Kỷ nguyên kỹ thuật số là một thách thức đối với các công ty. Nó đã thay đổi cách các công ty tương tác với khách hàng của họ, thay đổi các quy trình và mô hình kinh doanh. Nó mang lại những lợi ích vượt trội trên nhiều khía cạnh cho mỗi doanh nghiệp hiện nay . Nhưng tại sao nhiều doanh nghiệp vẫn còn e dè trong việc chuyển đổi kỹ thuật số hóa trong quản lý nhân sự, và những điều đó có đáng để các doanh nghiệp từ bỏ ý định chuyển đổi số hóa không?

Chuyển đổi kỹ thuật số là gì?

Theo định nghĩa của chuyên gia:

“ là việc tái tổ chức hoặc đầu tư mới vào công nghệ, mô hình kinh doanh và quy trình để thúc đẩy giá trị mới cho khách hàng và nhân viên.”

 Chuyển đổi kỹ thuật số là ứng dụng công nghệ để xây dựng các mô hình, quy trình, phần mềm và hệ thống kinh doanh mới nhằm mang lại doanh thu có lợi hơn, lợi thế cạnh tranh lớn hơn và hiệu quả cao hơn. Các doanh nghiệp đạt được điều này bằng cách chuyển đổi quy trình và mô hình kinh doanh, trao quyền cho lực lượng lao động hiệu quả và đổi mới, đồng thời cá nhân hóa trải nghiệm của khách hàng.

Những lợi ích của chuyển đổi kỹ thuật số mang lại cho các doanh nghiệp

1. Thúc đẩy hiệu quả trong quản trị doanh nghiệp

Với việc chuyển đổi số hóa, sẽ giúp cho các chủ doanh nghiệp/ CEO/ ban quản trị hoàn toàn chủ động trong việc theo dõi các báo cáo, hiệu suất làm việc của nhân viên bất cứ lúc nào, khi nào và chúng được cập nhật một cách nhanh chóng, linh động theo tiêu chí nhà quản trị đề ra thay vì chờ đợi một bộ phận nhân viên lập báo cáo.

Số hóa về các thông tin hoạt động của doanh nghiệp đều được hiện minh bạch, cụ thể, chi tiết bằng con số cụ thể rõ ràng. Từ đó giúp nhà quản trị có những thông tin cần thiết để phát triển chiến lược doanh nghiệp trong tương lai.

2. Tối ưu năng suất làm việc của nhân viên

Việc chuyển đổi số hóa cho phép doanh nghiệp cộng hưởng để tối ưu hóa năng suất làm việc của nhân viên giúp tạo ra giá trị cao hơn nữa. Bên cạnh đó, việc chuyển đổi công nghệ số hóa giúp hỗ trợ các công việc yêu cầu trình độ thấp, để từ đó đầu tư nguồn lực vào những công việc tạo ra giá trị cao hơn.

Chuyển đổi số hóa giúp tăng hiệu quả công việc

3. Gia tăng chất lượng sản phẩm

Việc chuyển đổi số hóa giúp doanh nghiệp hoạt động liên tục và nhanh chóng, từ đó không ngừng sáng tạo, tạo ra những sản phẩm chất lượng cao, hạn chế những lỗi do con người gây ra.

Song song với đó, nhân viên cũng có thêm thời gian để hoàn thiện, nâng cao chuyên môn từ đó cải thiện và tối ưu hóa giá trị chất lượng sản phẩm.

4. Thu ngắn khoảng cách giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Với những doanh nghiệp truyền thống, các phòng ban thường hoạt động riêng lẻ với nhau luồng xử lý công việc theo đó cũng có sự phân tách không đồng bộ, đôi khi là trồng chéo lên nhau, khi vấn đề phát sinh thì sẽ có sự chối bỏ trách nhiệm. Việc chuyển đổi số hóa, giúp các phòng ban có thể update công việc để nhà quản trị theo dõi, thống kê, nhà quản trị cũng có thể chủ động phân việc, từ đó giảm thiểu các vấn đề chồng chéo, gây tốn kém chi phí, thời gian, nguồn lực của doanh nghiệp.

Chuyển đổi số hóa giúp thu ngắn khoản cách giữa các bộ phận

5. Gia tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường

Đặc biệt trong thời kì thị trường sau đại dịch covid – 19, việc áp dụng chuyển đổi số trong quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình làm việc, quy trình quản lý, giúp tiết giảm các chi phí không cần thiết, từ đó giúp doanh nghiệp vượt qua tình hình khó khăn sau đại dịch đồng thời gia tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.

Ngoài ra chuyển đổi số mang lại lợi ích toàn diện cho mỗi doanh nghiệp từ sản xuất, bán hàng, đến chăm sóc khách hàng,… và quan trọng nhất đó là nguồn lực chủ chốt của mọi doanh nghiệp “ con người”.

Vấn đề các doanh nghiệp đang lo lắng trong việc chuyển đổi số 

1. Phần mềm không đáp ứng đúng kỳ vọng

Khi một doanh nghiệp lựa chọn chuyển đổi số trong công tác quản lý nhân sự, các nhà quản trị, nhân viên luôn kỳ vọng giá trị hiệu quả cao nhất mang lại cho doanh nghiệp . Việc một sản phẩm không đáp ứng đúng như kỳ vọng thực sự khiến các doanh nghiệp sẽ gặp nhiều vấn đề. Đầu tiên, làm chệch hướng phát triển đã đặt ra trước đó của doanh nghiệp. Thứ hai, gây ra các tổn thất, gia tăng các khoản chi phí. Thức ba, việc bất mãn, đùn đẩy trách nhiệm gây mất tinh thần đoàn kết trong nội bộ doanh nghiệp,…. và ngoài ra còn rất nhiều vấn đề sẽ gặp phải nếu một phần mềm không thực sự làm đúng được những mong đợi đặt ra của các nhà quản trị doanh nghiệp.

Vậy các doanh nghiệp cần làm gì để trách vấn đề này xảy ra. Đầu tiên cần xác định chính xác doanh nghiệp mình cần một phần mềm quản lý nhân sự như thế nào? Cần có những tính năng nào? Số lượng nhân viên sử dụng bao nhiêu? Yêu cầu về phần mềm ra sao? ….hãy liệt kê tất cả các vấn đề mà doanh nghiệp bạn đang cần và mong muốn sẽ nhận được từ việc chuyển đổi số hóa trong quản lý nhân sự, sau đó hãy tìm hiểu thông tin đầy đủ về nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự uy tín và hãy chắc chắn rằng nhà cung cấp hiểu các yêu cầu của doanh nghiệp bạn. Và điều quan trọng là sự cam kết đúng như yêu cầu đưa ra từ hai bên đã thỏa thuận.

Các doanh nghiệp e dè trong việc chuyển đổi số hóa quản lý nhân sự

2. Chi phí vượt ngân sách

Triển khai một phần mềm nhân sự ngân sách thức sự không hề nhỏ, đối với những doanh nghiệp có nguồn tài chính còn hạn hẹn đây là một vấn đề lớn phải cân nhắc. Tuy nhiên, tương ứng với lợi ích mang lại thì chi phí bỏ ra có thực sự xứng đáng?

Các doanh nghiệp nên cân nhắc nguồn tài chính, các khoản chi phí phù hợp để việc triển khai chuyển đổi số không gặp các vấn đề bất cập về nguồn tài chính. Đồng thời các doanh nghiệp có thể lựa chọn các sản phẩm phần mềm có thể linh động chuyển đổi, chẳng hạn như chuyển đổi theo giai đoạn thay vì chuyển đổi hoàn toàn gây ra một mức ngân sách cao, các doanh nghiệp có thể triển khai lần lượt các giai đoạn, các cấu trúc có mức độ quan trọng sẽ thực hiện triển khai trước và ngược lại để tương thích với mức chi phí doanh nghiệp có thể bỏ ra ở thời điểm hiện tại.

Tuy nhiên, với lời khuyên chân thành hãy lựa chọn chất lượng thay vì quá quan trọng chi phí. Nhà kinh tế vẫn luôn có câu: “ giá cả đi kèm chất lượng”.

3. Lo ngại về năng lực triển khai

Một đội ngũ triển khai chuyển nghiệp, nhanh chóng, đúng tiến độ thực sự sẽ mang những giá trị cao cho khách hàng. Bởi bất kỳ doanh nghiệp cũng đều có kế hoạch phát triển doanh nghiệp riêng, chính vì vậy việc gián đoạn, chậm trễ thực sự sẽ dẫn đến những bất cập và hậu quả nghiêm trọng. Chính vì vậy năng lực triển khai của nhà cung cấp thực sự vô cùng quan trọng, bất kỳ nhà quản trị nào cũng nhìn vào kết quả đánh giá không ai tin tưởng qua những lời hứa hẹn.

Vấn đề các doanh nghiệp cần lưu tâm là hãy chọn những doanh nghiệp có đội ngũ triển khai riêng thay vì outsource bên ngoài. Hãy chắc chắn đội đó đã có kinh nghiệm, bởi có kinh nghiệm thì họ mới có hướng xử lý nhanh chóng nhất với những vấn đề phát sinh bất ngờ.

4. Lo ngại về các chính sách bảo hành, bảo trì sau triển khai

Đối với hệ thống phần mềm việc hỏng, lỗi, sự cố là điều không thế nào tránh khỏi, đôi lúc nó còn diễn ra thường xuyên. Chính vì thế việc hỗ trợ sau mua hàng, bảo trì thực sự được các nhà quản trị ưu tiên hàng đầu. Đối với những nhà cung cấp có đội ngũ chăm sóc hỗ trợ chuyên nghiệp sẽ mang lại sự an tâm cao cho các doanh nghiệp triển khai. Chính vì vậy, đối với doanh nghiệp ( bên mua) sẽ quan tâm lựa chọn những đối tác có sự đảm bảo, đồng thời có các chính sách bảo hành rõ ràng, hợp lý để có thể lựa chọn hợp tác. Đối với nhà cung cấp, việc xây dựng một đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, nghiệp vụ chuyên môn tốt nên được chú trọng đầu tư.

5. Nguồn lực của doanh nghiệp chưa đủ

Nguồn lực của doanh nghiệp ở đây đề cập đến doanh nghiệp đang có nhu cầu chuyển đổi số. Đối với phương diện của các doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi số, các vấn đề triển khai đòi hỏi họ phải có hàng ngũ kỹ thuật có thể nắm bắt một số thông tin về phần mềm, lắp đặt kỹ thuật, là những người có thể hỗ trợ trung gian giữa doanh nghiệp mình và nhà cung cấp khi có các lỗi xảy ra. Hay đòi hỏi phải có người thực sự thấu hiểu đội ngũ nhân sự của công ty để có thể đưa ra các yêu cầu phù hợp với nhà cung cấp, thêm vào đó là sự đồng thuận, thống nhất phối hợp nhịp nhàng của đội ngũ nhân lực của công ty.