Đàm phán những chiến lược hiệu quả

Những tiền lệ

• Nêu ví dụ cho thấy ý tưởng của bạn đã phát huy hiệu quả ở đâu. Những tiền lệ tốt nhất có thể có từ nơi làm việc hay cơ quan của bạn. Nếu không tìm được ví dụ minh họa gần gũi, hãy tìm kiếm trong ngành chuyên môn của mình.

• Khi nêu ý tưởng vận dụng tiền lệ, hãy nói: “Tôi biết rằng nó sẽ có hiệu quả bởi trước đó điều này đã diễn ra. Đây là một ví dụ về…”

Tính hợp pháp

• Khiến ý tưởng của bạn có vẻ hợp pháp bằng cách sử dụng các giấy tờ tài liệu. Một báo cáo dưới dạng văn bản sẽ củng cố thêm bài thuyết trình miệng.

• Thông tin từ tạp chí thương mại, ví dụ về sự thành công hay trích dẫn chuyên gia có tiếng đều cải thiện khả năng của bạn.

• Khi muốn cho mọi người thấy yếu tố hợp pháp, bạn có thể nói: “Đây là ví dụ minh họa cho những gì tôi đang đề cập tới” hay “Đây là chứng cớ bổ sung cho những gì tôi đang nói”.

Sự kiên trì

• Nếu nước rỏ xuống tảng đá, dần dần nó sẽ tạo ra một cái lỗ. Tương tự, bạn sẽ làm nản lòng ý kiến phản đối nếu kiên trì.

• Thể hiện sự kiên trì bằng cách không sử dụng từ "Không" trong câu trả lời. Làm nản lòng đối thủ bằng những nhận xét như: “Vâng, nhưng mà” hay “Khi nào chúng ta có thể gặp lại nhau?” hoặc “Nào chúng ta hãy tiếp tục cố gắng cho tới khi tìm ra giải pháp.”

Sự cạnh tranh

• Hãy để mọi người biết rằng bạn có nhiều sự lựa chọn. Họ sẽ cảm thấy không mấy yên tâm khi biết được rằng những gì bạn cần sẽ được thỏa mãn ở một nơi nào khác. Do đó, bạn có thể nói: “Nếu như anh không thể thì tôi sẽ đề nghị…” hay như: “Tôi có thể có được nhiều hơn từ…”.

Sự hiểu biết

• Hãy để mọi người được biết về chuyên môn của bạn. Thể hiện cho họ thấy trình độ của mình (và cả tính hợp pháp của chúng). Họ càng ấn tượng về khả năng của bạn thì bạn càng dễ dàng gây ảnh hưởng đối với họ.

• Thêm vào đó, hãy cho thấy sự hiểu biết của bạn kèm theo minh chứng thực tế và ví dụ minh họa về những lĩnh vực mà bạn đã thành công trước đây.

Sự hợp lý

• Hãy đưa cho mọi người các dữ liệu các nhận cho ý kiến của bạn. Việc đưa ra những dữ liệu đó dưới dạng văn bản (hợp pháp) sẽ giúp làm tăng thêm năng lực ảnh hưởng của bạn.

Vị thế

• Vị thế của bạn có thể có tác động tích cực hay tiêu cực. Nếu như mọi người nghĩ rằng bạn sẽ đưa ra quyết định bất chấp tới ý kiến mà họ nêu ra bởi vị thế của bạn cho phép bạn được làm như vậy thì họ sẽ tìm cách không chịu tuân thủ.

• Do vậy, nếu như bạn sử dụng tới yếu tố đó, hãy chỉ coi nó như là phương sách cuối cùng, chỉ nên tạm thời nhắc nhở mọi người về chức vụ mà bạn đang nắm giữ.

• Bạn cũng có thể đề cao quyền lực của mình bằng cách đề cập tới mối quan hệ giữa bạn và những nhân vật có vị trí cao hơn. Ví dụ như bạn hãy nói: “Ngài Chủ tịch đã nói với tôi rằng…”

Sử dụng chiến thuật cả hai bên cùng thắng

Để đảm bảo rằng nhóm của bạn có sự hợp tác chặt chẽ và không bị ảnh hưởng bởi việc cạnh tranh bất lợi, hãy nắm vững chiến thuật cả hai bên cùng thắng trước khi tiến hành đàm phán.

Hãy chuẩn bị tinh thần hết sức chu đáo và xem xét đánh giá tất cả những thông tin phù hợp hiện có liên quan tới vấn đề cần bàn bạc, hãy mang tất cả những bản ghi chép tới nơi đàm phán nếu như bạn không tin chắc là sẽ nhớ được những vấn đề quan trọng.

Liệt kê tất cả những kết quả hợp lý có thể có được, chỉ ra kết quả nào sẽ mang lại nhiều lợi ích nhất cho bạn và nhóm của bạn, kết quả nào có thể được coi là vị trí thoát lui có thể chấp nhận được. Quyết định xem bằng cách nào bạn có khả năng phản công lại với những kết quả khác, và hãy bổ sung những ý tưởng nào này trong bản ghi chép của mình.

Khi bắt đầu đàm phán

• Xác định hay thiết lập (phụ thuộc vào việc đối tượng bạn sẽ đàm phán là ai, và vị trí của bạn trên bàn đàm phán là gì) một mục tiêu chung, cho dù là không chi tiết. Điều này sẽ giúp tăng cường một bầu không khí hòa hợp nhất trí, trái ngược với tình trạng đối kháng.

• Đưa ra một số nguyên tắc cơ bản – điều này có thể bao gồm cả việc không được ngắt lời, tôn trọng lắng nghe, tập trung, chú trọng vào sự kiện hơn là vào việc chỉ trích cá nhân.

• Nêu rõ quan điểm và nhu cầu của mình, sử dụng từ tôi khi phát biểu và ngôn ngữ không mang tính thiên vị.

• Đòi hỏi những người khác cũng diễn đạt vấn đề theo cách tương tự. Chăm chú lắng nghe họ, nêu câu hỏi khi bạn không hiểu rõ được vấn đề.

Trong khi đàm phán

• Nêu ra những quan điểm lập trường và những mối quan tâm chung, coi chúng là cơ sở dẫn tới giải pháp.

• Luôn đưa ra lời giải thích cho các quyết định của bạn khi không tán thành lời đề xuất.

• Hãy tỏ ra quyết đoán nhưng không quá quyết liệt (tham khảo Tính quyết đoán, trang

• Đừng nên đổ lỗi – điều này hết sức phản tác dụng và làm phương hại tới bầu không khí đàm phán.

• Giữ cho cuộc thảo luận đi theo đúng hướng và càng ngắn gọn càng tốt.

• Xem xét giải quyết các vấn đề trong hiện tại và tương lai chứ không phải là trong quá khứ.

• Diễn giải và tóm tắt vấn đề để chắc chắn rằng bạn có thể hiểu mọi việc thấu đáo.

Cuối buổi đàm phán

• Ghi lại những vấn đề đã được nhất trí. Thông báo về chúng cho tất cả những người có liên quan tới cuộc đàm phán.

• Đừng nên đưa ra nhiều hơn những gì bạn phải làm khiến giảm bớt giá trị của việc đã đạt được một sự thỏa hiệp