ tuần/ quý/ năm tuỳ vào kế hoạch của mỗi người. Điều này đảm bảo thực hiện nhiệm vụ theo đúng thời hạn đã đặt ra.

Bước 2: Xác định mục tiêu công việc

Trước khi xây dựng một bản kế hoạch, cần xác định mục tiêu để hướng tới. Trong đó bao gồm việc dự đoán kết quả đạt được, thời gian để hoàn thành và hậu quả nếu không hoàn thành được mục tiêu. Nếu có nhiều mục tiêu cùng lúc, cần xác định mức độ quan trọng và ưu tiên.

Kỹ năng lập kế hoạch đòi hỏi mỗi người cần:

• Xác định rõ ràng mục tiêu phù hợp để hướng tới.

• Phân chia mục tiêu lớn bằng các mục tiêu nhỏ ngắn hạn

• Biết những điều kiện cần và đủ để thực hiện được mục tiêu.

Tham khảo mô hình SMART để xác định mục tiêu một cách rõ ràng, khách quan và phù hợp nhất:

• S - Specific – Mục tiêu đặt ra phải cụ thể, rõ ràng, chi tiết.

• M - Measurable – Mục tiêu có thể đo lường bằng những con số.

• A - Achievable – Mục tiêu phải có tính khả thi, không xa rời, phi thực tế.

• R - Realistic – Đảm bảo có đủ điều kiện thực tế để thực hiện mục tiêu.

• T - Time bound – Đặt ra thời hạn cụ thể để đạt được mục tiêu.

Bước 3: Liệt kê những công việc cần làm

Bước này cần liệt kê đầy đủ những công việc cần thực hiện trong mỗi giai đoạn, bao gồm cả những công việc nhỏ nhất. Việc này nhằm đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào, đồng thời phân bổ thời gian cho từng đầu mục công việc một cách hợp lý.

Bước 4: Sắp xếp đầu mục công việc theo thứ tự ưu tiên

Dựa vào phần liệt kê những đầu mục công việc cần làm, tiến hành sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên một cách khoa học, hợp lý. Đặt thời hạn thực hiện rồi đưa chúng vào bản kế hoạch cụ thể.

Bước 5: Phân bổ nguồn nhân lực hợp lý

Ở bước này, kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả sẽ rất cần thiết trong việc phân bổ nguồn nhân lực một cách hợp lý và tối ưu nhất.

Nếu là doanh nghiệp, hãy xác định nguồn nhân lực đang có bao nhiêu người và có những ai. Nếu là cá nhân, cần xem bản thân đang có gì và có bao nhiêu.

Ngoài việc nắm rõ số lượng, cần hiểu rõ đặc điểm của từng phòng ban, bộ phận rồi tiến hành phân bổ nhân sự đúng nơi, đúng việc, tránh lãng phí.

Bước 6: Triển khai công việc

Kỹ năng lập kế hoạch đòi hỏi mỗi cá nhân cần thường xuyên theo dõi sát sao, đảm bảo kế hoạch công việc đang triển khai đúng lộ trình, đúng thời hạn đã đặt ra.

Bước 7: Linh hoạt ứng phó với các vấn đề không mong muốn

Linh hoạt ứng phó với các vấn đề không mong muốn là một kỹ năng lập kế hoạch cần thiết và cực kỳ quan trọng.

Trên thực tế, hầu như ít có kế hoạch nào được triển khai đúng với những dự đoán ban đầu, các yếu tố khách quan tác động liên tục, đòi hỏi mỗi cá nhân, mỗi thành viên trong doanh nghiệp cần linh hoạt để ứng phó kịp thời với mọi tình huống, tránh làm gián đoạn kế hoạch đã đề ra.

Bước 8: Đo lường, đánh giá năng lực sau mỗi tuần

Cần đo lường, đánh giá năng lực sau một khoảng thời gian nhất để để biết các cá nhân, doanh nghiệp đang làm tới đâu? Có đi đúng lộ trình mà kế hoạch đề ra không? Có vấn đề nào phát sinh hay đang tiềm ẩn đâu đó không?

Đừng bỏ qua kỹ năng lập kế hoạch quan trọng này. Bởi bước này sẽ giúp mỗi cá nhân thẳng thắn nhìn nhận lại bản thân, xem xét những điểm cần cải thiện trong bản kế hoạch.