Quy tắc 1: Sự chắc chắn và sự rõ ràng

• Clarity (Sự rõ ràng):

Trong một nhóm làm việc, mỗi thành viên đều cần tự lên kế hoạch để đóng góp và hoàn thành mục tiêu chung. Tuy nhiên, điều quan trọng nhất trong suốt quá trình này là sự rõ ràng trong giao tiếp. Một khi thông tin không rõ ràng, sẽ rất dễ xảy ra hiểu lầm, khiến mỗi người trong nhóm có thể hiểu khác nhau về cùng một vấn đề. Vì vậy, mọi thông tin cần phải được trình bày một cách dễ hiểu, tránh sự mơ hồ.

• Certainty (Sự chắc chắn):

Để công việc có thể tiến hành suôn sẻ và không làm gián đoạn tiến độ của người khác, sự chắc chắn là rất quan trọng. Nếu chúng ta không thể chắc chắn về điều gì, công việc sẽ trở nên bất ổn và khó kiểm soát. Tuy nhiên, để đạt được sự chắc chắn tuyệt đối không phải lúc nào cũng dễ dàng, vì có những tình huống chúng ta chỉ có thể đưa ra dự đoán thay vì khẳng định chắc chắn. Vậy thì khi giao tiếp, điều quan trọng là phải làm rõ những điểm chưa rõ ràng. Nếu bạn không chắc chắn về một vấn đề nào đó, hãy nói rõ điều đó để mọi người nắm bắt và hiểu được tình hình thực tế. Ví dụ, khi không biết chắc về thời gian tổ chức một sự kiện, bạn có thể thông báo rằng đó là thời gian dự kiến và sẽ có thể thay đổi. Điều này giúp mọi người chuẩn bị tâm lý và kế hoạch của họ sẽ không bị xáo trộn quá nhiều.

Quy tắc 2: Nỗ lực hết sức để giữ lời hứa

Sau khi đã xác định rõ ràng và kế hoạch đã được thông báo, bước tiếp theo là cố gắng hết sức để giữ đúng cam kết về thời gian và kết quả. Khi đã cam kết một việc gì đó, bạn không chỉ làm việc đó vì trách nhiệm cá nhân mà còn vì uy tín của chính mình và của cả đội nhóm, công ty. Việc không giữ lời hứa có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến nhiều người khác, đặc biệt là khi họ đã phụ thuộc vào sự hoàn thành đúng thời gian. Trong trường hợp có bất kỳ sự cố nào không thể dự đoán được, việc nhanh chóng tìm cách giải quyết và thông báo cho những người liên quan là rất quan trọng. Điều này giúp bạn không chỉ hoàn thành công việc đúng hạn mà còn nhận được sự hỗ trợ từ đồng nghiệp khi cần thiết, thay vì “ôm” hết mọi việc một mình và giảm hiệu quả công việc.

Quy tắc 3: Cần sự giao tiếp đồng cảm khi có mâu thuẫn

Khi công việc không thể hoàn thành như kế hoạch, điều quan trọng là phải nhận thức rằng không chỉ giải pháp là quan trọng mà cảm nhận của những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi cũng cần được quan tâm. Đôi khi, chúng ta chỉ muốn nhanh chóng giải quyết vấn đề mà không suy nghĩ đến cảm xúc của người khác. Tuy nhiên, sự đồng cảm sẽ giúp chúng ta nhận thức được rằng việc gây gián đoạn kế hoạch của người khác mới là điều khiến họ cảm thấy khó chịu. Thay vì chỉ tìm cách để “xử lý” sự việc, chúng ta cần lắng nghe và thấu hiểu nỗi lo của họ. Điều này không chỉ thể hiện sự tôn trọng mà còn giúp duy trì mối quan hệ tốt đẹp với những người xung quanh. Khi bạn luyện tập thói quen này, mọi người sẽ cảm nhận được sự quan tâm và tinh tế trong công việc chung.