Trong thời đại làm việc từ xa, Zoom và các nền tảng hội nghị truyền hình khác đã trở thành công cụ không thể thiếu để kết nối mọi người. Tuy nhiên, khi nhà và nơi làm việc hòa quyện vào nhau, ranh giới giữa công việc và cuộc sống cá nhân đôi khi trở nên mờ nhạt, dẫn đến những tình huống không mong muốn—đôi khi khó xử, đôi khi lại vô cùng hài hước. Dù bạn là người tổ chức hay tham gia, việc hiểu rõ cách tham gia một cuộc họp ảo thành công không chỉ giúp bạn duy trì sự chuyên nghiệp mà còn khiến bạn trông thật sự tinh tế và thạo công nghệ.

1. Kiểm tra thiết bị trước khi tham gia cuộc họp

Để đảm bảo cuộc gọi video diễn ra suôn sẻ, hãy kiểm tra thiết bị của bạn trước cuộc họp. Sử dụng ứng dụng như Photo Booth (trên Mac) hoặc Cài đặt âm thanh (trên Windows) để kiểm tra webcam và micrô của bạn. Hãy chắc chắn rằng cả âm thanh và hình ảnh đều hoạt động tốt. Bên cạnh đó, do tốc độ internet ở nhiều khu vực hiện nay có thể bị ảnh hưởng bởi lượng người dùng tăng cao, bạn cần kiểm tra tốc độ mạng của mình. Để cải thiện chất lượng cuộc họp, tắt các ứng dụng không cần thiết, điều này giúp giảm bớt tải trọng cho máy tính và duy trì sự ổn định trong cuộc họp.

2. Bảo vệ cuộc họp của bạn khỏi những rủi ro

Nếu bạn là người tổ chức cuộc họp, hãy nhớ chỉ chia sẻ liên kết tham gia với những người bạn đã mời. Tránh công khai liên kết này, vì bất kỳ ai có nó đều có thể tham gia cuộc họp, kể cả những kẻ gây rối, hay còn gọi là ""Zoombombers"". Để ngăn ngừa tình huống này, hãy thiết lập mật khẩu cho cuộc họp và chỉ chia sẻ với những người tham dự đã được mời. Bạn cũng có thể khóa cuộc họp khi nó đang diễn ra, để ngừng bất kỳ ai tham gia mới, ngay cả khi họ có ID và mật khẩu cuộc họp. Nếu có người tham gia không đúng mực, bạn có quyền đuổi họ khỏi cuộc họp—và họ sẽ không thể quay lại trừ khi bạn cho phép.

3. Tham gia cuộc họp như một chuyên gia

Khi tham gia cuộc họp nhóm, luôn nhớ tắt micrô khi không nói. Điều này không chỉ giúp giảm tiếng ồn mà còn giữ không khí chuyên nghiệp. Hãy chọn một nơi yên tĩnh để tham gia cuộc họp, tránh xa các yếu tố gây phân tâm như tiếng ồn từ trẻ nhỏ, thú cưng hay các âm thanh lạ trong nhà. Đặc biệt, hạn chế các tiếng động như tiếng giấy xào xạc hay tiếng thở khi micrô của bạn đang mở.

Ngoài ra, khi sử dụng webcam, hãy đảm bảo rằng camera ở ngang tầm mắt và bạn nhìn thẳng vào ống kính khi nói chuyện. Đừng nhìn vào màn hình của mình, vì điều này có thể khiến bạn trông như đang lơ đãng nhìn sang một bên. Cũng chú ý đến ánh sáng trong phòng—đừng ngồi trước cửa sổ sáng, vì bạn sẽ bị lóa và chỉ hiện lên như một bóng đen. Nếu bạn không muốn hiển thị nền phòng mình, hãy tận dụng tính năng thay đổi hình nền của Zoom để tạo một không gian ảo chuyên nghiệp hơn. Tuy nhiên, tránh việc sử dụng bộ lọc hình ảnh quá mức (như biến mình thành một củ khoai tây), vì nó có thể làm giảm sự uy nghiêm của bạn, đặc biệt nếu bạn là người lãnh đạo trong cuộc họp.

4. Tập trung hoàn toàn vào cuộc gọi

Để cuộc họp diễn ra hiệu quả, bạn cần tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện. Tránh kiểm tra email, tin nhắn hay bất kỳ thứ gì không liên quan trong suốt cuộc họp. Hãy tắt thông báo và chuyển điện thoại sang chế độ im lặng để giảm thiểu sự phân tâm. Đặc biệt, đừng mang máy tính xách tay vào phòng tắm trong khi tham gia cuộc họp—điều này không chỉ thiếu chuyên nghiệp mà còn có thể gây sự chú ý không mong muốn.

Nếu bạn phải chia sẻ màn hình hoặc tài liệu trong cuộc họp, hãy chuẩn bị trước và đảm bảo các tệp, liên kết cần thiết đã sẵn sàng. Đừng để mọi người phải chờ đợi trong khi bạn tìm kiếm các tài liệu cần thiết. Sau khi cuộc họp kết thúc, đừng quên rời khỏi phòng họp một cách đúng mực, và nếu bạn là người tổ chức, hãy đợi cho đến khi tất cả mọi người rời đi trước khi kết thúc cuộc họp.

5. Cẩn thận với hành động và trang phục

Cuối cùng, hãy nhớ rằng những hành động như tập thể dục trên máy elip hay la hét với con cái trong cuộc họp sẽ làm giảm sự chuyên nghiệp của bạn. Đảm bảo rằng mọi người trong nhà của bạn hiểu được giờ họp và không làm phiền bạn trong thời gian đó. Cố gắng ăn mặc lịch sự, ít nhất là từ thắt lưng trở lên. Đừng quên chải tóc và mặc quần áo tử tế để tạo ấn tượng tốt với đồng nghiệp.

Với một chút chuẩn bị và sự chú ý đến các chi tiết nhỏ, bạn hoàn toàn có thể tạo ra ấn tượng mạnh mẽ trong các cuộc họp Zoom và duy trì sự chuyên nghiệp ngay cả khi làm việc từ xa.