Có thể bạn luôn mang theo mình một “danh sách việc cần làm”, nhưng đã bao giờ bạn nghe về một “danh sách việc không làm”? Các CEO và chuyên gia cho rằng đây là một ý tưởng tuyệt vời giúp tăng năng suất, vì nó cho phép bạn có thêm thời gian để tập trung vào những vấn đề thực sự quan trọng.

Nghe có vẻ hấp dẫn, nhưng bạn nên viết gì trong danh sách này?

Inc. đã tổng hợp 9 thói quen xấu mà các doanh nhân thường gặp phải, cần phải loại bỏ ngay. Đây là những điểm mà Tim Ferriss – tác giả nổi tiếng của các sách kinh doanh bán chạy – chỉ ra. Tuy nhiên, Ferriss cho rằng việc loại bỏ tất cả ngay lập tức có thể khiến bạn cảm thấy bị quá tải. Vì vậy, hãy bắt đầu từng bước một, và bạn sẽ thấy mình có thêm rất nhiều thời gian rảnh.

Đừng trả lời cuộc gọi từ số lạ

Đầu tiên, cuộc gọi làm gián đoạn sự tập trung của bạn, khiến bạn mất đi nhiều hơn là chỉ thời gian và công sức. Thứ hai, những cuộc gọi này thường không được chuẩn bị trước, khiến bạn phải suy nghĩ và sắp xếp ý từ ngay lập tức, tốn nhiều năng lượng. Ferriss khuyên bạn nên đợi cuộc gọi chuyển thành tin nhắn thoại và nghe lại sau đó.

Đừng gửi email vào sáng sớm hay tối muộn

“Gửi email vào sáng sớm sẽ phá vỡ thứ tự ưu tiên công việc của bạn trong ngày, còn gửi vào tối muộn chỉ khiến bạn mất ngủ,” Ferriss khẳng định. Theo ông, hãy gửi email sau 10 giờ sáng hoặc sau khi bạn đã hoàn thành ít nhất một nhiệm vụ quan trọng.

Đừng tham gia các buổi họp không có thời gian biểu rõ ràng

“Nếu mục tiêu và các chủ đề thảo luận đã được xác định, thì không cuộc họp nào cần kéo dài quá 30 phút,” Ferriss nói. Vì vậy, hãy yêu cầu lên kế hoạch họp rõ ràng để bạn có thể chuẩn bị kỹ càng và tối ưu thời gian cho tất cả mọi người.

Đừng nghe mọi người kể lể

Mặc dù nghe có vẻ cứng nhắc, nhưng Ferriss khuyên bạn nên cắt ngắn những câu chuyện không cần thiết. Khi ai đó bắt đầu kể chuyện không liên quan, hãy lịch sự ngắt lời và hỏi xem có vấn đề gì quan trọng cần giải quyết.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng không phải lúc nào cũng cần áp dụng nguyên tắc này với tất cả mọi người.

Đừng kiểm tra email liên tục

Đừng để email trở thành “cơn nghiện.” Ferriss cho biết ông chỉ kiểm tra email hai lần mỗi ngày. Bạn cũng có thể sử dụng công cụ tự động để trả lời thư, giúp tiết kiệm thời gian và năng lượng.

Đừng dành quá nhiều thời gian cho khách hàng không tiềm năng

Áp dụng quy tắc 80/20 để phân loại khách hàng: 20% khách hàng mang lại 80% lợi nhuận, và bạn nên tập trung vào họ. Với 80% khách hàng còn lại, hãy giảm thiểu thời gian phục vụ và điều chỉnh chính sách phù hợp. Ferriss khuyên bạn có thể gửi email cho khách hàng ít lợi nhuận để thông báo về quy định giới hạn cuộc gọi và thời gian phản hồi.

Đừng làm việc thêm giờ để khắc phục tình trạng quá tải công việc

Làm việc liên tục không phải là cách giải quyết khi bạn quá bận rộn. Hãy ưu tiên những nhiệm vụ quan trọng nhất và đừng lo lắng nếu có một số việc bị hoãn lại. Quan trọng hơn là bạn đã hoàn thành các công việc cần thiết. “Nếu bạn không có thời gian, thì bạn không thể có quyền ưu tiên,” Ferriss nói.

Đừng làm nô lệ cho công nghệ 24/7

Ít nhất một ngày trong tuần, hãy để điện thoại ở một nơi xa tầm mắt. Nếu bạn cảm thấy lo lắng khi đọc dòng này, có thể bạn là người cần làm điều này sớm nhất. Công việc không thể thay thế các mối quan hệ và hoạt động ngoài đời. "Công việc không phải là cuộc sống," Ferriss nhấn mạnh.

Dù điều này nghe có vẻ dễ dàng, nhưng không phải ai cũng có thể thực hiện. Nếu bạn dành nhiều công sức để mang về khách hàng mới, hãy cũng dành thời gian cho bản thân và gia đình để có những kỳ nghỉ tuyệt vời.