Khi mở một email, bạn có bao giờ nghĩ "Lại là một email không mong muốn"? Vậy tại sao lại không hứng thú với những gì người gửi đề nghị? Đơn giản là vì người gửi không chuyên nghiệp và không biết cách viết email hiệu quả.

Hãy chắc chắn rằng mọi người muốn nhận email từ bạn

Spam là những email không mong muốn. Bạn cần đảm bảo người nhận đồng ý nhận email từ bạn, nếu không email của bạn rất dễ bị vào thư mục spam.

Cá nhân hóa email

Một cách tiếp cận cá nhân sẽ giúp bạn tạo ấn tượng. Trước khi gửi, hãy nghiên cứu kỹ về người nhận và công ty họ làm việc, các vấn đề họ đang gặp phải, và các đề xuất liên quan.

Phân loại đối tượng

Hãy chia đối tượng của bạn thành các nhóm nhỏ để có thể nhắm đúng mục tiêu hơn. Phân loại có thể dựa trên ngành nghề, vị trí, quy mô công ty, vấn đề họ đang gặp phải,…

Giữ phong cách chuyên nghiệp

Tên người gửi cần dễ nhận biết. Đảm bảo email của bạn không có lỗi chính tả, và luôn viết đúng cách chào hỏi phù hợp. Dòng tiêu đề và phần mở đầu email cũng phải ngắn gọn, rõ ràng. Đừng quên phần chữ ký, giới thiệu ngắn gọn về bản thân, công ty và thông tin liên hệ.

Loại bỏ phần thừa thãi

Email cần ngắn gọn và đi thẳng vào vấn đề. Độ dài lý tưởng của email là 50-125 từ. Tránh sử dụng ngôn ngữ mơ hồ, thay vào đó, hãy sử dụng câu văn dễ hiểu.

Tránh dùng nhiều màu sắc, phông chữ và liên kết

Đừng làm email quá màu mè hay sử dụng nhiều phông chữ, vì điều này có thể gây khó chịu cho người nhận. Chỉ nên chèn một liên kết duy nhất và sử dụng phông chữ đơn giản.

Không đính kèm tệp tin

Các tệp đính kèm dễ khiến email bị xem là spam, vì chúng có thể chứa phần mềm độc hại. Hãy tránh gửi tệp tin trong email lạnh.

Viết một CTA mạnh mẽ

Mục đích của email là gì? Nhận phản hồi, hẹn lịch demo, mua hàng, hay tải tài liệu? Đảm bảo rằng CTA là điểm nhấn trong email và chỉ có một CTA duy nhất.

Tránh lỗi ngữ pháp và chính tả

Lỗi chính tả có thể làm giảm sự uy tín của bạn và khiến email bị gửi vào thư mục spam. Hãy luôn kiểm tra lại email trước khi gửi.

Thiết kế email dễ đọc trên di động

Vì 81% người dùng kiểm tra email qua điện thoại, bạn cần đảm bảo email hiển thị đúng trên tất cả các thiết bị.

Lên lịch gửi email

Sử dụng công cụ tự động hóa email giúp bạn tiết kiệm thời gian và gửi email tới nhiều người một cách hiệu quả.

Cho phép người nhận hủy đăng ký

Cung cấp liên kết hủy đăng ký trong email thể hiện sự tôn trọng người nhận và giúp duy trì danh tiếng của bạn.

Kích thích cảm xúc và sử dụng từ ngữ mạnh mẽ

Sử dụng các từ khóa kích thích cảm xúc hoặc từ ngữ mạnh mẽ để thu hút sự chú ý của người nhận, chẳng hạn như từ ngữ gợi sự tò mò, thừa nhận giá trị của người nhận, hoặc tạo cảm giác cấp bách.

Tránh từ ngữ gây mất lòng tin

Tránh sử dụng các từ như "chỉ", "hy vọng", "xin lỗi", "rõ ràng" vì chúng có thể làm giảm sự tin cậy của bạn và khiến người nhận cảm thấy thiếu thuyết phục.