Mặc dù tâm lý này hoàn toàn có cơ sở chính đáng và nên được thông cảm, nhưng sự thực chúng ta đã hết trách nhiệm? Tất nhiên là chưa khi bạn vẫn còn một khoảng thời gian gắn bó với công ty để hoàn thành những nhiệm vụ cuối cùng, trong đó bao gồm cả việc chuyển giao công việc hiện tại. Hãy dừng lại một phút thôi, hình như người kế nhiệm của bạn cũng đang có chung suy nghĩ và nỗi lo lắng như khi bạn nghĩ về công việc mới của mình? Nếu có sự đồng cảm, hãy thương người đến sau!

VÌ SAO CẦN CÓ TRÁCH NHIỆM BÀN GIAO CÔNG VIỆC?

Vui thôi, đừng vui quá! Sau cảm giác nhẹ nhõm vì trút đi gánh nặng không muốn mang vác nữa, đã có xác nhận dừng công việc từ Ban giám đốc thì bạn cũng đừng quên câu nói “anh còn 30 ngày để bàn giao công việc”. Hãy xem lại 3 lý do quan trọng giải thích vì sao chúng ta nên thực hiện bàn giao với tác phong của một người chuyên nghiệp, nghiêm túc và chân thành nhất: Bạn sẽ muốn ngẩng cao đầu ra đi. Trước hết, hãy nghĩ về lợi ích bản thân, chúng ta xứng đáng được tôn trọng dù sau này không gắn bó cùng công ty nữa. Thông thường, việc thay đổi nhân sự sẽ ảnh hưởng đến hoạt động và hiệu suất của khá nhiều người liên quan chứ không chỉ đơn thuần cá nhân đó. Vì thế, nếu bạn dồn sức lực hỗ trợ người mới hết mình và dành tâm tư giúp đồng nghiệp cũ vượt qua giai đoạn xáo trộn, họ sẽ ghi nhận và đánh giá bạn rất cao. Bàn giao công việc bằng tất cả sự chuẩn bị chu đáo, thái độ thiện chí và hành xử tận tâm, bạn sẽ nhận được sự tôn trọng và quý mến của công ty, cấp trên cùng các đồng nghiệp khác. Họ sẽ thật sự cảm ơn bạn vì điều đó! Bởi giá trị công việc của bạn xứng đáng được bảo lưu. Kế đó, hãy nhìn lại công sức mình từng bỏ ra và thời gian đóng góp cho công ty! Những nề nếp hoạt động, quy trình và kỹ năng xử lý công việc cùng các thành tựu có được trong vị trí đương nhiệm là nỗ lực của bạn và cũng chính là những gì mà công ty đã đầu tư nên cần được bảo lưu tốt và gìn giữ để người kế nhiệm phát huy. Đầu quân sang môi trường khác là hành trình tương lai đầy thú vị, nhưng dù hào hứng thế nào cũng đừng xem nhẹ hay “đạp đổ” giá trị của quá khứ. Nên dọn dẹp hết vướng mắc cũ, nhưng cần chuyển giao những thành tựu. Hơn ai hết, bạn sẽ tự hào với những kết quả tốt từng gặt hái. Và chắc chắn bạn muốn bắt đầu chặng đường mới với tâm trí nhẹ nhàng và thoải mái nhất, sau khi đã truyền đạt lại hết những điều cốt lõi cho người đến sau. Thế giới này thực sự nhỏ bé! Và nên biết rằng trong giới hạn lĩnh vực nghề nghiệp mà bạn tham gia, thế giới chừng như càng nhỏ hơn. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và hình ảnh chuyên nghiệp rất quan trọng cho quá trình phát triển sự nghiệp lâu dài. Mỗi người chúng ta ghi dấu ấn cá nhân và tự chịu trách nhiệm cho mọi hành động lớn nhỏ hàng ngày. Trong trường hợp nghỉ việc, biểu hiện khi bạn bàn giao công việc là điều người khác quan tâm ghi nhớ sâu sắc nhất. Bạn không biết chắc trong tương lai, khi nào mình cần những mối quan hệ này, nhưng cơ duyên có thể đến bất cứ lúc nào. Thế nên, hãy khiến mình là người có trách nhiệm, đáng tin cậy. Đừng bao giờ tự “đốt cháy cầu nối” của mình vì lý do không đáng!

BÍ QUYẾT ĐỂ BÀN GIAO TỐT

Tất nhiên là với những vai trò khác nhau trong các công ty có đặc thù kinh doanh (hoặc cơ cấu) khác nhau thì quy trình bàn giao công việc cũng sẽ khác. Tuy nhiên, vẫn có nguyên tắc chung về tầm quan trọng và sự cần thiết. Cùng Cevn.com.vn tìm hiểu ngay các gợi ý giúp quá trình bàn giao công việc đạt hiệu quả tốt nhất nhé!

A. Giai đoạn tổ chức và chuẩn bị trước khi bàn giao

Ngay khi vừa được duyệt thư nghỉ việc, hãy sắp xếp thời gian thuận tiện để sớm có buổi trò chuyện với sếp quản lý trực tiếp về công việc, qua đó thảo luận kế hoạch bàn giao công việc cho người kế nhiệm. Công ty có các nhu cầu, mục tiêu ưu tiên và lưu ý quan trọng nào khi bàn giao. Cuộc trò chuyện này giúp sếp thấy rõ thiện chí và nỗ lực tốt nhất của bạn trong công việc, đồng thời qua đó bạn biết được giới hạn thông tin mà mình nên chia sẻ cho người mới, đâu là những định hướng phải nắm bắt, khía cạnh cần nhấn mạnh. Tiếp theo, hãy dự kiến và viết ra đề mục tất cả những việc phải thực hiện trong quá trình bàn giao (to-do list) nhằm sớm có sự chuẩn bị và sắp xếp phù hợp. Song song đó là kiểm tra tình hình các công việc đang phụ trách hàng ngày, rà soát và tổng hợp tiến độ của các dự án đang thực hiện. Báo cáo tổng kết và bàn giao kết quả cho những dự án đã hoàn tất. Chuẩn bị công tác bàn giao và hướng dẫn người mới thực hiện các dự án còn dở dang. Lúc này không nên nhận thêm trách nhiệm dẫn dắt các dự án mới hoặc chỉ tham gia với tư cách hỗ trợ, luôn lưu ý cho người quản lý dự án về tình trạng của bạn để có sự phân công hiệu quả nhất. Lên lịch bàn giao công việc cụ thể, đây chính là “deadline” cho “dự án cuối cùng” của bạn tại công ty. Bạn là người biết rõ nhất giới hạn thời gian còn lại và mô tả công việc của mình, nên hãy nhanh chóng lập thời gian biểu chi tiết theo từng tuần, từng ngày nhằm có được hiệu quả bàn giao tốt nhất. Thời gian bàn giao nên trải dài trong khoảng ¾ tổng thời gian, bạn sẽ còn được một khoảng dự phòng ngắn cho những vấn đề phát sinh. Trong trường hợp công ty vẫn đang tuyển người, hãy chia sẻ mức độ ưu tiên dành cho các công việc quan trọng nhất và thời gian bàn giao tối thiểu cần có để sếp đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng. Bên cạnh đó, đề xuất và tư vấn phương án chọn người nhận bàn giao tạm thời trong trường hợp vẫn không kịp có người thay thế. Chia sẻ thông tin với đồng nghiệp. Khi đã ấn định ngày thôi việc chính thức, bạn có thể thông báo cho đồng nghiệp có tương tác biết nhằm giúp họ chuẩn bị tinh thần và giải pháp để xử lý những thay đổi trong thời gian tới. Họ còn vấn đề gì cần bạn làm rõ thêm, muốn dặn dò bạn nhấn mạnh hay hướng dẫn kỹ càng điều gì cho người thay thế… Sự phối hợp này không chỉ giúp ích cho các đồng nghiệp ở lại, mà còn tạo nền tảng thuận lợi để người mới dễ dàng làm việc hơn.

B. Giai đoạn thực hiện

Yếu tố quan trọng nhất khi thực hiện quá trình bàn giao chính là: tận dụng thời gian, triển khai thực tiễn và thứ tự ưu tiên.

6. Huấn luyện trực tiếp công việc. Khi người kế nhiệm sẵn sàng, hãy lập tức bắt tay vào hướng dẫn quy trình, giải thích các yêu cầu, chỉ dẫn các nhiệm vụ và làm mẫu công việc tại chỗ nếu có điều kiện. Theo thời gian biểu đã lập ra, hãy bàn giao tuần tự cho người mới các công việc cố định thực hiện mỗi ngày, các nhiệm vụ chính yếu, rồi đến những việc kém quan trọng hơn và các nhiệm vụ hỗ trợ. Bàn giao công việc theo cách triển khai thực tiễn, bạn sẽ giúp người mới có nhận thức đầy đủ, đảm bảo khả năng giải quyết những công việc phức tạp, đồng thời rà soát lại xem mình có quên sót mất điều hay không mà kịp thời bổ sung.

7. Bàn giao tất cả dữ liệu và tài liệu, bao gồm dạng văn bản in (document) lẫn tập tin lưu trên máy tính hoặc ổ cứng (file), như công văn, thông báo, hợp đồng, giấy tờ thu chi, hồ sơ khách hàng, quản lý nhân sự, văn phòng phẩm, hàng mẫu… Đừng chỉ nói vỏn vẹn vài câu rằng “Hàng mẫu cất ở tủ kính trong khu trưng bày”, “Hợp đồng thuê nhà để ở trên kệ tài liệu ngay góc phòng”, “File báo cáo tháng nằm ở trong ổ D”… Người kế nhiệm của bạn không thể hiểu và nhớ hết được trong một lúc. Họ sẽ có cảm giác hoang mang khi phải “mò kim đáy bể” và nản lòng muốn nghỉ việc ngay tuần đầu tiên hoặc khi bạn vừa rời khỏi công ty. Bàn giao đầy đủ, tất cả nhưng cần có kế hoạch và theo hệ thống, kết hợp với lúc chỉ dẫn trực tiếp là tốt nhất.

8. Hướng dẫn sử dụng trang thiết bị và công cụ, dụng cụ phục vụ công việc. Nhân viên mới không chỉ cần chào hỏi mọi người, họ còn phải làm quen với máy móc. Hãy dắt người mới đi một vòng quanh văn phòng để biết chỗ lắp đặt cũng như cách sử dụng các loại máy in, photocopy, fax, điện thoại… Đồng thời, linh động hướng dẫn họ dùng các phần mềm, hệ thống công nghệ mà công ty đang áp dụng.

9. Hãy ký văn bản bàn giao với sự xác nhận của tất cả các bên liên quan, nội dung trong đó làm rõ các hạng mục trách nhiệm cũng như hướng dẫn truy vấn dữ liệu - tài liệu và thông tin người liên hệ xử lý các công việc liên quan. Hầu hết các công ty sẽ có sẵn biểu mẫu, tuy nhiên bạn cũng có thể lập thêm các tài liệu đính kèm để hỗ trợ người kế nhiệm nhận bàn giao tốt nhất.

C. Giai đoạn hoàn tất bàn giao

10. Đừng quên vấn đề hội nhập môi trường để phát triển bền vững!

Muốn thích nghi và đạt hiệu quả tốt nhất thì nắm bắt và hoà hợp văn hoá là vô cùng quan trọng. Bên cạnh bàn giao các công việc thuộc về chuyên môn, hãy chia sẻ cho người mới về thói quen sinh hoạt tập thể, phong cách quản lý của ban lãnh đạo, cá tính của đồng nghiệp, các quy tắc ứng xử và phương châm phát triển doanh nghiệp.

11. Bạn cũng nên giúp cho mọi việc trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn nữa bằng cách viết email giới thiệu người kế nhiệm.

Trước ngày làm việc cuối cùng, hãy khiến cho cái tên người thay thế trở

nên thân quen với các đồng nghiệp. Hãy cẩn trọng khi viết các nội dung trong email giới thiệu về người mới này. Bạn nên dùng những từ ngữ lịch sự, trọng tâm, chính xác nhất để người mới dễ dàng hoà nhập vào công việc.

12. Cảm ơn mọi người!

Khi đã quyết định ra đi, hãy dừng lại một chút và dành lời cảm ơn chân thành đến các đồng nghiệp, cấp trên, nhân viên mà bạn đã làm việc trong suốt thời gian qua. Có thể đó chỉ là một lời nói đơn giản, nhưng sẽ giúp bạn để lại dấu ấn tích cực và đẹp đẽ trong lòng tất cả những người đã đồng hành cùng bạn.