Cách viết email doanh nghiệp chuyên nghiệp

Email doanh nghiệp ảnh hưởng rất nhiều đến hình ảnh và uy tín thương hiệu của công ty bạn. Để viết một email gửi cho khách hàng, đối tác hay và hiệu quả cao, hãy lưu ý các mẹo sau:

Những điều cần biết trước khi gửi email doanh nghiệp

• Tránh soạn email khi tâm trạng không tốt để ngôn ngữ không ảnh hưởng đến nội dung email.

• Tìm hiểu kỹ đối tượng nhận email để sử dụng văn phong phù hợp.

• Gửi email vào khoảng 8-9h sáng để tăng tỷ lệ check email và phản hồi.

Các mục cần quan tâm khi gửi email doanh nghiệp

1. Tiêu đề email:

o Gây sự chú ý và tóm tắt nội dung của email.

o Nếu gửi email tới công ty, doanh nghiệp, nên để tên doanh nghiệp ở dòng tiêu đề.

2. Lời mở đầu và lời kết thúc email:

o Cách chào hỏi, xưng hô với khách hàng, đối tác tùy vào mức độ thân thiết.

o Dùng tiếng Anh hoặc tiếng Việt đều được.

3. Định dạng văn bản:

o Sử dụng gạch đầu dòng, gạch ngang.

o Đánh số thứ tự cho các hạng mục.

o Viết nghiêng các cụm từ chuyên ngành hoặc đặc biệt.

o Viết hoa, in đậm nội dung quan trọng.

o Chia nhỏ nội dung email thành từng đoạn nhỏ.

4. Hình ảnh và tệp đính kèm:

o Gửi file trực tiếp hoặc qua Google Drive.

o Đặt tên file rõ ràng, đánh số thứ tự nếu gửi nhiều file.

5. Chữ ký trong email:

o Để chữ ký to, rõ ràng, cung cấp đầy đủ thông tin.

o Nhân viên sale, marketing có thể để số điện thoại trong chữ ký.

6. Sử dụng ngôi nhân xưng hợp lý:

o Gửi email đại diện cho công ty: xưng "chúng tôi".

o Email cá nhân: xưng "tôi".

o Mối quan hệ thân thiết: xưng hô anh/chị.

7. Nội dung email doanh nghiệp:

o Soạn thảo nội dung ngắn gọn, súc tích, tập trung vào chủ đề chính.

o Tránh lan man, dài dòng.