I. OPS là gì?

OPS (Operations) là một thuật ngữ chỉ nhân viên hiện trường trong các công ty hoạt động trong lĩnh vực xuất nhập khẩu, logistics, hoặc các công ty sản xuất thương mại. Các nhân viên OPS chịu trách nhiệm trực tiếp thực hiện các thủ tục xuất nhập khẩu tại các kho bãi, cảng biển, sân bay, và các khu vực làm thủ tục hải quan. Họ đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính thông suốt của quy trình vận chuyển và xử lý hàng hóa, từ khâu thông quan đến nhận hàng.

II. Công việc chính của nhân viên OPS

Nhân viên OPS thực hiện nhiều công việc quan trọng trong quy trình xuất nhập khẩu, bao gồm:

Liên hệ với các bên vận tải: Họ đảm nhận việc giao nhận chứng từ, nộp thuế và các phí liên quan với các tổ chức hải quan, cảng vụ, hãng tàu và các bên liên quan khác.

Làm thủ tục thông quan: Nhân viên OPS trực tiếp ra cảng hoặc sân bay để làm thủ tục thông quan hàng hóa. Đây là bước quan trọng trong việc nhập khẩu hoặc xuất khẩu hàng hóa một cách hợp pháp.

Quản lý chứng từ: Sau khi nhận chứng từ từ các phòng ban như phòng xuất nhập khẩu, bán hàng, hoặc mua hàng, họ cần kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ của chứng từ, sau đó nộp cho cơ quan hải quan.

Kiểm tra chất lượng và các thủ tục liên quan: Nhân viên OPS còn tham gia vào việc kiểm tra chất lượng hàng hóa, thực hiện các thủ tục như kiểm dịch, giám định và kiểm tra y tế nếu cần.

Giám sát hàng hóa tại kho: Sau khi hàng hóa được thông quan, nhân viên OPS cần giám sát việc xếp dỡ, kiểm tra và nhập kho.

III. Các công việc khác trong ngành xuất nhập khẩu

Bên cạnh vị trí OPS, ngành xuất nhập khẩu còn có nhiều công việc khác mà ứng viên có thể tham gia, bao gồm:

Nhân viên kinh doanh xuất nhập khẩu/Logistics: Vị trí này yêu cầu ứng viên có kỹ năng giao tiếp và thuyết phục tốt, đàm phán và thương lượng giá với khách hàng, cũng như theo dõi hợp đồng và chăm sóc khách hàng.

Nhân viên chứng từ: Họ chịu trách nhiệm chuẩn bị các chứng từ cần thiết cho quy trình giao nhận hàng hóa như DO, invoice, và PO, đồng thời quản lý và lưu trữ các tài liệu này.

Nhân viên thu mua (Purchaser): Đảm nhận công việc tìm kiếm đối tác, đàm phán và ký hợp đồng với nhà cung cấp trong và ngoài nước để phục vụ cho hoạt động sản xuất.

Nhân viên thanh toán quốc tế: Thực hiện các giao dịch thanh toán quốc tế, bao gồm việc mở L/C, chuyển T/T, và kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ.

Nhân viên điều vận xe/bãi: Điều phối việc vận chuyển hàng hóa, sắp xếp xe tải, kho bãi để đảm bảo tiến độ và giảm thiểu chi phí vận hành.

IV. Cơ hội và thách thức đối với vị trí nhân viên hiện trường

Vị trí OPS, mặc dù mang lại cơ hội học hỏi và phát triển, cũng đồng thời gặp phải không ít thách thức. Công việc này yêu cầu nhân viên phải di chuyển nhiều, làm việc ngoài trời và đôi khi phải đối mặt với khối lượng công việc lớn. Tuy nhiên, nếu kiên trì và có trách nhiệm, cơ hội thăng tiến trong ngành xuất nhập khẩu là rất lớn. Các nhân viên OPS có thể phát triển lên các vị trí cao hơn như quản lý kho bãi, trưởng phòng xuất nhập khẩu, hay thậm chí là quản lý dự án logistics.

V. Chế độ lương và phúc lợi của nhân viên OPS

Nhân viên OPS thường nhận được mức lương dao động từ 6-10 triệu VNĐ/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và trình độ chuyên môn. Mức lương có thể cao hơn đối với những người có nhiều năm kinh nghiệm. Ngoài lương cơ bản, nhân viên OPS còn được hưởng các chế độ phúc lợi như BHXH, BHYT, thưởng tháng lương thứ 13, chế độ nghỉ mát, du lịch hàng năm, và thưởng trong các dịp lễ Tết.

VI. Những tố chất và kỹ năng cần có để trở thành nhân viên OPS

Để thành công trong vai trò OPS, nhân viên cần sở hữu một số kỹ năng và tố chất quan trọng:

Kiến thức chuyên môn: Các ứng viên cần có nền tảng kiến thức vững về xuất nhập khẩu, logistics, và các quy định liên quan như Incoterms, luật thương mại quốc tế, thủ tục hải quan.

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán: Đây là yếu tố cần thiết để xử lý các chứng từ và làm việc với nhiều bên liên quan trong chuỗi cung ứng.

Tinh thần trách nhiệm cao: Công việc yêu cầu sự cẩn thận và tỉ mỉ, đặc biệt khi xử lý hàng hóa liên quan đến an ninh và chất lượng.

Khả năng làm việc dưới áp lực: Nhân viên OPS thường xuyên đối mặt với các tình huống khẩn cấp và phải xử lý các công việc trong một thời gian ngắn.

iVì công việc đòi hỏi di chuyển nhiều và làm việc ngoài trời, nhân viên OPS cần có sức khỏe bền bỉ và chịu được áp lực công việc.

VII. Học ngành gì để làm việc trong bộ phận OPS?

Hiện tại ở Việt Nam, các trường đại học chưa có chương trình đào tạo chuyên sâu về vị trí OPS. Tuy nhiên, các ứng viên có thể theo học các ngành như Xuất nhập khẩu, Logistics, Thương mại quốc tế, Kinh tế vận tải tại các trường như Đại học Ngoại thương, Đại học Hàng Hải Việt Nam, Đại học Giao thông vận tải, hoặc Đại học Thương mại.

Lời kết

Vị trí nhân viên OPS là một công việc không thể thiếu trong ngành xuất nhập khẩu và logistics, đòi hỏi sự kiên nhẫn, kỹ năng tổ chức và trách nhiệm cao. Mặc dù công việc này gặp phải một số khó khăn, nhưng cũng mang lại nhiều cơ hội học hỏi và phát triển nghề nghiệp. Nếu bạn đam mê ngành xuất nhập khẩu và có tinh thần cầu tiến, OPS sẽ là một công việc lý tưởng để bạn bắt đầu sự nghiệp trong ngành này.