I. Nhân viên kế hoạch là gì?

Nhân viên kế hoạch là người chịu trách nhiệm xây dựng và triển khai các kế hoạch hành động cho các dự án trong doanh nghiệp, đồng thời quản lý quy trình sản xuất và giám sát tiến độ thực hiện. Công việc của nhân viên kế hoạch bao gồm việc tiếp nhận đơn hàng, thông báo cho bộ phận sản xuất, thống kê dữ liệu, và báo cáo tình hình công việc cho các cấp lãnh đạo. Đây là vị trí có cơ hội nghề nghiệp cao nhờ vào sự phát triển không ngừng của các ngành công nghiệp xây dựng và sản xuất.

II. Mô tả công việc của Nhân viên kế hoạch

Công việc của nhân viên kế hoạch hiện diện trong hầu hết các ngành nghề, từ ngân hàng, bảo hiểm, đến các công ty sản xuất, xây dựng, và kinh doanh. Công việc chính của họ bao gồm:

Lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn cho sản xuất, phân phối, và phát triển dự án.

Chuẩn bị các tài liệu phục vụ công việc và báo cáo tình hình sản xuất.

Tiếp nhận đơn hàng từ đối tác và xây dựng kế hoạch triển khai sản xuất.

Liên hệ với các đối tác cung ứng nguyên liệu và quản lý việc cung ứng nguyên liệu cho dự án.

Tính toán các yếu tố như nguyên vật liệu, nhân công, thiết bị cần thiết để thực hiện dự án.

Giám sát tiến độ công việc, đôn đốc bộ phận thực hiện kế hoạch theo đúng thời gian.

Phối hợp và hỗ trợ các bộ phận khác trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Đề xuất giải pháp khắc phục các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Quản lý và lưu trữ hồ sơ tài liệu liên quan đến sản xuất và chi phí.

Liên hệ với khách hàng để thu thập phản hồi và giải quyết các khiếu nại sau khi hoàn thành dự án.

III. Các công việc chính của Nhân viên kế hoạch

Nhân viên kế hoạch phải thực hiện các công việc chính như:

Tiếp nhận đơn hàng, lập kế hoạch và xúc tiến sản xuất theo tuần, tháng, dựa trên năng lực sản xuất của nhà máy.

Quản lý tiến độ đơn hàng và đôn đốc các bộ phận hoàn thành công việc kịp thời.

Tính toán và đảm bảo đủ nguyên vật liệu và nhân lực cho quá trình sản xuất.

Theo dõi, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất để đảm bảo tiến độ xuất hàng.

Kiểm tra và xử lý các vấn đề trên hệ thống để đảm bảo quá trình sản xuất được thông suốt.

IV. KPI công việc với vị trí Nhân viên kế hoạch

Các chỉ số KPI quan trọng của nhân viên kế hoạch bao gồm:

Tỷ lệ công suất sử dụng (Capacity Utilisation Rate - CUR): Đánh giá mức độ sử dụng hiệu quả của các nguồn lực trong quá trình sản xuất.

Thời gian hoàn thiện đơn hàng (Order Fulfilment Cycle Time): Đo lường thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng cho khách.

Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (Delivery In Full, On Time Rate – DIFOT): Xác định khả năng giao hàng đúng tiến độ và đủ số lượng.

Tỷ lệ hàng hóa đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield - FPY): Đo lường tỷ lệ sản phẩm sản xuất ra đạt yêu cầu chất lượng ngay lần đầu.

Mức độ gia công lại (Rework Level): Đánh giá tỷ lệ hàng hóa phải sửa chữa, gia công lại sau sản xuất.

Chỉ số chất lượng (Quality Index): Đánh giá chất lượng tổng thể của sản phẩm và dịch vụ.

Hiệu quả thiết bị tổng thể (Overall Equipment Effectiveness - OEE): Đo lường hiệu quả tổng thể của thiết bị trong sản xuất.

Mức độ ngừng máy hoặc ngừng dây chuyền (Process or Machine Downtime Level): Theo dõi tình trạng hỏng hóc hoặc ngừng hoạt động của thiết bị.

V. Yêu cầu công việc của vị trí Nhân viên kế hoạch

Tốt nghiệp Đại học trở lên, chuyên ngành Kinh tế, Kỹ thuật, Quản trị hoặc các ngành liên quan.

Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế hoạch sản xuất hoặc quản lý dự án.

Khả năng đọc, dịch tài liệu ngoại ngữ (Tiếng Anh) và giao tiếp tiếng Anh.

Trung thực, chăm chỉ và có khả năng chịu áp lực công việc cao.

Có khả năng làm việc độc lập và phối hợp với nhóm hiệu quả, với tinh thần trách nhiệm cao.

VI. Những năng lực cần có để trở thành Nhân viên kế hoạch giỏi

Để trở thành nhân viên kế hoạch xuất sắc, bạn cần sở hữu các kỹ năng và năng lực sau:

Kiến thức chuyên môn: Hiểu rõ về ngành nghề và có khả năng áp dụng kiến thức vào công việc thực tế, đặc biệt là khả năng đọc tài liệu và giao tiếp bằng tiếng Anh.

Kỹ năng phân tích và xử lý tình huống: Đánh giá được tình hình thực tế, đưa ra quyết định hợp lý và kịp thời.

Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả với các bộ phận liên quan và các đối tác bên ngoài.

Kỹ năng quản trị thay đổi: Xử lý linh hoạt khi có sự thay đổi trong kế hoạch hoặc trong quá trình thực hiện.

Kỹ năng tư duy chiến lược: Xây dựng các chiến lược sản xuất và điều phối công việc hiệu quả.

Kỹ năng làm việc nhóm và quản lý thời gian: Phối hợp hiệu quả với các bộ phận và quản lý công việc một cách khoa học.

Kỹ năng đối mặt với áp lực: Giữ vững tinh thần và khả năng làm việc khi đối mặt với khối lượng công việc lớn và áp lực thời gian.

VII. Mức lương nhân viên kế hoạch

Mức lương của nhân viên kế hoạch dao động từ 5 triệu đồng/tháng đến 25 triệu đồng/tháng, tùy thuộc vào kinh nghiệm và năng lực của nhân viên, cũng như tình hình tài chính của công ty. Mức lương trung bình dao động vào khoảng 9 triệu đồng/tháng.

VIII. Bộ câu hỏi phỏng vấn Nhân viên kế hoạch

Các câu hỏi phỏng vấn phổ biến cho nhân viên kế hoạch có thể bao gồm:

Mô tả một ngày làm việc điển hình của nhân viên kế hoạch trong sản xuất và trách nhiệm của họ.

ISO 9001 là gì và bạn sẽ áp dụng tiêu chuẩn này như thế nào trong công việc của mình?

Bạn dựa vào đâu để xây dựng kế hoạch sản xuất thực tế nhất?

Kể lại một lần bạn gặp phải sự cố về nguồn cung nguyên vật liệu, và bạn đã giải quyết vấn đề đó như thế nào?

Bạn có kinh nghiệm sử dụng công cụ quản lý sản xuất nào, và chúng có hiệu quả không?

Nếu chi phí nguyên vật liệu vượt quá dự trù trong kế hoạch, bạn sẽ xử lý như thế nào?

Kết luận

Với trách nhiệm quan trọng trong việc lập kế hoạch và giám sát quá trình sản xuất, nhân viên kế hoạch đóng vai trò then chốt trong việc đảm bảo tiến độ và chất lượng công việc. Để thành công trong lĩnh vực này, bạn cần không chỉ có kiến thức chuyên môn vững vàng, mà còn cần sự khéo léo trong xử lý tình huống và khả năng làm việc dưới áp lực. Hãy chuẩn bị thật tốt về kỹ năng và kiến thức để vượt qua các cuộc phỏng vấn và phát triển sự nghiệp của mình trong ngành kế hoạch.