Evernote

Dù không phải là người quá rành công nghệ, nhưng khi lần đầu sử dụng Evernote, tôi đã nhận ra rằng đây thực sự là một công cụ hữu ích và đáng thử. Với Evernote, bạn có thể dễ dàng tìm thấy thông tin cần thiết khi cần, vì nó được tổ chức rõ ràng và dễ tìm kiếm thông qua thẻ tag hay chức năng tìm kiếm thông minh. Đặc biệt, việc đồng bộ hóa với các thiết bị khác cực kỳ tiện lợi, chỉ cần một tài khoản Email là bạn có thể truy cập thông tin ở bất kỳ đâu.

Các tính năng của Evernote rất đa dạng: từ ghi chú, danh sách công việc (to-do list), lưu trữ tài liệu, ghi âm, chụp ảnh, đến tạo nhóm làm việc và chia sẻ thông tin. Nó giống như một “Google thu nhỏ” của riêng bạn, với khả năng tự động tìm kiếm và đề xuất các ghi chú liên quan đến từ khóa bạn nhập.

Ngoài Evernote, các công cụ khác như OneNote, Google Keep, hay Gnote của Alpha Go cũng có mặt, nhưng đối với tôi, Evernote vẫn là lựa chọn ưu tiên vì tính linh hoạt và sự hỗ trợ mạnh mẽ.

Sử dụng Evernote cho những mục đích gì?

Ghi chú nhanh chóng: Khi đi đường, trong lớp học, khi có ý tưởng mới hay khi tham gia cuộc họp. Tôi cũng sử dụng Evernote để lưu trữ thông tin từ email hoặc các ghi chú khác, sau đó chuyển chúng vào lịch hoặc danh sách công việc để lên kế hoạch.

Lưu trữ tài liệu và thông tin: Khi đọc các bài viết, tôi sử dụng tính năng Clipper của Evernote để lưu lại, đánh dấu và chú thích. Tôi cũng tạo các notebook riêng theo chủ đề để học hỏi và nghiên cứu sâu về vấn đề mình quan tâm.

Kho lưu trữ

Để bảo vệ và giữ lại các tài liệu đã hoàn thành, tôi khuyên bạn nên lưu trữ chúng trong một kho lưu trữ lâu dài và an toàn. Hiện nay có nhiều dịch vụ lưu trữ trực tuyến như iCloud, OneDrive, Google Drive, Dropbox... hoặc thậm chí sử dụng ổ cứng ngoài. Nếu bạn đang sử dụng hệ điều hành Windows, Backup and Sync hoặc OneNote là lựa chọn lý tưởng. Còn nếu bạn là người dùng Apple, iCloud sẽ là công cụ rất tiện dụng và dễ dàng tích hợp.

Email

Mặc dù chức năng của email không có gì quá mới mẻ, nhưng Google đã phát triển Gmail thành một công cụ mạnh mẽ với rất nhiều tính năng bổ sung. Một trong số đó là tính năng Inbox, giúp phân loại và sắp xếp email tốt hơn, với khả năng thêm các công cụ như thẻ và phân chia email theo các danh mục khác nhau. Việc này giúp bạn dễ dàng quản lý thông tin và tránh bị quá tải với các email quan trọng. Bạn cũng có thể thiết lập thẻ cho các khóa học hoặc các email quan trọng để theo dõi tốt hơn.

Calendar

Lịch là một công cụ quen thuộc và không thể thiếu trong việc tổ chức cuộc sống. Dù là công việc, cuộc hẹn hay những ngày quan trọng, việc sử dụng Calendar giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc. Các tính năng hữu ích của Calendar bao gồm:

Lên kế hoạch cho các sự kiện cố định: Lịch học, cuộc hẹn, sinh nhật. Bạn có thể dễ dàng sắp xếp công việc theo tuần, tháng, thậm chí cả năm.

Chia sẻ và nhắc nhở công việc: Calendar còn giúp bạn nhắc nhở những công việc quan trọng và chia sẻ lịch với các thành viên liên quan.

Todo-list

Để quản lý những công việc ngắn hạn và chi tiết hơn, một công cụ ghi chú công việc là điều không thể thiếu. Những ứng dụng như Any.do, Todoist và Wunderlist là những lựa chọn phổ biến và hiệu quả. Tôi hiện đang sử dụng Any.do vì nó rất dễ sử dụng và có khả năng đồng bộ hóa với Calendar, giúp tôi theo dõi công việc mà không cần mở nhiều ứng dụng. Phiên bản miễn phí của Any.do cũng rất hữu ích và có nhiều tính năng tuyệt vời.

Kết luận

Mỗi người sẽ có cách thức và quy trình quản lý công việc riêng, nhưng tôi hy vọng những công cụ tôi chia sẻ sẽ mang lại giá trị hữu ích cho bạn. Đừng quên chia sẻ những mẹo và công cụ bạn đang sử dụng để tôi có thể học hỏi thêm.