Số hóa tài liệu là gì?: Khái niệm số hóa tài liệu đã không còn xa lạ gì với các doanh nghiệp đã và đang triển khai các chương trình đào tạo nội bộ trực tuyến. Đây là quá trình chuyển các dạng tài liệu của doanh nghiệp từ dạng bản viết tay, đánh máy, hình ảnh,… thành các dạng dữ liệu sử dụng được trên máy tính. Sau đó, các tài liệu này được lưu trữ và sử dụng trực tiếp trong các chương trình đào tạo trực tuyến.

Vai trò của số hóa tài liệu

Số hóa tài liệu không chỉ là hoạt động để đào tạo trực tuyến có thể triển khai một cách trơn tru mà còn hỗ trợ doanh nghiệp trong lưu trữ và quản lý.

• Giảm diện tích, không gian lưu trữ.

• Bảo quản, lưu trữ lâu dài, duy trì tuổi thọ của tài liệu.

• Mở rộng phạm vi đối tượng người sử dụng, cấp quyền người sử dụng một cách chính xác.

• Dễ dàng tìm kiếm, truy xuất, bổ sung, cập nhật các thông tin về tài liệu dễ dàng, ở bất cứ nơi nào.

• Thuận lợi trong việc chia sẻ nguồn thông tin, sửa đổi tài liệu.

• Quản lý thời gian tối ưu và nhân sự trong việc quản lý nguồn tài liệu lớn.

Những điều cần chú ý trong quá trình số hóa tài liệu đào tạo:

• Xác định mục tiêu số hóa tài liệu: Đây là điều đầu tiên cần làm trước khi doanh nghiệp triển khai số hóa tài liệu. Doanh nghiệp thực hiện với mục đích gì? Số hóa tài liệu dành cho ai?

• Lựa chọn các phần mềm là công cụ số hóa cẩn thận: Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp thực hiện số hóa tài liệu dưới các dạng phù hợp để đào tạo trực tuyến. Bao gồm: dạng tài liệu ( .doc, .txt), dạng hình ảnh ( jpg, PDF) hoặc dưới dạng video (giảng viên trực tiếp đứng giảng, slideshow, animation). Doanh nghiệp dựa trên mục tiêu số hóa sẽ lựa chọn các công cụ hỗ trợ quá trình số hóa của mình diễn ra nhanh và hiệu quả nhất. Với mỗi dạng tài liệu, doanh nghiệp sẽ cần phải lựa chọn công cụ phù hợp nhất với ngân sách, kỹ thuật cũng như chất lượng tài liệu sau khi số hóa.

• Thực hiện quy trình số hóa và xử lý tài liệu chặt chẽ: Số hóa tài liệu là quá trình rất quan trọng. Để đảm bảo được chất lượng tài liệu, doanh nghiệp cần đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt quá trình thực hiện. Hãy lên kịch bản, kế hoạch rõ ràng với mỗi dạng tài liệu, mỗi tệp tài liệu khác nhau. Ngoài các dạng riêng biệt, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành kết hợp các dạng tài liệu với nhau để đạt được hiệu quả truyền đạt thông tin tốt nhất.

• Chuẩn bị tốt về nhân lực cho quá trình số hóa: Không chỉ cần chuẩn bị nhân lực thực hiện quá trình số hóa, doanh nghiệp còn cần chuẩn bị cho việc nhân lực trong doanh nghiệp đón nhận những tài liệu này dưới các hình thức mới mẻ hơn. Doanh nghiệp cũng cần phải có lực lượng am hiểu về các dạng tài liệu, làm chủ được quá trình số hóa của mình.

• Chuẩn bị các chi phí cho số hóa tài liệu: Các hoạt động số hóa đòi hỏi doanh nghiệp cần chuẩn bị một khoản kinh phí cho việc chuẩn bị nhân lực, công cụ chuyển đổi hoặc chuyên gia tư vấn số hóa. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần chuẩn bị chi phí cho việc lưu trữ và quản lý tài liệu.