1. Thiết kế một nhóm – Làm việc hiệu quả

Đề ra sứ mệnh hoạt động cho nhóm

Nhóm cần có một mục đích rõ ràng. Họ cần biết cách thức hoạt động của mình phù hợp với chiến lược và cơ cấu tổ chức tổng thể. Họ muốn hiểu lý do nhóm được lập ra và nhiệm vụ cần hoàn thành.

Xác định vai trò, phạm vi và yêu cầu

Các thành viên trong nhóm cần nắm rõ phương thức hoạt động. Điều này giúp họ bắt tay vào công việc nhanh chóng và giảm xung đột.

Lên kế hoạch bàn giao trách nhiệm

Nếu nhóm hoạt động lâu dài, bạn cần đảm nhận nhiều trách nhiệm quản lý nhóm. Lập biểu đồ đánh dấu các cột mốc quan trọng để khích lệ sự chuyển giao công việc. Đảm bảo kế hoạch đào tạo thích hợp để quá trình này hiệu quả.

Xác định cơ cấu tối ưu

Quyết định nhóm nên hoạt động theo hình thức xen kẽ chức năng hay tập hợp những người làm cùng công việc. Quyết định này phụ thuộc vào việc tổ chức có cần xóa bỏ rào cản giữa các phòng ban hay tạo cam kết cho mục tiêu chung.

– Hãy hiểu rõ mục đích của nhóm. Nắm vững những vấn đề sau:

• Công việc của nhóm sẽ là gì?

• Đó sẽ là nhóm hoạt động tạm thời hay lâu dài?

• Các khách hàng của bạn là những ai?

• Cách thức xác định đánh giá những thành công đạt được của bạn là gì?

• Sẽ gặp phải những sức ép nào?

• Bạn muốn chịu trách nhiệm về những vấn đề gì?

2. Lựa chọn thành viên của nhóm – Làm việc hiệu quả

– Soạn thảo một bản miêu tả sơ lược cho mỗi người và vị trí trong nhóm. Bản miêu tả đó cần bao gồm những thông tin sau:

• Những kinh nghiệm làm việc nhóm trước đây

• Những kinh nghiệm làm việc trước đây

• Những kỹ năng chuyên môn cần thiết

• Kỹ năng giao tiếp

• Thái độ sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm

• Sự tự tin

• Trình độ phù hợp.

Lựa chọn người lãnh đạo nhóm. Nếu có thể hãy đề nghị những thành viên của nhóm cùng tham gia vào hoạt động lựa chọn này. Một người lãnh đạo thành công sẽ là người có khả năng:

• Khuyến khích sự tham gia của mọi người

• Lắng nghe

• Nắm vững văn hóa công ty

• Sẵn sàng chịu đựng rủi ro

• Đưa ra ý kiến phản hồi có tính xây dựng

• Hiểu rõ động lực của nhóm

• Thích khích lệ mọi người

• Duy trì được động lực phát triển.

– Lựa chọn thành viên của nhóm. Trong khi từ 10 đến 12 thành viên có thể là một con số lý tưởng thì những nhóm nhỏ chỉ gồm có 5 thành viên hay nhóm lớn bao gồm tới 15 thành viên cũng vẫn có khả năng hoạt động rất tốt. Hãy nên lựa chọn những người có được các kỹ năng chuyên môn cần thiết. Và cũng nên tìm kiếm những có kỹ năng xã hội và kỹ năng làm việc nhóm nhằm bổ sung tính cách cho nhau.

3. Bắt tay vào việc xây dựng nhóm – Làm việc hiệu quả

• Tổ chức buổi họp: Giải thích mục đích hoạt động của nhóm.

• Nêu rõ mục tiêu: Đặt ra mục tiêu và cách thức đánh giá mọi người.

• Chế độ khen thưởng: Quy định khen thưởng cho việc đạt được mục tiêu.

• Chia sẻ chiến lược: Chia sẻ chiến lược cải tiến hoạt động cùng nhóm. Nếu chưa có chiến lược, đề nghị ý kiến đóng góp; nếu đã có, yêu cầu phản hồi.

• Quyền lợi tham gia: Nêu rõ quyền lợi của việc tham gia vào nhóm. Khi thành viên nhận thấy quyền lợi, họ sẽ nhiệt tình hơn.

• Thỏa thuận nguyên tắc: Sử dụng biểu mẫu để xác định hành vi chủ đạo giúp các thành viên làm việc hòa hợp. Dán nguyên tắc ở vị trí dễ thấy để không bị lãng quên.

• Xác định kỹ năng: Xác định kỹ năng của các thành viên để thấy họ có thể bổ sung cho nhau như thế nào.

• Gặp gỡ thường xuyên: Gặp gỡ chính thức và không chính thức để duy trì động lực phát triển của nhóm.

• Tuyên dương thành công: Tổ chức tuyên dương những thành công đã đạt được, đặc biệt là thành tích có thể đánh giá được. Hoạt động này củng cố mối liên kết trong nhóm và khích lệ tinh thần tự hào.

• Phân chia trách nhiệm: Cho phép thành viên đảm nhận trách nhiệm phù hợp với tinh thần sẵn sàng và trình độ đào tạo. Tăng mức độ ủy thác trách nhiệm sau mỗi khoảng thời gian để củng cố quyền tự chủ.

• Tuyển dụng đa dạng: Tuyển dụng người có kỹ năng chuyên môn và xã hội bổ sung cho nhau. Sự đa dạng thách thức nhóm tìm ra nhiều lựa chọn hơn trước khi đưa ra quyết định, đẩy mạnh sáng tạo và tăng cường chất lượng quyết định.