Trước khi đại dịch COVID-19 bùng phát, hầu hết các cuộc họp đều được tổ chức trực tiếp. Các cuộc họp trực tuyến thường chỉ được sử dụng cho một số ít nhân viên hoặc đối tác làm việc từ xa. Tuy nhiên, kể từ khi phải thích nghi với mô hình làm việc từ xa (WFH), nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang hình thức họp online. Mặc dù vậy, việc tổ chức một cuộc họp online hiệu quả vẫn là một thử thách không nhỏ, và không phải lúc nào cũng dễ dàng.

Khi tổ chức họp online, bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều vấn đề: sự cố kỹ thuật, tiếng ồn từ gia đình, sự mất tập trung của người tham gia hoặc thậm chí là thái độ thoải mái quá mức. Nếu không chuẩn bị kỹ lưỡng và không có nguyên tắc rõ ràng, một cuộc họp online có thể dễ dàng trở nên lạc hướng, gây lãng phí thời gian của tất cả mọi người. Vậy với vai trò người tổ chức, bạn cần phải làm gì để đảm bảo cuộc họp diễn ra hiệu quả và trôi chảy? Dưới đây là một số kỹ năng và chiến lược điều hành cuộc họp online mà bạn có thể áp dụng ngay cả khi hết giãn cách xã hội.

1. Thiết lập quy chuẩn công nghệ

Một trong những yếu tố quan trọng nhất trong việc tổ chức họp online chính là công nghệ. Mỗi nhân viên có thể sử dụng các thiết bị khác nhau khi làm việc từ xa, chẳng hạn như máy tính xách tay, điện thoại thông minh hay máy tính bảng. Điều này có thể dẫn đến các vấn đề như "app không mở được trên điện thoại", "mic không hoạt động" hoặc "máy tính không có âm thanh". Để tránh những sự cố này, bạn cần thiết lập quy chuẩn công nghệ rõ ràng trước mỗi cuộc họp. Điều này bao gồm yêu cầu nhân viên kiểm tra thiết bị, mạng internet và phần mềm trước cuộc họp. Ngoài ra, hãy thống nhất sử dụng nền tảng họp trực tuyến ổn định và dễ sử dụng.

Một điểm quan trọng khác là bạn nên cân nhắc việc đầu tư cho nhân viên các thiết bị hỗ trợ chất lượng, như tai nghe và micro chất lượng cao, đặc biệt là đối với những người làm việc trong môi trường ồn ào như gia đình đông người. Điều này sẽ giúp giảm tiếng ồn xung quanh và nâng cao chất lượng cuộc họp.

2. Bám sát các bước tổ chức họp cơ bản

Dù là cuộc họp online hay offline, bạn vẫn cần tuân thủ các bước cơ bản trong việc chuẩn bị cuộc họp. Cần có một khung chương trình chi tiết, thời gian dự kiến cho từng hạng mục và mục tiêu rõ ràng. Trước khi bắt đầu cuộc họp, hãy thông báo lý do triệu tập mọi người, mục tiêu của cuộc họp và kết quả bạn mong muốn đạt được. Điều này giúp mọi người hiểu rõ mục đích và dễ dàng theo dõi cuộc họp. Một cuộc họp được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ tránh được tình trạng lan man, lạc đề và giúp cuộc họp diễn ra suôn sẻ hơn.

3. Đừng đánh giá thấp nhu cầu kết nối

Mặc dù cuộc họp online có thể nhằm mục đích chia sẻ thông tin, tìm giải pháp hoặc thông báo chính sách, nhưng một lý do quan trọng khác là giúp các thành viên trong nhóm kết nối với nhau. Đặc biệt là trong thời kỳ đại dịch, khi rất nhiều người cảm thấy bị cô lập và thiếu sự kết nối với đồng nghiệp, việc tổ chức các cuộc họp online sẽ tạo cơ hội để mọi người giao lưu và xây dựng mối quan hệ tốt hơn. Một cuộc họp thú vị và hiệu quả sẽ tạo ra một không gian giao tiếp tích cực, từ đó cải thiện tâm trạng và hiệu suất làm việc của nhân viên.

Ngoài ra, một hoạt động team-building ngắn hoặc một trò chơi vui nhộn sẽ giúp làm ấm bầu không khí, khởi động cuộc họp và khuyến khích các thành viên tham gia tích cực hơn.

4. Tắt tiếng khi cần thiết

Tiếng ồn xung quanh, như tiếng gõ bàn phím, tiếng TV, tiếng động từ vật nuôi và trẻ em, có thể ảnh hưởng đến chất lượng cuộc họp online. Vì vậy, hãy yêu cầu người tham gia tắt tiếng khi họ không nói chuyện hoặc chưa được gọi tên. Điều này sẽ giúp giảm bớt sự ồn ào và đảm bảo rằng cuộc họp diễn ra dễ dàng hơn.

Bên cạnh đó, khi họp online, rất khó để nhận diện ngôn ngữ cơ thể hoặc thái độ của người tham gia. Vì vậy, hãy khuyến khích mọi người thể hiện cảm xúc của mình trong cuộc họp (thông qua biểu cảm khuôn mặt hoặc ngôn ngữ cơ thể nếu có thể) để tạo ra không khí thoải mái và cởi mở.

5. Thiết lập quy tắc trang phục

Mặc dù làm việc tại nhà giúp nhân viên cảm thấy thoải mái hơn, nhưng một số người có thể thoải mái quá mức. Để tránh tình huống không phù hợp, hãy đưa ra quy định về trang phục trong các cuộc họp online ngay từ đầu. Dù không yêu cầu nhân viên phải mặc đồ công sở, nhưng ít nhất cũng nên mặc trang phục lịch sự và phù hợp. Điều này giúp duy trì tính chuyên nghiệp trong mọi cuộc họp và tạo sự tôn trọng đối với những người tham gia.

6. Tạo cơ hội cho tất cả mọi người lên tiếng

Một điều dễ xảy ra trong cuộc họp online là một số người có thể cảm thấy ngại ngùng hoặc không có cơ hội để phát biểu. Để tránh tình trạng này, bạn nên khuyến khích tất cả mọi người tham gia, gọi tên những người có xu hướng "im lặng" và yêu cầu họ chia sẻ ý kiến. Đôi khi trong cuộc họp có một số người nói quá nhiều, và điều này có thể dẫn đến việc những người khác không có cơ hội lên tiếng. Vai trò của người điều hành là rất quan trọng trong việc tạo cơ hội cho tất cả các thành viên tham gia một cách công bằng.

7. Đừng ngại giải quyết vấn đề hóc búa

Một số người thường trì hoãn giải quyết các vấn đề khó khăn, cho rằng việc trao đổi trực tiếp sẽ hiệu quả hơn. Tuy nhiên, trong môi trường công việc, việc giải quyết các vấn đề ngay lập tức là rất quan trọng. Đừng để vấn đề tồn tại quá lâu vì nó có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả công việc của cả nhóm hoặc toàn bộ công ty.

8. Đối xử tử tế và tôn trọng mọi người

Lịch sự và tôn trọng luôn là yếu tố quan trọng trong mọi cuộc họp. Đừng chỉ trích nhân viên về các vấn đề như ánh sáng, vị trí đặt camera hoặc tiếng ồn trong cuộc họp. Nếu bạn cần góp ý, hãy trò chuyện riêng với họ trước hoặc sau cuộc họp. Điều này sẽ giúp mọi người cảm thấy thoải mái và không bị tổn thương, đồng thời giúp duy trì bầu không khí làm việc tích cực.

Kết luận

Việc tổ chức cuộc họp online hiệu quả không chỉ giúp nâng cao năng suất làm việc mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp giữa các thành viên trong nhóm, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và năng động. Thực hiện theo những nguyên tắc trên sẽ giúp bạn nâng cao kỹ năng điều hành và quản lý cuộc họp, từ đó đạt được kết quả tốt nhất trong mọi cuộc họp online. Với sự chuẩn bị và tổ chức tốt, cuộc họp online có thể trở thành công cụ mạnh mẽ giúp doanh nghiệp vượt qua mọi thử thách trong bối cảnh làm việc từ xa hiện nay.