Khi làm việc với nhà thầu hay freelancer, sẽ có lúc bạn phải gửi email đối mặt để giải quyết vấn đề. Dưới đây là 5 bước giúp bạn viết email đối mặt một cách hiệu quả.

Dùng ngôn ngữ rõ ràng

Hãy bắt đầu email bằng cách giải thích vấn đề một cách cụ thể mà không thêm thắt bất kỳ sự đánh giá hay phán xét nào. Tránh sử dụng hài hước hay cách nói quá thân mật, vì chúng có thể làm tình huống thêm căng thẳng.

Bắt đầu email bằng lời khen

Mở đầu bằng sự công nhận những đóng góp tốt trước đó của họ để tạo cảm giác tích cực. Ví dụ: “Bạn luôn rất chăm chỉ hoàn thành đúng hạn, chúng tôi rất trân trọng điều đó. Tuy nhiên, chúng tôi lo lắng khi bạn bỏ lỡ hạn chót lần này, có điều gì chúng tôi có thể hỗ trợ không?”

Giải thích vấn đề mà không đổ lỗi

Hãy chỉ nêu vấn đề mà không chỉ trích hay đổ lỗi. Điều này giúp tránh việc gây ra tranh cãi và giữ cuộc trò chuyện đi đúng hướng.

Không viết trong cơn giận và luôn đề nghị nói chuyện

Hãy kiên nhẫn trước khi gửi email. Đề nghị một cuộc gọi hoặc gặp mặt trực tiếp để trao đổi về vấn đề một cách hiệu quả hơn.

Có kế hoạch phản hồi

Suy nghĩ trước về cách bạn sẽ phản ứng nếu họ không trả lời hoặc có phản hồi tiêu cực. Điều này giúp bạn không bị lúng túng khi gặp tình huống khó xử.

Khi nào không nên dùng email

Email chỉ nên là phương án cuối cùng khi bạn không thể tiếp xúc trực tiếp. Nếu vấn đề lớn hoặc mang tính cá nhân, tốt hơn là gọi điện hoặc họp video để có thể hiểu rõ hơn về tình huống.

Tóm lại, khi phải đối mặt với vấn đề qua email, hãy làm điều đó một cách nhẹ nhàng, tế nhị và luôn tạo cơ hội để giải quyết vấn đề trực tiếp.