Trong bối cảnh hiện nay, với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ, nhiều công ty và tổ chức đã sử dụng các hệ thống giám sát nhân viên để tăng cường năng suất, giảm thiểu hành vi sai phạm và đảm bảo hiệu quả công việc. Tuy nhiên, nghiên cứu gần đây của chúng tôi cho thấy rằng mặc dù giám sát có thể mang lại một số lợi ích nhất định, nhưng trong nhiều trường hợp, việc này lại có thể phản tác dụng và gây ra những hậu quả tiêu cực mà các nhà quản lý không lường trước được.

Sự gia tăng nhu cầu giám sát nhân viên

Vào tháng 4 năm 2020, khi đại dịch COVID-19 buộc các công ty phải chuyển sang làm việc từ xa, nhu cầu sử dụng phần mềm giám sát nhân viên đã tăng vọt. Các tìm kiếm trực tuyến liên quan đến các từ khóa như "giám sát nhân viên làm việc từ xa" đã ghi nhận mức tăng trưởng đáng kể lên đến 1.705%. Điều này phản ánh nhu cầu ngày càng cao của các doanh nghiệp trong việc theo dõi hiệu suất và hoạt động của nhân viên khi làm việc tại nhà. Các công cụ giám sát hiện đại ngày nay có thể theo dõi hoạt động trên máy tính, ghi nhận các thao tác gõ phím, theo dõi thời gian làm việc, thậm chí giám sát vị trí GPS hoặc thu thập dữ liệu sức khỏe từ các thiết bị đeo tay như đồng hồ thông minh. Tuy nhiên, mặc dù có những lợi ích rõ rệt từ việc giám sát, chẳng hạn như việc giảm thiểu hành vi gian lận hoặc nâng cao năng suất, nghiên cứu của chúng tôi lại chỉ ra rằng trong nhiều trường hợp, giám sát nhân viên lại có thể gây ra tác dụng ngược, thậm chí dẫn đến những hậu quả tiêu cực không mong muốn.

Khi giám sát phản tác dụng

Trong nghiên cứu đầu tiên của chúng tôi, chúng tôi đã tiến hành khảo sát trên hơn 100 nhân viên từ nhiều công ty khác nhau tại Mỹ. Các nhân viên này được chia thành hai nhóm: nhóm bị giám sát và nhóm không bị giám sát. Kết quả cho thấy những nhân viên được giám sát có xu hướng vi phạm các quy tắc và hành vi sai trái nhiều hơn so với những người không bị giám sát. Các hành vi như nghỉ giải lao không phép, không tuân thủ chỉ dẫn công việc, phá hoại tài sản, thậm chí là ăn cắp thiết bị văn phòng đều có tỷ lệ cao hơn ở nhóm bị giám sát. Tuy nhiên, khảo sát này chỉ cho thấy một mối tương quan mà không thể xác định rõ mối quan hệ nhân quả. Để làm rõ vấn đề này, chúng tôi đã tiến hành một nghiên cứu thử nghiệm thứ hai, trong đó 200 nhân viên tham gia thực hiện một loạt các nhiệm vụ. Một nửa trong số họ được thông báo rằng họ sẽ bị giám sát, trong khi những người còn lại không bị giám sát. Kết quả cho thấy nhóm nhân viên biết rằng mình đang bị giám sát thực tế có xu hướng gian lận nhiều hơn nhóm không bị giám sát, điều này cho thấy sự giám sát đôi khi lại tạo ra một động lực tiêu cực.

Nguyên nhân của hiệu ứng phản tác dụng

Tại sao sự giám sát lại có thể dẫn đến kết quả ngược lại với mong đợi? Câu trả lời có thể nằm ở sự kết hợp giữa các yếu tố bên ngoài như các quy định thưởng phạt và những tiêu chuẩn đạo đức nội tại của mỗi người. Các nghiên cứu trước đây đã chỉ ra rằng trong một số tình huống, giám sát có thể thúc đẩy hành vi tích cực, vì nhân viên nhận thức rõ rằng họ sẽ phải chịu trách nhiệm ngay lập tức nếu vi phạm quy định. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc, nơi giám sát được sử dụng như một công cụ chính để thúc đẩy năng suất, việc chỉ dựa vào các biện pháp thưởng phạt mà thiếu sự hỗ trợ về đạo đức và tự quản có thể phản tác dụng.

Nghiên cứu của chúng tôi cho thấy, khi nhân viên biết rằng mình bị giám sát, họ thường có xu hướng đổ lỗi cho người giám sát thay vì tự chịu trách nhiệm về hành vi của chính mình. Điều này làm giảm đi cảm giác tự chủ và tự chịu trách nhiệm của họ, khiến họ ít tuân thủ các tiêu chuẩn đạo đức mà họ thường tuân thủ khi không bị giám sát. Trái lại, khi không bị giám sát, nhân viên cảm thấy mình có trách nhiệm trực tiếp đối với hành vi của mình và do đó có xu hướng hành động đúng đắn hơn.

Đảm bảo công bằng trong việc giám sát nhân viên

Dù giám sát có thể mang lại một số lợi ích như ngăn ngừa gian lận, thúc đẩy hiệu suất và cải thiện sức khỏe, nhưng như nghiên cứu của chúng tôi đã chỉ ra, nếu không thực hiện đúng cách, nó có thể dẫn đến những tác động tiêu cực, đặc biệt là trong việc giảm cảm giác tự quản và trách nhiệm đạo đức của nhân viên. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là giám sát hoàn toàn không có giá trị. Thực tế, giám sát có thể được thực hiện một cách hiệu quả mà không làm tổn hại đến các giá trị đạo đức của nhân viên, điều quan trọng là phải duy trì sự công bằng và minh bạch trong quá trình giám sát.

Trong một thử nghiệm khác, chúng tôi đã thử nghiệm việc nâng cao nhận thức về sự công bằng trong việc đối xử giữa nhà tuyển dụng và nhân viên. Kết quả cho thấy, khi nhân viên cảm thấy họ được đối xử công bằng và minh bạch, họ ít có khả năng vi phạm quy định và gian lận, ngay cả khi họ biết rằng mình đang bị giám sát. Điều này cho thấy rằng việc xây dựng một môi trường làm việc công bằng và minh bạch không chỉ giúp gia tăng ý thức tự quản mà còn giúp giảm thiểu các tác động tiêu cực từ việc giám sát.

Các biện pháp để duy trì công bằng trong giám sát

Để giám sát nhân viên mà không làm suy giảm đạo đức và trách nhiệm của họ, các nhà lãnh đạo cần phải tạo ra một môi trường làm việc công bằng và minh bạch. Thay vì triển khai các hệ thống giám sát một cách đơn phương, các nhà quản lý nên thông báo rõ ràng mục tiêu và cách thức giám sát cho nhân viên, bao gồm việc giải thích rõ ràng khi nào cần giám sát và khi nào không cần thiết phải làm vậy. Một ví dụ điển hình là các nền tảng giám sát trong ngành tài chính như Symphony, nơi các nhà quản lý chỉ giám sát các cuộc trò chuyện của nhân viên trong phạm vi cần thiết để tuân thủ các quy định pháp lý, đồng thời đảm bảo bảo vệ quyền riêng tư của nhân viên.

Ngoài ra, các nhà lãnh đạo cũng nên tạo cơ hội cho nhân viên truy cập vào dữ liệu của chính họ, cũng như các dữ liệu tổng hợp ẩn danh từ các nhóm liên quan. Dữ liệu này có thể được sử dụng để hỗ trợ nhân viên trong việc phát triển nghề nghiệp, tham gia các chương trình chăm sóc sức khỏe, hoặc nhận thông tin về các cơ hội thăng tiến. Việc giải thích rõ ràng mục đích và phạm vi của việc giám sát có thể giúp tăng cường sự chấp nhận của nhân viên đối với việc giám sát, từ đó tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hiệu quả.

Kết luận

Giám sát nhân viên, khi được thực hiện đúng cách, có thể mang lại những lợi ích đáng kể như giảm thiểu tai nạn, thúc đẩy hiệu suất và cải thiện sức khỏe của nhân viên. Tuy nhiên, nếu không được triển khai một cách công bằng và minh bạch, giám sát có thể gây ra những tác động tiêu cực nghiêm trọng đối với sự tin tưởng và trách nhiệm của nhân viên, đồng thời có thể dẫn đến những hành vi trái đạo đức mà các hệ thống này cố gắng ngăn chặn. Do đó, để giám sát có hiệu quả, các nhà lãnh đạo cần phải đảm bảo sự công bằng và minh bạch, từ đó xây dựng một môi trường làm việc trong đó nhân viên cảm thấy được trao quyền và chịu trách nhiệm về hành vi của chính mình.