1. Lên kế hoạch cho mọi thứ, kể cả việc nhỏ nhất

Một trong những cách hiệu quả nhất để nhân viên quản lý thời gian là lập kế hoạch cụ thể cho mỗi ngày. Mọi hoạt động, dù nhỏ như gửi email, báo cáo công việc, gặp gỡ khách hàng, đều cần được liệt kê để hình dung tất cả các công việc cần làm. Từ đó, bạn có thể sắp xếp thời gian một cách hợp lý.

Việc viết ra những công việc cần giải quyết trong ngày và ghi chú lại tình trạng cũng giúp nhân viên kiểm tra lại công việc khi cần thiết.

Nếu cần một phương pháp phân loại công việc, sơ đồ Eisenhower là lựa chọn tốt. Thay vì cố gắng giải quyết tất cả vấn đề, hãy phân loại và sắp xếp công việc theo các nhóm để có cách giải quyết tốt nhất:

• Nhiệm vụ phải làm ngay lập tức: khẩn cấp và quan trọng.

• Nhiệm vụ cần lên kế hoạch: quan trọng nhưng không khẩn cấp.

• Nhiệm vụ có thể bàn giao cho người khác: khẩn cấp nhưng không quan trọng.

• Nhiệm vụ có thể loại bỏ: không khẩn cấp và không quan trọng.

Trong thực tế, nếu không theo sát và lên kế hoạch cụ thể, nhân viên dễ bị lãng phí thời gian. Vì vậy, ghi chép và lập kế hoạch là phương pháp tối ưu để làm việc hiệu quả. Một gợi ý là sử dụng công cụ OKR để lập kế hoạch thời gian làm việc cụ thể trong ngày, tuần, tháng một cách chi tiết nhất.

2. Chia nhỏ công việc, tập trung cao độ

Khi có quá nhiều công việc, chúng ta thường không biết bắt đầu từ đâu, dẫn đến lãng phí thời gian. Để giải quyết vấn đề này, hãy chia nhỏ các công việc và hoàn thành từng mục, tập trung hết mức có thể.

Bạn có thể áp dụng phương pháp Pomodoro để nâng cao sự tập trung. Phương pháp này chia công việc lớn thành các phần nhỏ và giải quyết trong khoảng thời gian nhất định theo các bước sau:

• Bước 1: Lựa chọn công việc cần làm.

• Bước 2: Chia công việc thành các phần nhỏ. Thiết lập bộ đếm thời gian, thường là 25 phút mỗi phần.

• Bước 3: Hoàn thành phần công việc trong 25 phút.

• Bước 4: Nghỉ giải lao 5 phút trước khi tiếp tục phần công việc tiếp theo.

• Bước 5: Sau 4 phiên nghỉ giải lao ngắn, nghỉ dài từ 15 đến 30 phút.

Phương pháp Pomodoro cũng hữu ích cho những người quản lý cần tối ưu thời gian làm việc. Nếu bạn có quá nhiều công việc, đừng hoang mang. Hãy áp dụng phương pháp chia nhỏ công việc và tập trung cao độ, nỗi lo sẽ được giải quyết nhanh chóng. Đặc biệt, hãy tham gia khóa học quản lý thời gian và làm việc hiệu quả để nắm vững bí quyết quản lý thời gian và xây dựng kế hoạch làm việc hiệu quả.

3. Đặt ra giới hạn làm việc cho bản thân

Nhiều nhân viên cho biết họ thường xuyên phải xử lý email sau giờ làm việc. Điều này không chỉ chiếm dụng thời gian nghỉ ngơi và học tập mà còn có thể khiến người nhận email cảm thấy thiếu chuyên nghiệp.

Các nghiên cứu gần đây cho thấy nhân viên thường xuyên làm việc ngoài giờ có nguy cơ bị kiệt sức và căng thẳng. Tình trạng này kéo dài có thể làm giảm hiệu suất cá nhân và cả nhóm.

Để hạn chế tình trạng này, mỗi nhân viên nên đặt ra giới hạn cho công việc. Hãy tạo thói quen tập trung cao độ và tối ưu thời gian làm việc, nhưng sau giờ làm, nhân viên cần tạm gác công việc để nghỉ ngơi và giải trí. Giữ thói quen tốt này sẽ giúp đẩy lùi mệt mỏi và tăng năng suất làm việc hiệu quả.

4. Tạo dựng những mối quan hệ

Để tối ưu thời gian làm việc thì tạo dựng những mối quan hệ cũng là một cách. Bạn hãy biết cách san sẻ công việc của mình với những người xung quanh như bạn bè, đồng nghiệp. Để làm được điều này bạn cần thường xuyên tạo dựng và bồi đắp những mối quan hệ đó dù là công sở, bạn bè hay gia đình. Bạn cần lưu ý một điều rằng, khi bạn đang thấy mình bị áp lực, stress bạn cần giải quyết mọi chuyên theo hướng tích cực chứ không nên trút giận lên những người xung quanh, điều này chỉ khiến cho bạn mất đi những nguồn trợ giúp hữu ích mà thôi.

5. Đi ngủ đúng giờ quy định

Đi ngủ đúng giấc chính là cách quản lý thời gian mang lại hiệu quả tốt, bởi đi ngủ đúng giờ đảm bảo đồng hồ sinh học của bạn, cải thiện tinh thần và làm việc hiệu quả hơn. Hãy thiết lập khung giờ hợp lý cho những sinh hoạt cá nhân và nghỉ ngơi đúng giờ để có cơ thể khỏe mạnh, tinh thần cho ngày làm việc hôm sau.

Các phương pháp tối ưu thời gian làm việc cho nhân viên là yếu tố đóng vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển lâu dài của doanh nghiệp. Vì vậy, doanh nghiệp cần phải có những cách hỗ trợ nhân viên của mình đạt được điều này.