1. "Chỉ"

Ví dụ: "Tôi gửi email này chỉ để tìm hiểu xem ông/bà có đưa ra phản hồi nào về tài liệu tôi đã gửi hay không?"

Vì sao tránh: Từ "chỉ", "duy nhất", "đơn giản" có thể thể hiện sự thiếu tự tin, khiến người nhận nghĩ rằng vấn đề không quan trọng.

Thay thế: "Ông/bà có phản hồi gì về tài liệu tôi đã gửi không? Tôi cần hoàn thành báo cáo vào cuối ngày hôm nay."

2. "Chắc là"

Ví dụ: "Chắc là tôi sẽ gửi bảng báo giá vào trưa nay."

Vì sao tránh: Từ "chắc là", "có thể", "hy vọng" thể hiện sự thiếu chắc chắn và có thể khiến người nhận cảm thấy nghi ngờ.

Thay thế: "Vì một số lý do, tôi không thể gửi bảng báo giá vào trưa nay như đã hẹn, tuy nhiên tôi sẽ gửi lại ông/bà vào cuối ngày."

3. "Cố gắng"

Ví dụ: "Tôi đã cố gắng chỉnh sửa bài viết mà ông/bà gửi cho tôi. Tuy nhiên..."

Vì sao tránh: Từ "cố gắng", "nỗ lực" có thể khiến bạn bị đánh giá là không tự tin vào khả năng của mình.

Thay thế: "Tôi sẽ chỉnh sửa bài viết ngay bây giờ. Tuy nhiên, tôi có một vài câu hỏi trước khi bắt đầu. Không biết ông/bà có thời gian giải đáp thắc mắc này không?"

4. "Tôi nghĩ rằng"

Ví dụ: "Tôi nghĩ rằng chúng ta nên kiểm tra số lượng tế bào bạch cầu của bệnh nhân."

Vì sao tránh: Cụm từ này mở ra cơ hội cho người nhận từ chối ý kiến của bạn, làm giảm sự quyết đoán trong giao tiếp.

Thay thế: "Hãy kiểm tra số lượng tế bào bạch cầu của bệnh nhân."

5. "Điều gì đó"

Ví dụ: "Tôi nhận được khiếu nại của khách hàng về điều gì đó ở cửa hàng. Tôi dự định sẽ cung cấp cho họ phiếu giảm giá."

Vì sao tránh: Cụm từ "điều gì đó" làm cho bạn có vẻ không quan tâm đến độ chính xác và mức độ nghiêm trọng của vấn đề.

Thay thế: "Tôi nhận được khiếu nại của khách hàng về việc giao hàng trễ ngày hôm qua. Tôi sẽ cung cấp cho họ phiếu giảm giá cho đơn hàng tiếp theo."

6. "Có lẽ"

Ví dụ: "Có lẽ chúng ta nên viết một đoạn giải thích về sứ mệnh của công ty, vì tôi có thể phải đi dự hội nghị chuyên ngành vào tháng 3 tới."

Vì sao tránh: "Có lẽ", "có thể", "tôi đoán" tạo cảm giác mơ hồ và thiếu quyết đoán.

Thay thế: "Hãy viết một đoạn giải thích về sứ mệnh của công ty. Theo kế hoạch, tôi sẽ tham dự hội nghị chuyên ngành vào tháng 3 tới."

7. "Lấy làm tiếc"

Ví dụ: "Tôi rất lấy làm tiếc vì không thể tham dự sự kiện của bạn vì tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Tuy nhiên, tôi sẽ có thời gian sau 2 giờ."

Vì sao tránh: Cụm từ "lấy làm tiếc" đôi khi làm giảm sự mạnh mẽ trong lời nói và không cần thiết trong trường hợp này.

Thay thế: "Tôi có một cuộc họp vào lúc 1 giờ chiều. Ông/bà có thể chuyển cuộc gặp của chúng ta sang 2 giờ được không?"

Kết luận:

Việc sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, trực tiếp và tự tin sẽ giúp bạn giao tiếp hiệu quả hơn trong công việc. Tránh những từ ngữ mơ hồ hay thiếu chắc chắn sẽ làm tăng sự nghiêm túc và uy tín của bạn trong mắt người nhận email.