Kết thúc một ngày làm việc, có một thói quen cực kỳ hữu ích mà bạn nếu thực hiện mỗi ngày sẽ giúp bạn tránh được tình trạng kiệt sức, quá tải và cảm giác cháy sạch trong công việc. Đây chính là bí quyết giúp bạn giảm bớt áp lực và tránh việc ôm đồm quá nhiều công việc khi người khác đưa việc gì cũng nhận lấy. Thực hiện thói quen này cũng sẽ giúp bạn dễ dàng nói lời từ chối với những yêu cầu khi bạn cảm thấy mình đã quá bận rộn. Quan trọng hơn cả, nó sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc lên một cách mà bạn sẽ cảm thấy vô cùng bất ngờ.

Vậy thói quen này là gì?

Đó chính là việc review lại công việc đã làm trong ngày và lên kế hoạch cho ngày hôm sau. Mặc dù nghe có vẻ quá quen thuộc, vì ai cũng biết rằng việc này rất quan trọng, nhưng có bao nhiêu người thực sự làm điều đó mỗi ngày? Thực tế, số lượng người thực hành thói quen này là rất ít. Tôi biết điều đó vì chính tôi cũng đã từng có những thời gian không thực hiện việc này, mặc dù khi tôi bắt đầu làm và dần dần quen thuộc, tôi nhận ra rằng đây là một việc cực kỳ quan trọng. Nó giúp tôi duy trì sự chủ động trong công việc và ngăn chặn việc bị cuốn vào guồng quay công việc mà không kiểm soát được.

Câu nói nổi tiếng "You plan a day or the day plans you" thật sự rất đúng. Bạn có thể tự lên kế hoạch cho ngày hôm nay hoặc để cho chính ngày hôm đó lên kế hoạch cho bạn, khiến bạn bị cuốn theo những công việc trước mắt mà không có thời gian để làm chủ bản thân. Do đó, bạn cần phải lấy lại sự chủ động, và tôi nhận ra điều này rất rõ ràng qua kinh nghiệm làm việc với đội ngũ Singapore trong một dự án phát triển trung tâm học tập cho học sinh cấp 2, cấp 3. Trong công ty họ, có một chương trình rất thú vị gọi là Daily Success Challenge.

Chương trình này bắt đầu bằng một thử thách 30 ngày liên tiếp mà họ đặt ra cho tất cả nhân viên và đối tác lần đầu tiên làm việc cùng nhau. Mỗi ngày, bạn sẽ cần điền vào một template công việc, trong đó bao gồm các nhiệm vụ bạn dự định hoàn thành trong ngày và kế hoạch cho ngày hôm sau. Cuối ngày, bạn phải thực hiện việc review lại: công việc nào đã hoàn thành, công việc nào chưa, và điều gì bạn đã học được trong ngày hôm đó. Sau đó, bạn sẽ lên kế hoạch cho ngày mới, và quan trọng hơn, bạn cần gửi kết quả review của mình cho cả nhóm trước 7 giờ sáng ngày hôm sau.

Một quy tắc thú vị là nếu bạn bỏ qua bất kỳ ngày nào trong chuỗi 30 ngày, bạn sẽ phải nộp phạt một khoản tiền vào quỹ chung của nhóm. Điều này tạo ra sự hào hứng và giúp mọi người duy trì thói quen này. Quan trọng hơn, nếu bạn quên một ngày, bạn sẽ phải bắt đầu lại từ ngày 1, không được tiếp tục từ ngày tiếp theo. Việc này có thể gây khó khăn nhưng cũng chính là cách để giúp bạn rèn luyện sự kỷ luật và duy trì thói quen tốt một cách liên tục.

Với bản thân tôi, tôi đã từng quên ba lần trong quá trình thực hiện và đã phải bắt đầu lại, nhưng sau đó tôi đã hoàn thành thử thách 30 ngày. Có những người khác còn cần đến sáu tháng để hoàn thành. Tuy nhiên, qua trải nghiệm này, tôi đã nhận thấy rõ ràng rằng việc lên kế hoạch và review công việc giúp tôi chủ động hơn trong mọi tình huống, và việc này cũng làm tăng hiệu quả công việc của mình lên một cách đáng kể.

Một yếu tố quan trọng không thể thiếu trong việc quản lý công việc chính là khả năng đo lường (measure). Hầu hết mọi người đều không thực sự đo lường được công việc của mình. Bạn có thể nghe nhiều người than vãn rằng họ bận rộn và có quá nhiều việc nhưng khi hỏi chi tiết thì không ai có thể trả lời chính xác "bận là bận như thế nào?", "có bao nhiêu việc?" hay "cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành công việc?". Đây là một cách suy nghĩ mơ hồ và sẽ khiến bạn dễ dàng bị rối loạn trong công việc.

Hãy nhớ rằng: "Đo lường được là kiểm soát được." Chỉ khi bạn có khả năng đo lường chính xác công việc của mình, bạn mới có thể kiểm soát được thời gian và năng suất làm việc của mình. Việc đo lường sẽ giúp bạn dễ dàng phối hợp với người khác. Khi có người khác đến phối hợp với bạn, bạn sẽ có thể trả lời ngay lập tức liệu mình có thể tham gia hay không: "Hôm nay tôi chỉ còn hai việc chưa làm, nên vẫn có thể tham gia được" hay "Hôm nay tôi còn ba việc lớn chưa xong, tôi sẽ không thể tham gia được."

Khả năng đo lường giúp bạn có thể đưa ra quyết định một cách rõ ràng và chính xác. Ngược lại, những người không có khả năng đo lường sẽ luôn cảm thấy mơ hồ về công việc của mình và không hiểu vì sao họ lại không thể phát triển được, mặc dù đã rất cố gắng.