Bạn có thấy những tình huống sau đây quen thuộc không?

Bạn ngồi xuống trước một trang giấy trắng để viết một bài blog mới. Bạn bắt đầu viết nhưng không biết nên tiếp tục thế nào.

Bạn thường xuyên phải viết lại hoàn toàn bản nháp của mình vì chúng không đạt yêu cầu.

Sau khi xuất bản bài viết, bạn lại vội vàng chỉnh sửa những chi tiết nhỏ bị bỏ sót – thẻ “đọc thêm” chưa thêm, ảnh đại diện chưa chỉnh kích thước, hoặc các liên kết “đọc thêm” chưa được gắn đúng như ý định ban đầu.

Việc viết và xuất bản bài viết luôn tốn nhiều thời gian hơn bạn dự kiến.

Bạn không thể tưởng tượng việc thuê trợ lý vì sẽ mất quá nhiều thời gian để hướng dẫn họ mọi thứ bạn cần làm.

Nếu bạn giống như hầu hết các blogger, ít nhất một trong số những điều trên có thể xảy ra hàng tuần.

Tin tốt là có một số cách đơn giản để giải quyết tất cả những vấn đề này: Mẫu (Templates) và Danh Sách Kiểm Tra (Checklists).

Các blog lớn đều sử dụng mẫu và danh sách kiểm tra. (Tại Viectotnguoitot và Digital Photography School, chúng là phần không thể thiếu để vận hành trơn tru blog.)

Chúng tôi đã chia sẻ nhiều mẫu và danh sách kiểm tra trong quá khứ – chẳng hạn như mẫu đánh giá blog của bạn sau một năm hoạt động – và tôi sẽ liên kết đến một số trong bài viết này.

Nếu bạn lo lắng rằng việc sử dụng mẫu hoặc danh sách kiểm tra sẽ làm giảm tính sáng tạo, hãy nghĩ theo cách này: Bạn có thể sáng tạo hơn nếu có một cấu trúc giúp bạn tập trung vào việc viết bài thay vì phải lo lắng về những thứ khác.

Mẫu và Danh Sách Kiểm Tra

Mẫu (Templates)

Mẫu là công cụ tuyệt vời để giúp bạn tạo một loại nội dung cụ thể. Ví dụ:

Mẫu cho bài viết blog: Bạn có thể có một ảnh đại diện, một đoạn mở đầu ngắn, ba đến năm điểm chính, và một lời kêu gọi hành động ở cuối bài.

Mẫu cho hình ảnh thương hiệu trên blog: Bạn có thể thiết lập trong phần mềm chỉnh sửa ảnh yêu thích của mình và sử dụng lại nhiều lần chỉ bằng cách thay đổi hình ảnh và văn bản.

Mẫu trả lời email: Khi phản hồi email từ khách mời muốn viết bài, nhà quảng cáo tiềm năng hoặc độc giả đặt câu hỏi phổ biến, việc có sẵn một mẫu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian.

Mẫu cho bản tin email: Nhà cung cấp dịch vụ email của bạn có thể đã cung cấp sẵn các mẫu, nhưng nếu gặp khó khăn trong việc điền vào các phần cụ thể, bạn có thể tạo ghi chú hướng dẫn riêng.

Danh Sách Kiểm Tra (Checklists)

Danh sách kiểm tra giúp bạn đảm bảo không bỏ sót bất cứ điều gì khi thực hiện một nhiệm vụ nào đó. Ví dụ:

Danh sách kiểm tra trước khi xuất bản bài blog: Bao gồm việc đặt danh mục cho bài viết, lên lịch đăng vào đúng thời gian (ví dụ: “10 giờ sáng Thứ Tư”), và xem trước bài để đảm bảo mọi thứ hiển thị chính xác.

Danh sách kiểm tra trước khi gửi bản tin email: Kiểm tra tất cả các liên kết có hoạt động không, gửi thử nghiệm cho chính bạn trước khi gửi cho toàn bộ danh sách.

Danh sách kiểm tra khi ra mắt sản phẩm mới: Có thể là một danh sách dài và không thường xuyên sử dụng, nhưng rất quan trọng để đảm bảo không bỏ lỡ bất cứ điều gì.

Danh sách kiểm tra khi chỉnh sửa và tải lên podcast: Đây là một nhiệm vụ có thể giao lại cho trợ lý, vì vậy việc có danh sách kiểm tra sẵn sàng sẽ giúp quá trình bàn giao dễ dàng hơn.

Tạo Mẫu Bài Viết Blog

Một mẫu bài viết đơn giản có thể như sau:

Mở bài

Nội dung chính

Kết luận

Tuy nhiên, để mẫu thực sự hữu ích, bạn có thể thêm chi tiết hơn:

Ví dụ về mẫu bài viết blog:

Mở bài:

Ảnh đại diện

Đặt câu hỏi kích thích suy nghĩ cho người đọc (ví dụ: “Bạn có thường xuyên đi ngủ trễ hơn dự định không?”)

Viết một vài đoạn ngắn giới thiệu nội dung bài

Nội dung chính:

Ba đến năm điểm chính, mỗi điểm có tiêu đề phụ

Mỗi điểm có một phần “Đọc thêm” hoặc “Mẹo” trước khi chuyển sang điểm tiếp theo

Kết luận:

Tổng kết bài viết trong hai hoặc ba câu

Kêu gọi hành động (ví dụ: “Hãy để lại bình luận cho chúng tôi biết…” hoặc “Xem thêm chi tiết trong sách của tôi…”)

Bạn có thể tùy chỉnh mẫu theo phong cách riêng. Ngoài ra, bạn có thể lấy một bài viết từ một blogger khác, phân tích cấu trúc của nó và tạo một mẫu dựa trên đó.

Tạo Danh Sách Kiểm Tra Khi Xuất Bản Bài Blog

Sử dụng danh sách kiểm tra sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian. Thay vì cố gắng nhớ mọi thứ trong đầu, bạn chỉ cần lướt qua danh sách một cách nhanh chóng.

Ví dụ về danh sách kiểm tra khi xuất bản bài blog:

✅ Sao chép bài viết đã chỉnh sửa vào trình soạn thảo WordPress

✅ Thêm ảnh đại diện

✅ Chèn thẻ “đọc thêm” nếu cần

✅ Chọn danh mục phù hợp cho bài viết

✅ Đặt đường dẫn tĩnh (permalink) phù hợp

✅ Xem trước bài viết để đảm bảo hiển thị đúng

✅ Kiểm tra tất cả các liên kết có hoạt động không

✅ Lên lịch bài đăng vào 10 giờ sáng Thứ Tư

Bạn có thể điều chỉnh danh sách theo nhu cầu cá nhân. Nếu bạn xuất bản bài viết ngay lập tức, có thể thêm bước chia sẻ lên mạng xã hội sau khi đăng.

Danh sách kiểm tra này cũng giúp bạn làm việc với trợ lý dễ dàng hơn trong tương lai. Thay vì giải thích từng bước qua điện thoại, bạn chỉ cần đưa họ danh sách kiểm tra và yêu cầu họ làm theo.

Kết luận:

Mẫu và danh sách kiểm tra là công cụ mạnh mẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, tránh sai sót và làm việc hiệu quả hơn. Hãy bắt đầu bằng cách tạo một mẫu bài viết và danh sách kiểm tra cho quy trình xuất bản của bạn – và tùy chỉnh chúng theo thời gian để phù hợp với nhu cầu riêng.