1. Thay Đổi Cách Đưa Ra Thời Hạn Hoàn Thành (Deadline) Cho Mỗi Công Việc

Truyền thống trong quản lý công việc thường là việc ấn định deadline là một chiều, với người cấp trên (sếp) giao deadline cho nhân viên. Tuy nhiên, để nâng cao hiệu quả công việc, cách thức này cần được thay đổi, và việc xác định thời gian hoàn thành công việc nên được thực hiện theo phương thức hai chiều. Điều này có nghĩa là không chỉ người giao nhiệm vụ mà cả người nhận công việc cũng cần tham gia vào việc ấn định thời hạn hoàn thành.

Bước đầu tiên trong quy trình này là để nhân viên tự đưa ra deadline cho từng nhiệm vụ được giao. Tại sao lại như vậy? Đơn giản vì chính nhân viên là người hiểu rõ nhất khả năng và điều kiện của mình để hoàn thành công việc đó trong thời gian cho phép. Họ có thể tự đánh giá được mức độ khó khăn và các yếu tố tác động đến tiến độ của công việc, từ đó đưa ra một thời gian hoàn thành hợp lý hơn.

Bên cạnh đó, khi deadline được xác định theo ý kiến của người thực hiện, họ sẽ có cảm giác trách nhiệm cao hơn đối với công việc của mình. Họ hiểu rằng mình đã cam kết một khoảng thời gian cụ thể, và nếu không thể hoàn thành đúng hạn, họ sẽ cảm thấy có lỗi với chính mình và không dễ dàng đổ lỗi cho các yếu tố bên ngoài hay đồng nghiệp. Điều này cũng tạo ra một động lực tự giác mạnh mẽ cho nhân viên, khiến họ nỗ lực hơn trong việc hoàn thành nhiệm vụ.

Sau khi nhân viên đưa ra deadline của riêng họ, người quản lý sẽ xem xét các yếu tố liên quan đến kế hoạch công việc chung, từ đó có thể thảo luận với nhân viên và cùng nhau thống nhất một thời gian hoàn thành hợp lý và tối ưu nhất cho cả đôi bên. Việc này không chỉ giúp nâng cao tinh thần trách nhiệm của nhân viên mà còn tạo ra sự hợp tác chặt chẽ hơn giữa nhân viên và quản lý.

2. Chia Nhỏ Công Việc Theo Dạng Lộ Trình

Khi deadline quá xa, người thực hiện công việc có thể sẽ bị mất tập trung hoặc không biết cách chia nhỏ thời gian thực hiện các nhiệm vụ trong quá trình làm việc, dẫn đến tình trạng dồn việc vào những ngày cuối cùng và không hoàn thành đúng hạn, hoặc hoàn thành nhưng chất lượng không như mong đợi. Vì vậy, chia nhỏ công việc thành các mốc thời gian cụ thể, gần hơn sẽ giúp người thực hiện có động lực và cảm giác cấp bách hơn để bắt tay vào làm ngay.

Việc chia nhỏ công việc cũng giúp dễ dàng kiểm soát tiến độ của từng nhiệm vụ. Tuy nhiên, để tránh tình trạng người giao việc phải kiểm tra và giám sát quá nhiều lần, nên phân công toàn bộ các đầu công việc trong nhiệm vụ chung ngay từ đầu và kèm theo các thời hạn cho từng công đoạn cụ thể. Cách này giúp giảm bớt công việc kiểm tra, đồng thời cũng giúp người thực hiện thấy được mối liên hệ chặt chẽ giữa các nhiệm vụ trong công việc, từ đó nâng cao hiệu quả và sự phối hợp trong quá trình làm việc.

Khi mọi thứ đã được phân chia rõ ràng với các deadline cụ thể, người thực hiện sẽ có thể tập trung vào từng phần công việc một cách hiệu quả và hoàn thành chúng đúng tiến độ, tránh tình trạng bị áp lực bởi deadline lớn vào cuối cùng. Đồng thời, việc này cũng giúp người giao việc dễ dàng theo dõi và điều chỉnh nếu có sự thay đổi cần thiết.

3. Chỉ Ra Tầm Quan Trọng Của Mỗi Công Việc Khi Được Hoàn Thành Đúng Thời Hạn

Nhiều khi, nhân viên chỉ tập trung vào công việc của mình mà không hiểu rõ rằng mỗi công việc trong tổng thể dự án hoặc mục tiêu chung lại có ảnh hưởng lớn đến các bộ phận và cá nhân khác trong tổ chức. Vì vậy, việc giúp nhân viên nhận thức được tầm quan trọng của từng nhiệm vụ là rất cần thiết. Họ cần biết rằng công việc của họ không phải là công việc riêng lẻ mà là một phần trong một chuỗi công việc lớn hơn, và mỗi đầu công việc hoàn thành đúng hạn sẽ góp phần vào sự thành công chung của toàn bộ nhóm hay tổ chức.

Nếu một công việc không được hoàn thành đúng thời gian, nó sẽ tạo ra sự gián đoạn và ảnh hưởng đến tiến độ chung của toàn bộ dự án. Nhân viên cần hiểu rằng họ là một mắt xích trong toàn bộ chuỗi công việc, và khi mắt xích này bị thiếu hoặc không hoàn thành đúng hạn, sẽ làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống. Việc nhận thức được sự quan trọng của từng nhiệm vụ sẽ tạo ra một tinh thần làm việc tập thể, khuyến khích nhân viên tự giác và chủ động hơn trong việc hoàn thành công việc đúng hạn và đạt chất lượng cao nhất.

Bằng cách chỉ ra tầm quan trọng của công việc, người quản lý không chỉ giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nhiệm vụ của mình, mà còn tạo động lực mạnh mẽ để họ làm việc hiệu quả hơn, đóng góp tích cực vào sự thành công chung của nhóm và tổ chức.