Trong nhiều tổ chức, khi gặp phải các vấn đề nội bộ, các nhà lãnh đạo thường phản ứng theo cách đơn giản: tổ chức khóa đào tạo. Đây thường là phương pháp được thực hiện một cách tự động, theo kiểu "Thiết kế khóa đào tạo, tổ chức đào tạo, rồi tiến lên." Tuy nhiên, đây không phải là cách thức đào tạo hiệu quả. Dù việc tổ chức đào tạo mang lại cảm giác rằng công ty đang làm gì đó để giải quyết vấn đề, nhưng thực tế, nó không thường xuyên giải quyết được các nguyên nhân gốc rễ của vấn đề. Thay vì tạo ra những kết quả lâu dài, phương pháp này thường chỉ tạo ra một khoản chi phí đáng kể cho doanh nghiệp mà không mang lại lợi ích thực tế. Theo báo cáo từ tạp chí Training, các công ty hiện nay chi tới 16% ngân sách của họ cho các chương trình đào tạo nhân viên. Đây là một khoản đầu tư lớn, nhưng điều đáng tiếc là nhiều tổ chức lại không thể đo lường được hiệu quả của các khoản chi này.

Dù vậy, đào tạo vẫn luôn là tuyến phòng thủ đầu tiên của nhiều tổ chức. Việc tổ chức các khóa học dường như là giải pháp đơn giản và nhanh chóng hơn so với việc tìm hiểu, phân tích và đánh giá các vấn đề cốt lõi trong tổ chức. Tuy nhiên, đây chỉ là một giải pháp tạm thời và không phải là phương án bền vững. Giống như một vết thương không được điều trị đúng cách sẽ không lành, các vấn đề trong tổ chức sẽ vẫn tồn tại và kéo dài nếu không được giải quyết đúng gốc rễ.

Vì Sao Đào Tạo Đơn Giản Không Đủ?

Theo một báo cáo của Forrester, có đến 40% nhân viên và quản lý không hài lòng với các chương trình đào tạo hiện tại. Vấn đề chính là các chương trình đào tạo thường không được thiết kế phù hợp với công việc thực tế và không đủ thu hút để người tham gia cảm thấy có động lực học hỏi. Đối với những nhân viên đã phải đối mặt với công việc hàng ngày bận rộn, các khóa đào tạo có thể bị xem là sự gián đoạn, làm giảm hiệu suất công việc. Hơn nữa, việc sử dụng lại các tài liệu đào tạo cũ, không còn phù hợp với xu thế hiện tại, thường không mang lại giá trị thực tế cho nhân viên. Đào tạo sẽ không thể hiệu quả nếu tổ chức không giải quyết được các vấn đề gốc rễ, đặt ra các mục tiêu rõ ràng và yêu cầu các nhà quản lý liên tục củng cố hành vi mà tổ chức mong muốn.

Thực tế, hầu hết các chương trình đào tạo tập trung vào việc cung cấp các kỹ năng cơ bản nhằm lấp đầy khoảng trống năng lực. Tuy nhiên, những khóa học này thường thiếu yếu tố tạo động lực để nhân viên áp dụng những gì họ đã học được vào công việc thực tế. HPWP Group đã giải quyết vấn đề này bằng cách làm rõ mục tiêu của các chương trình đào tạo: đó là những gì nhân viên cần làm thành thạo, suy nghĩ và cảm nhận sau khi hoàn thành khóa học. Điều quan trọng là không chỉ đào tạo mà còn phải duy trì và củng cố các kỹ năng mới thông qua phản hồi mang tính xây dựng, khuyến khích nhân viên áp dụng và duy trì động lực học hỏi lâu dài.

Đào Tạo Hay Không Đào Tạo?

Trước khi quyết định đầu tư vào một chương trình đào tạo, điều quan trọng là phải xác định xem liệu nó có thực sự cần thiết hay không. Dưới đây là ba câu hỏi bạn cần phải xem xét kỹ lưỡng:

1. Khoảng Trống Đào Tạo Sẽ Lấp Đầy Là Gì?

Thông thường, các chương trình đào tạo được triển khai để giải quyết sự khác biệt giữa hiệu suất mong muốn và thực tế. Tuy nhiên, trước khi lựa chọn giải pháp, bạn cần phải xác định rõ khoảng trống này. Ví dụ, nếu vấn đề phát sinh do quy trình công việc mới, thiết bị nâng cấp hoặc thay đổi chính sách, thì đào tạo có thể là giải pháp hợp lý. Tuy nhiên, nếu vấn đề không phải là một phần công việc quan trọng với nhân viên, hoặc không trực tiếp ảnh hưởng đến công việc của họ, họ sẽ thiếu động lực tham gia vào khóa học.

2. Nguyên Nhân Gây Ra Khoảng Trống Là Gì?

Không phải tất cả các khoảng trống đều liên quan đến hiệu suất công việc. Ví dụ, nếu nguyên nhân vấn đề là quy trình làm việc quá phức tạp hoặc thiếu sự hỗ trợ từ môi trường làm việc, đào tạo có thể không phải là giải pháp tối ưu. Nhân viên làm việc từ xa, ví dụ, thường thiếu cơ sở hạ tầng và các nguồn lực cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả. Trong trường hợp này, đào tạo không thể giải quyết được vấn đề cơ bản.

Nghiên cứu của Gallup cũng chỉ ra rằng chỉ có 7% nhân viên cho rằng thông tin công ty cung cấp là đáng tin cậy và minh bạch. Điều này cho thấy, nhiều vấn đề trong tổ chức có thể đến từ việc thiếu giao tiếp hoặc từ một môi trường làm việc không hiệu quả. Việc cải thiện giao tiếp nội bộ hoặc điều chỉnh cấu trúc tổ chức có thể mang lại kết quả tốt hơn so với việc tổ chức một khóa đào tạo.

3. Đào Tạo Có Phải Là Giải Pháp Tốt Nhất?

Đào tạo luôn tốn kém, và mặc dù nó có thể là giải pháp tốt nhất trong một số trường hợp, nhưng trong nhiều tình huống khác, các giải pháp khác có thể hiệu quả hơn. Ví dụ, nếu vấn đề không phải do thiếu kỹ năng mà là do sự phân công công việc không hợp lý, việc thay đổi cơ cấu công việc có thể giúp giải quyết vấn đề mà không cần tổ chức đào tạo.

Đầu tư vào một chương trình đào tạo không cần thiết có thể tiêu tốn rất nhiều thời gian và nguồn lực, do đó, các nhà lãnh đạo cần phải phân tích và đánh giá kỹ lưỡng vấn đề cốt lõi trước khi quyết định lựa chọn đào tạo như một giải pháp.

Sự Tham Gia Của Người Quản Lý

Khi quyết định rằng đào tạo là cần thiết, sự tham gia của các nhà quản lý là yếu tố quan trọng không thể thiếu. Gần đây, chúng tôi đã làm việc với một công ty lớn, nơi các giám đốc điều hành yêu cầu các nhà quản lý phát triển thế hệ lãnh đạo tiếp theo. Tuy nhiên, kế hoạch đào tạo của bộ phận học tập và phát triển không bao gồm việc phân bổ thời gian cho các nhà quản lý ưu tiên nhiệm vụ này, dẫn đến việc kế hoạch không đạt hiệu quả như mong đợi.

Trước khi triển khai bất kỳ chương trình đào tạo nào, bạn cần đặt câu hỏi:

Tại sao các nhà quản lý của chúng tôi không thúc đẩy nhân viên phát triển nghề nghiệp mạnh mẽ hơn? Có phải vì khối lượng công việc hiện tại quá tải?

Tại sao đây không phải là ưu tiên chính trong công ty?

Tại sao các nhà quản lý không chú trọng đến việc phát triển nhân viên của mình?

Mặc dù đào tạo có thể là một bước quan trọng trong việc phát triển nhân viên, nhưng nếu thiếu sự cam kết từ các nhà lãnh đạo cấp cao, chương trình đào tạo khó có thể mang lại hiệu quả như mong muốn. Các nhà quản lý cần phải tham gia vào quá trình này và đặt câu hỏi để đảm bảo rằng các chương trình đào tạo thực sự mang lại lợi ích và tác động tích cực đến tổ chức.

Kết Luận

Trước khi đầu tư vào bất kỳ chương trình đào tạo nào, các nhà lãnh đạo cần phải xem xét kỹ lưỡng vấn đề và xác định liệu đào tạo có phải là giải pháp tốt nhất hay không. Việc đánh giá đúng vấn đề và tìm ra giải pháp hiệu quả sẽ giúp tổ chức sử dụng nguồn lực một cách hợp lý, tránh lãng phí thời gian và chi phí. Khi các chương trình đào tạo được triển khai đúng cách, có sự tham gia của các nhà quản lý và được thiết kế phù hợp với nhu cầu thực tế, chúng sẽ mang lại giá trị thực sự và đóng góp vào sự phát triển lâu dài của tổ chức.