Lắng nghe là một trong những kỹ năng quan trọng giúp một nhân viên bình thường có thể thăng tiến lên vị trí quản lý. Hãy tự đánh giá cách bạn lắng nghe hiện tại và xem liệu nó có hiệu quả không.

Mọi người đều biết lắng nghe là kỹ năng quan trọng, nhưng không phải ai cũng thành thạo. Đôi khi chúng ta lắng nghe lo lắng của người khác và phản hồi bằng cách an ủi, nhưng điều đó không đáp ứng nhu cầu thực sự của người nói hoặc giải quyết mối quan tâm của họ. Vì vậy, lắng nghe thôi chưa đủ, điều chúng ta cần trong các cuộc hội thoại là lắng nghe hiệu quả, và kỹ năng này có thể được rèn luyện.

1. Hiểu phong cách lắng nghe

Để lắng nghe hiệu quả, trước tiên bạn cần hiểu rõ bản thân. Bạn thuộc phong cách lắng nghe nào trong 4 phong cách sau:

Nghe phân tích: Tập trung vào việc phân tích vấn đề một cách khách quan.

Nghe kết nối: Nhằm xây dựng mối quan hệ và hiểu thông điệp cảm xúc phía sau.

Nghe phản biện: Đánh giá độ tin cậy của câu chuyện và người kể chuyện.

Nghe trách nhiệm: Nắm bắt thông tin để truyền đạt lại hiệu quả như một nhiệm vụ.

Nhận biết phong cách lắng nghe của mình và linh hoạt chuyển đổi theo từng tình huống, từng đối tượng sẽ giúp bạn phát huy tối đa khả năng lắng nghe.

2. Hiểu lý do lắng nghe

Bạn lắng nghe cuộc trò chuyện này của đối phương để làm gì? Để nhận thông tin, tránh xung đột, thu hút sự chú ý, giúp đỡ người khác hay đơn giản là để giải trí? Sau đó đánh giá nhu cầu của người nói: họ đang tìm kiếm những phản hồi trung thực, sự phân tích chuyên sâu hay một kết nối cảm xúc?

Khi nhận thức được lý do, chúng ta sẽ chọn được phong cách lắng nghe phù hợp và giảm bớt năng lượng cho kiểu lắng nghe không phù hợp.

3. Hiểu thói quen lắng nghe

Công việc áp lực hàng ngày có thể hình thành thói quen lắng nghe để xác định nhiệm vụ quan trọng và đưa ra quyết định nhanh chóng. Điều này thường hiệu quả nơi công sở, nhưng không hiệu quả nếu đồng nghiệp của bạn đang tìm kiếm sự đồng cảm.

Nếu chỉ nhìn nhận các câu chuyện như một nhiệm vụ thu thập thông tin để giải quyết vấn đề, bạn có thể bỏ lỡ các cơ hội quý giá để hiểu rõ hơn về các quan điểm sống và điểm chung giữa hai bên. Trong những tình huống này, đưa ra những biện pháp giải quyết vấn đề hay trấn an kiểu “không sao, mọi chuyện sẽ ổn ấy mà” chẳng khác gì một sự lắng nghe hời hợt.

Để lắng nghe hiệu quả hơn, bạn cần thay đổi cách tiếp cận. Hãy dành thời gian để thực sự lắng nghe và hiểu những gì đồng nghiệp đang chia sẻ. Điều này không chỉ giúp bạn hiểu rõ hơn về họ mà còn tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ lẫn nhau. Khi bạn lắng nghe một cách chân thành và thấu cảm, bạn sẽ tạo ra sự kết nối mạnh mẽ hơn với đồng nghiệp, giúp họ cảm thấy được tôn trọng và hiểu rõ hơn.

Hãy thử đặt mình vào vị trí của người khác và suy nghĩ về những gì họ đang trải qua. Điều này sẽ giúp bạn phản hồi một cách phù hợp và có ý nghĩa hơn. Thay vì chỉ đưa ra giải pháp, hãy thể hiện sự đồng cảm và sẵn sàng lắng nghe. Điều này sẽ giúp bạn xây dựng mối quan hệ tốt hơn với đồng nghiệp và tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hỗ trợ lẫn nhau.

Cuối cùng, hãy nhớ rằng lắng nghe là một kỹ năng cần được rèn luyện và phát triển. Hãy dành thời gian để cải thiện kỹ năng lắng nghe của mình và bạn sẽ thấy sự khác biệt trong cách bạn tương tác với đồng nghiệp và trong môi trường làm việc của mình.

4. Nhận thức được đối tượng chính của cuộc trò chuyện

Muốn hiểu được đối tượng chính, bạn cần tò mò về thông điệp mà người nói chuyện muốn truyền tải. Bạn sẽ thường mong muốn một cuộc trò chuyện là có phản hồi giữa người nói và người nghe. Nhưng đôi khi việc xen vào, bình phẩm khiến người nói vì sự lịch sự mà chuyển hướng trò chuyện.

Khi cả hai bên đều cố NÓI, thì có thể bạn sẽ không bao giờ hiểu được đối tượng chính của cuộc trò chuyện. Trường hợp ai đó đang than phiền về việc cần một kỳ nghỉ, thay vì nói “Tớ cũng thế”, “May quá, tớ vừa đi nghỉ về xong”, “Ừ mai là cuối tuần rồi, bạn sẽ thấy khỏe hơn thôi”, hãy hỏi “Bạn mệt lắm à? Sao thế?”.

5. Lựa chọn biện pháp lắng nghe

Đôi khi chính người nói chuyện với bạn cũng không hiểu được họ thực sự đang muốn gì. Có thể họ đang bị tổn thương, họ đang ở trong trạng thái mơ hồ, không chắc chắn.

Bạn nên ngăn bản thân ‘tự động’ an ủi, trấn an họ một cách máy móc hoặc đưa ra giải pháp, trừ khi đó là một tình huống khẩn cấp cần đưa ra giải pháp quyết định.

Lắng nghe người khác thực sự sẽ củng cố các mối quan hệ một cách tích cực, nó cũng mở rộng biên độ các đề tài mà người khác có thể chia sẻ với bạn. Bạn có thể được người khác tiết lộ những gì thực sự quan trọng với họ. Nhờ vậy, bạn nắm được trọng tâm câu chuyện và hiểu được bạn có thể giúp gì cho họ và xây dựng mối liên kết đáng tin hơn. Đó là cơ sở cho sự hợp tác và giải quyết vấn đề hiệu quả về sau ở nơi công sở.