1. Ấn tượng đầu tiên

Đừng vội vã đối đầu với đối tác đàm phán bằng những yêu cầu cụ thể ngay từ đầu. Hãy tạo ra một không khí thân thiện và đáng tin cậy trước, thông qua những câu chuyện cá nhân nhẹ nhàng cùng với cử chỉ và thái độ hòa nhã. Hãy nhớ rằng, cơ hội để tạo ấn tượng đầu tiên không bao giờ có lần thứ hai. Sau khi đã thiết lập được sự tin cậy, bạn mới bắt đầu đi vào những chủ đề chính mà bạn muốn thảo luận.

2. Chú ý đến cử chỉ, thái độ và ngôn ngữ cơ thể

Có thể nói, ít nhất một nửa thông tin trong đàm phán được truyền tải qua các cử chỉ, thái độ và ngôn ngữ cơ thể của bạn. Một phần ba còn lại đến từ giọng điệu và cách bạn diễn đạt. Một nụ cười tươi và thái độ cởi mở sẽ nhanh chóng gây được thiện cảm từ phía đối tác. Nếu bạn thể hiện sự tôn trọng và đánh giá cao đối tác, điều này sẽ được thể hiện qua cách nói chuyện và cử chỉ của bạn. Để có thể thuyết phục thành công, bạn cần phải chắc chắn rằng bạn không làm giả vờ hay diễn kịch trong suốt quá trình đàm phán.

3. Xác định rõ mục tiêu và kiên trì theo đuổi

Nếu bạn không biết mình muốn gì, kết quả cuối cùng của cuộc đàm phán sẽ chẳng thể đạt được mong muốn. Trước khi bắt đầu đàm phán, bạn cần chia nhỏ mục tiêu cuối cùng thành các mục tiêu cụ thể mà bạn có thể thảo luận với đối tác. Càng nhiều mục tiêu cụ thể và rõ ràng, bạn càng dễ dàng đạt được kết quả mong đợi khi quá trình đàm phán kết thúc.

4. Lắng nghe đối tác

Một người đàm phán giỏi là người biết lắng nghe. Chỉ khi bạn thực sự quan tâm đến những gì đối tác nói, bạn mới có thể đưa ra những phản ứng hợp lý và có lợi cho mình. Trong khi đối tác trình bày, bạn cần chú ý đến tâm trạng, thái độ của họ để hiểu rõ hơn về nhu cầu và mong muốn thực sự của họ. Đôi khi, đối tác có thể muốn kéo cuộc trò chuyện đi theo một hướng khác, vì vậy việc lắng nghe và quan sát thái độ của họ rất quan trọng.

5. Sử dụng từ ngữ một cách khéo léo và linh hoạt

Hãy tránh việc nói thẳng rằng bạn có quan điểm khác biệt, thay vào đó, hãy nói rằng bạn đồng ý với phần lớn nhưng muốn nhấn mạnh một điểm cụ thể. Đừng trực tiếp cho rằng đối tác sai, mà hãy thảo luận về cách nhìn nhận vấn đề từ nhiều góc độ. Khi nói về giá trị của sản phẩm hoặc dịch vụ, đừng nói nó là "rẻ" vì điều đó có thể tạo ấn tượng không tốt về chất lượng. Nếu cuộc đàm phán chuyển sang vấn đề giá cả, hãy đưa ra các yếu tố như chất lượng sản phẩm, hình thức và phương thức thanh toán để giảm bớt sự căng thẳng xung quanh vấn đề giá.

6. Hỏi nhiều thay vì nói quá nhiều

Một người đàm phán giỏi biết cách đặt câu hỏi nhiều hơn là chỉ nói. Việc đặt câu hỏi không chỉ giúp bạn thu thập thông tin mà còn tạo cảm giác đối tác cảm thấy được lắng nghe và quan tâm. Các câu hỏi khéo léo sẽ giúp bạn hiểu được động cơ và ý định của đối tác. Tùy vào tình huống, bạn có thể đặt câu hỏi trực tiếp hoặc gián tiếp. Câu hỏi trực tiếp thường được sử dụng để giảm bớt khoảng cách khi bắt đầu đàm phán, còn câu hỏi gián tiếp có thể sử dụng để làm rõ hoặc xác nhận điều gì đó trong quá trình đàm phán.

7. Biết giới hạn đàm phán của mình

Một trong những yếu tố quan trọng để đàm phán thành công là biết rõ giới hạn của mình. Bạn phải biết đâu là điểm thấp nhất mà bạn có thể chấp nhận và đâu là điều không thể thay đổi trong cuộc đàm phán. Biết được giới hạn này sẽ giúp bạn quyết định khi nào nên kết thúc cuộc đàm phán và chuyển hướng sang giải pháp khác. Đàm phán không phải lúc nào cũng dẫn đến một hợp đồng, và nếu có một hợp đồng có thể gây bất lợi cho bạn, bạn cần đủ quyết đoán để không ký kết.

8. Sẵn sàng thỏa hiệp khi cần thiết

Để thành công trong đàm phán, đôi khi bạn cần có một tư duy linh hoạt và sẵn sàng thỏa hiệp. Một nhượng bộ nhỏ có thể mang lại một hợp đồng lớn hơn sau này. Đàm phán là một quá trình "cho và nhận", nơi bạn cần cân nhắc và chờ đợi. Hãy nhớ rằng kết quả cuối cùng phải là một sự trao đổi có lợi cho cả hai bên, chứ không phải chỉ tập trung vào lợi ích riêng của một bên.

9. Nhắc lại và tóm tắt các kết luận trong quá trình đàm phán

Để tránh hiểu lầm hoặc để cuộc đàm phán không đi chệch hướng, người đàm phán cần tóm tắt lại những điểm đã thỏa thuận trước khi chuyển sang chủ đề mới. Việc này giúp bạn chủ động điều tiết cuộc đàm phán, đồng thời có thể giải quyết những điểm chưa rõ. Nhắc lại các kết luận cũng giúp quá trình đàm phán trở nên mạch lạc, có hệ thống, và tạo nền tảng vững chắc cho các cuộc đàm phán tiếp theo.