Nguyên tắc cơ bản để viết email chuyên nghiệp

1. Viết tiêu đề mail đúng trọng tâm, rõ ràng: Tiêu đề mail là nội dung đầu tiên mà người nhận chú ý tới. Khi viết email, bạn cần nắm rõ đối tượng và mục đích của email để đưa ra một tiêu đề đúng trọng tâm, rõ ràng nhưng vẫn cần sự ngắn gọn, súc tích để tạo ấn tượng với người nhận.

2. Sử dụng những địa chỉ mail nghiêm túc, chuyên nghiệp: Địa chỉ mail của bạn cần phải có tên của công ty nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp, tổ chức. Nếu bạn là một người làm việc tự do, email cá nhân có chứa đầy đủ họ tên là địa chỉ mail tốt nhất bạn nên sử dụng khi làm việc với khách hàng. Điều này sẽ giúp bạn gây dựng sự uy tín và thể hiện tính chuyên nghiệp khi làm việc với khách hàng, đối tác của mình.

3. Không quên chào hỏi trong email: Trong nội dung email, bạn phải đưa ra những thông điệp chào hỏi trước khi dẫn vào vấn đề chính. Từ những lời chào hỏi, email của bạn sẽ dễ dàng được tiếp nhận hơn và người đọc sẽ cảm thấy sự thiện chí của bạn. Để chính xác và an toàn nhất, bạn nên gửi lời chào với danh xưng cùng tên của người nhận, cân nhắc lựa chọn danh xưng cho phù hợp với đối tượng cụ thể.

4. Bày tỏ cảm xúc đúng lúc, đúng chỗ trong nội dung email: Bày tỏ cảm xúc cá nhân, thể hiện sự hài hước khi viết nội dung email cũng là cách để bạn gần gũi, thân thiện hơn với người đọc. Tuy nhiên, bạn cần bày tỏ đúng lúc, đúng chỗ nếu không muốn bị đánh giá là thiếu chuyên nghiệp. Đặc biệt là khi viết email gửi cho cấp trên, khách hàng để nói về công việc thì những yếu tố hài hước là không thực sự phù hợp.

5. Nội dung email phù hợp với người đọc: Tìm hiểu đối tượng gửi email là nguyên tắc quan trọng cần phải lưu ý trước khi viết email. Để viết được email chuẩn chỉnh theo một bố cục, hình thức nhất định có thể là đơn giản, nhưng làm sao để nội dung email đó có thể khiến cho người đọc hiểu rõ và cảm nhận được đây là nội dung viết cho mình thì đó là cả một nghệ thuật.

6. Rà soát lại email trước khi gửi đi: Trong bất kỳ công việc nào cũng cần phải cẩn thận và chỉn chu. Đặc biệt là khi viết nội dung email gửi khách hàng, việc rà soát lại email trước khi gửi là quy tắc quan trọng. Bạn nên đọc lại một lượt email mà mình đã viết xem có lỗi sai chính tả, lỗi đánh máy nào không, nội dung đã đủ ý hay còn thiếu sót thông tin nào không trước khi gửi email.

7. Nhập email người nhận cuối cùng: Nguyên tắc nhập email người nhận sau khi viết nội dung sẽ giúp bạn tránh được những sự cố ngoài ý muốn như gửi nhầm khi chưa soạn xong email. Bằng cách này, bạn cũng có thể kiểm tra lại địa chỉ email người nhận, rất có thể bạn gửi sai địa chỉ và gây ra những hiểu lầm không đáng có.