Để nâng cao chất lượng công việc, xu hướng chuyên môn hóa từng khía cạnh nhỏ trong công việc dần trở thành lựa chọn mà mọi doanh nghiệp đều ưu tiên. Kéo theo yêu cầu cao trong vấn đề phối hợp, điều hành làm việc nhóm trong tổ chức. Và một lần nữa, công nghệ thông tin chính là nền tảng mang đến sự thuận lợi trong quản lý thông qua các phần mềm hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả.

1 - Làm việc nhóm là gì?

Làm việc nhóm là hình thức làm việc tập thể, trong đó các thành viên cùng phối hợp với nhau một cách khoa học theo sự sắp xếp của trưởng nhóm để hoàn thành một công việc, một dự án.

Mỗi thành viên sẽ đảm nhận một phần việc cụ thể, có sự gắn kết chặt chẽ với phần việc của những thành viên khác. Trong quá trình làm việc, mọi người trong nhóm sẽ thường xuyên tương tác, trao đổi, quan sát tiến độ và công việc của nhau để đảm bảo tổng thể công việc được triển khai theo đúng tiến độ, kết quả công việc được hoàn thành theo đúng tiêu chuẩn kỳ vọng.

2 - Khi nào thì nên làm việc nhóm

2.1. Số lượng công việc tăng lên

Một công việc sẽ gồm nhiều bước hoàn thành, khi công việc ít, một người có thể đảm nhận trọn vẹn mọi bước công việc, như vậy, cả bước công việc là sở trường và không sở trường họ đều đảm nhận. Tốc độ hoàn thành có thể chậm do mất nhiều thời gian ở bước công việc không phải sở trường, nhưng do việc ít, thời gian nhiều nên không sao.

Nhưng một khi việc nhiều lên, thời gian không thay đổi thì với tốc độ như vậy chắc chắn không đạt hiệu quả. Lúc này, doanh nghiệp cần chia nhỏ công việc theo bước, phân công các bước giống nhau cho người có năng lực giỏi ở khía cạnh đó, vậy mới có thể nâng cao tốc độ hoàn thành.

2.2. Đòi hỏi tiêu chuẩn cao trong từng nhiệm vụ

Khách hàng ngày càng đặt ra nhiều tiêu chuẩn hơn cho từng bước cung cấp sản phẩm dịch vụ. Do đó, mỗi bước quy trình cần có sự chuyên môn hóa cao. Muốn vậy, một người không thể đảm nhận nhiều bước mà nên đảm nhận nhiều lượng việc ở cùng một bước.

2.3. Xu hướng cải tiến công việc ở xuất hiện ở vài khía cạnh nhiệm vụ

Theo thời gian, mỗi công việc đều đòi hỏi những cải tiến, thay đổi, đòi hỏi doanh nghiệp phải tiến hành đào tạo, cập nhật tay nghề, kiến thức cho nhân viên. Tuy nhiên, việc cải tiến này thường chỉ tập trung ở 1 – 2 khía cạnh công việc.

Nếu mỗi người đảm nhận trọn công việc thì khi đào tạo phải đào tạo tất cả nhân sự, rất tốn kém nguồn lực. Thay vào đó, với doanh nghiệp áp dụng làm việc nhóm, khi phát sinh cải tiến, chỉ cần tiến hành đào tạo lượng nhân viên nhỏ đảm nhận phần việc ở 1 – 2 khía cạnh cải tiến đó, những nhân viên còn lại vẫn triển khai phần việc của họ bình thường.

3 - Các công cụ hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả

3.1. Phần mềm Trello

Trello là phần mềm lên kế hoạch, quản lý thời gian và sắp xếp công việc hiệu quả. Không chỉ thống nhất quy trình trong toàn hệ thống doanh nghiệp, Trello còn cung cấp khả năng tự động hóa một số bước công việc, giúp tinh giản thao tác cho quá trình triển khai liên kết các nhiệm vụ trong đội nhóm.

Các tính năng nổi bật

• Giao diện trực quan với các thẻ nội dung, giúp người dùng nhanh chóng điều hướng đến nơi mà mình cần truy cập thông tin.

• Đồng bộ trên nhiều thiết bị ngoại vi, thuận lợi kết nối nhiều ứng dụng khác

• Hỗ trợ sắp xếp, phân công nhiệm vụ theo vị trí hoặc theo tình trạng công việc

• Lập kế hoạch từng dự án và chia nhỏ từng bước hoàn thành nhiệm vụ

• Điều chỉnh lịch trình triển khai dự án nhanh chóng khi phát sinh những tình huống ngoài kế hoạch, đảm bảo tiến độ hoàn thành đúng yêu cầu.

• Cung cấp công cụ cho từng nhân viên tự quản lý phần việc của riêng mình, tránh tình trạng ùn ứ làm giảm chất lượng hoàn thành.

• Robot tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại hằng ngày, giúp toàn đội nhóm tập trung những nhiệm vụ quan trọng.

• Khi bị ngắt kết nối internet, mọi thao tác vẫn được ghi nhận và sẽ được Trello đồng bộ hóa sau khi kết nối trở lại.

Hiện nay Trello đang cung cấp 04 gói dịch vụ:

3.2. Phần mềm Microsoft To-Do

Là phần mềm làm việc nhóm được phát triển bởi hãng Microsoft, hỗ trợ lên kế hoạch và triển khai công việc nhóm hiệu quả. Phần mềm giúp cá nhân và cả đội nhóm theo sát tiến độ công việc, nếu có bất cứ biến động nào có nguy cơ gây trễ nải, phần mềm sẽ thông báo ngay để mọi người kịp thời điều chỉnh.

Các tính năng nổi bật

• Giao diện thân thiện, dễ thích ứng sử dụng nhanh

• Tích hợp chức năng nhắc nhở công việc hằng ngày

• Tùy chỉnh danh sách nhiệm vụ nhanh chóng cho cả cá nhân và đội nhóm trong phạm vi được phân quyền

• Chia sẻ danh sách nhiệm vụ thông qua kết nối trực tuyến nhanh và chuẩn xác đến các thành viên

• Đồng bộ trên nhiều thiết bị ngoại vi giúp linh hoạt không gian và thời gian xử lý công việc

Phiên bản miễn phí cung cấp chức năng quản lý làm việc nhóm ở mức cơ bản, phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp sử dụng. Nếu cần chức năng cao cấp hơn, người dùng cần liên hệ bên cung cấp phần mềm để được cung cấp bảng giá mới nhất.

3.3. Phần mềm FastWork Project

FastWork Project giúp doanh nghiệp nâng cao khả năng quản lý các công việc trong một hoặc nhiều dự án cùng lúc. Mọi tiến độ triển khai đều được kiểm soát chặt chẽ thông qua các thiết bị ngoại vi, tương thích mọi hệ điều hành, giúp việc gắn kết, trao đổi thông tin, phối hợp triển khai công việc diễn ra nhanh và hiệu quả.

Các tính năng nổi bật

• Giao diện tổng quan giúp xem xét nhanh mọi khía cạnh liên quan đến hoạt động nhóm gồm tình trạng đầu việc, tiến độ triển khai, trạng thái thực hiện công việc.

• Thiết lập các nội dung từng hạng mục trong dự án dễ dàng, ví dụ: dự án mẫu, sản xuất, Logistics, thi công…

• Điều chuyển nhiệm vụ giữa các nhân viên, điều chỉnh thời gian giao việc dễ dàng

• Theo dõi tính chất phụ thuộc giữa các công việc trong dự án dễ dàng

• Tạo nhanh phiếu thu – chi ngay trên phần mềm, kiểm soát tốt hoạt động thu chi trong dự án

• Cảnh báo độ chênh lệch giữa tiến độ kế hoạch và tiến độ thực tế

Hầu như mọi vấn đề trong quản lý và điều phối làm việc nhóm mà một dự án yêu cầu, phần mềm FastWork Project đều cung cấp đầy đủ. Nhiều tính năng hữu ích chỉ với một phần mềm nhỏ gọn, nên mức phí gói dịch vụ tính ra vẫn rất tiết kiệm

3.4. Phần mềm Asana

Asana giúp quản lý số lượng đầu việc, quản lý phân công nhiệm vụ và quản lý tiến độ triển khai dễ dàng. Người sử dụng được cung cấp những tính năng giúp việc trao đổi thông tin giữa các thành viên nhanh chóng, thuận lợi, nâng cao hiệu suất hoàn thành nhiệm vụ.

Các tính năng nổi bật

• Tính năng thiết lập lịch làm việc và ưu tiên nhiệm vụ tùy chỉnh

• Kiểm soát chặt chẽ khối lượng công việc và thời gian triển khai công việc

• Cung cấp nhiều biểu mẫu giúp mỗi thành viên dễ dàng thiết lập các báo cáo khi cần thiết hoặc theo cài đặt tự động báo cáo theo lịch trình

• Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại giúp tiết kiệm thời gian làm việc

• Mọi tác vụ được lưu trữ đầy đủ, mỗi thành viên tùy theo phân quyền đều có thể vào trích xuất để sử dụng

• Cung cấp tính năng bình luận trong mỗi nhiệm vụ, cho phép các thành viên trao đổi và truyền dữ liệu dưới nhiều định dạng cho các thành viên nhóm trực tiếp trên giao diện của nhiệm vụ đó

• Tính năng xác minh danh tính 2 lần giúp tăng độ bảo mật thông tin